【原文摘要】

要事第一，说的是自我管理的原则。

有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。

请先用几分钟的时间简短回答以下两个问题，这对你培养习惯三将是非常重要的。

1.       有哪件事，你经常做的话会对你个人的生活产生重大的正面影响，可是却迟迟没有去做?

2.       在事业上有哪件事会产生类似的效果?

我们过一会儿再讨论这两个问题的答案。现在先步入正题——习惯三：要事第一(put first things first)。这个习惯落实了前两个习惯，在日常生活中，随时随地展现出积极主动与确立目标的功夫。

要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。

前面已强调，管理不同于领导。领导是力道十足的右脑活动，有某种哲学为基础而更近乎艺术，讲究的是关于人生目标、使命等大道理。

不过大方向确定之后，应落实于日常生活，此时管理就显得异常重要。管理是分析、推理、规划、应用等左脑所擅长的活动。我个人对此的格言是：左脑管理，右脑领导。

一、            独立意志：有效管理的先决条件

除了自我意识、良知与想象力之外，真正使有效管理成为可能的是人类的第四个天赋——独立意志。有了它，人类得以做各种抉择，并依据这些抉择行事。因此独立意志是有效自我管理的先决条件。

独立意志具有不可思议的力量，屡屡创造奇迹。不过对一般人而言，如何在日常每个决定中发挥独立意志，才是最重要的课题。

独立意志的强弱，可由自制力——是否言出必行、言行一致——见出端倪，因此自制力是一项极为重要的品格。

有效管理是掌握重点式的管理，它把最重要的事放在第一位。由领导决定什么是重点后，再靠自制力来掌握重点，时刻把它们放在第一位，以免被感觉、情绪或冲动所左右。

二、            四代时间管理理论的演进

习惯三触及许多人生管理与时间管理的问题，我研究多年的心得是：如何分辨轻重缓急与培养组织能力，是时间管理的精髓所在。

有关时间管理的研究已有相当历史。犹如人类社会从农业革命演进到工业革命，再到资讯革命，时间管理理论也可分为四代。

第一代理论着重利用便条与备忘录，在忙碌中调配时间与精力。

第二代理论强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要。

第三代是目前正流行、讲求优先顺序的观念。也就是依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，将有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。

这种做法有它可取的地方。但也有人发现，过分强调效率，把时间崩得死死的，反而会产生反效果，使人失去增进感情、满足个人需要以及享受意外之喜的机会。于是许多人放弃这种过于死板拘束的时间管理法，回复到前两代的做法，以维护生活的品质。

现在，又有第四代理论出现。与以往截然不同之处在于，它根本否定“时间管理”这个名词，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。与其着重于时间与事务的安排，不如把重心放在维持产出与产能的平衡上。

第一代的时间管理理论丝毫没有“优先”的观念。固然每做完备忘录上的一件事，会带给人成就感，可是这种成就不一定符合人生的大目标。因此，所完成的只是必要而非重要的事。然而好此道者不在少数，因为阻力最少，痛苦与压力也最少。更何况，根据外在要求与规律行事，容易推卸责任。这类经理人缺乏效率，缺乏自制力与自尊。

第二代经理人自制力增强了，能够未雨绸缪，不只是随波逐流，但是对事情仍没有轻重缓急之分。

第三代经理人则大有进步，讲究理清价值观与认定目标。可惜，拘泥于逐日规划行事，视野不够开阔，难免因小失大。第一、三类事务往往占去所有的时间，这是第三代理论最严重的缺失。

不过以上三代理论的演进，仍有可资借鉴的地方。第四代理论便在旧有基础上，开创新局面。以原则为重心，配合个人对使命的认知，兼顾重要性与急迫性；强调产出与产能齐头并进，着重第二类事务的完成。

三、            别让琐事牵着鼻子走

时间管理矩阵：

	紧迫	不紧迫
重要	Ⅰ 危机 迫切问题 在限定时间内必须完成的任务	Ⅱ 预防性措施 建立关系 明确新的发展机会 制定计划和休闲
不重要	Ⅲ 接待访客、某些电话 某些信件、某些报告 某些会议 迫切需要解决的事务 公共活动	Ⅲ 琐碎忙碌的工作 某些信件 某些电话 消磨时间的活动 令人愉快的活动

重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。

新一代个人管理理论，将耗费时间的事务依据急迫性与重要性分为四类。急迫性是指必须立即处理，比方电话铃响了，尽管你正忙得焦头烂额，也不得不放下手边工作去接听。一般说来接电话总要优先于你的私人工作。

许多人不会在与你通话时让你手持电话，等上15分钟再回来，但换了在办公室，这些人却常要你枯等至少15分钟，好让他跟另一个人通完话。

急迫之事通常都显而易见，推拖不得；也可能较讨好、有趣，却不一定很重要。

重要性与目标有关，凡有价值、有利于实现个人目标的就是要事。一般人往往对燃眉之急立即反应，对当务之急却不尽然，所以更需要自制力与主动精神，急所当急。

第一类事务既急迫又重要，人生在世，无法避免。危机处理专家或有截稿压力的文字工作者，更是经常与之为伍。如果只专注于这类活动，终有被问题淹没的一天。他们惟一的逃避之道，便是做些无关紧要的活动（第四类），至于急迫而不重要或重要而不紧迫的事便被抛诸脑后。

也有人把大部分时间，浪费在急迫但不重要（第三类）的事务上，误以为愈急迫就愈重要。其实，急迫之事往往对别人而非对自己很重要。

只重视第三、四类事务的人，拥有的并非有意义、负责任的人生。懂得舍弃这两类无关紧要之事，对第一类要务也尽量节制，以投注更多时间于重要但眼前尚不急迫之事（第二类），才是个人管理之论。

第二类事务包括建立人际关系、撰写使命宣言、规划长期目标、防患于未然等等。人人都知道这些事很重要，却因尚未迫在眉睫，反而避重就轻。

相反地，真正有效能的人，急所当急、不轻易放过机会并防患于未然。尽管也会有燃眉之急，但总设法降至最低。

四、            管理方法六标准

有效的个人管理方法须符合以下标准：

一、一致：个人的理想与使命、角色与目标、工作重点与计划、欲望与自制之间，应和谐一致。

二、平衡：管理方法应有助于生活平衡发展，提醒我们扮演不同的角色，以免忽略了健康、家庭、个人发展等重要的人生层面。有人以为某方面的成功可补偿他方面的遗憾，但那终非长久之计。难道成功的事业可以弥补破碎的婚姻、孱弱的身体或性格上的缺失?

三、有重心：理想的管理方法会鼓励并协助你，着重虽不紧迫却极重要的事。我认为，最有效的方法是以一星期为单位订定计划。一周7天中，每天各有不同的优先标的，但基本上7日一体，相互呼应。如此安排人生，秘诀在于不要就日程表订定优先顺序，应就事件本身的重要性来安排行事历。

四、重人性：个人管理的重点在人，不在事。行事固然要讲求效率，但以原则为重心的人更重视人际关系的得失。因此有效的个人管理偶尔须牺牲效率，迁就人的因素。毕竟日程表的目的在于协助工作推行，并不是要让我们为进度落后而产生内疚感。

五、能变通：管理方法应为人所用，不可一成不变，视个人作风与需要而调整。

六、携带方便：管理工具必须便于携带，随时可供参考修正。

根据实际经验，我设计出一种符合以上诸条件的表格。其实，许多优秀的第三代管理工具，也值得采用，只是实际做法或具体运用因人而异罢了。以下举实例说明如何以原则为重心，建立起充分掌握重点的一周行事历。

五、            个人管理四步骤

有效的个人管理可分为四个步骤：

1.     确定角色——首先，写下个人认为重要的角色。假若以往不曾认真考虑这个问题，就把这时闪过脑际的角色逐一写下。除了“个人”以外，父母、儿女、职员、老师……凡是你愿意定期投入时间精力的，都可以纳入其中。

2.     选择目标——其次，为每个角色订定未来1周欲达成的2至3个重要成果。

这些短期目标应与使命宣言中的终极目标有所关联，至少有一部分如此。即使不曾写过使命宣言，也可以自己设想每一角色及重要目标。在未来1周的目标中，务必有一些真正重要但不急迫之事。

3.     安排进度——现在，根据上面所列目标，安排未来7天的行程。比方说，目标之一是完成个人使命宣言初稿，那么不妨在周日抽出连续2个小时完成此事。通常星期日(或一周中对你最有意义或最特殊的一天)，正是思考如何提升自我及规划一周行事的最佳时刻。

4.     逐日调整——每天早晨依据行事历，安排一天的大小事务。第三代理论强调的逐日计划行事，在此可以派上用场，使事情井然有序，不致因小失大。

六、            付诸行动

第三个习惯重在身体力行。就仿佛程序设计员设计出程序后，计算机必须加以执行。

顺从别人的意愿，完成他人眼中的要务，或无牵无挂地享受既不紧张又不重要的活动，岂不轻松愉快?至于执行自己依理性原则设计出的程序，则或多或少考验着自制力，此时就得靠诚心正意的修养功夫，坚定意志。

俗语说：“天有不测风云，人有旦夕祸福。”事先安排妥当的行事历，必要时仍须有所更动。只要把握原则，任何调整都心安理得。

我有个儿子，一度对追求效率十分着迷，每天的行程都安排得相当紧凑。到后来，日程表居然已细分到以分钟为单位。记得有那么一天诸事顺利，他依计划洗车、借书……但到了“与女友分手”这一项，事先的计划完全打破。

原本他只安排了10至15分钟打电话，向女友解释一切。没想到，解释了1个半小时，还难以收场，因为女友实在无法接受这突如其来的打击。这再一次证明，对人不可讲效率，对事才可如此。对人应讲效用——即某一行为是否有效。

为人父母者，尤其是母亲，常耗费所有的时间照顾小孩，以致一事无成，备感挫折。但挫折多来自有所期望，而这期望反映的却是社会价值观，不是个人的价值观。若想要克服因社会价值观而产生的内疚感，可以依靠习惯二——以终为始。

第四代个人管理理论的特点，在于承认人比事更重要。而芸芸众生中，首要顾及的便是自己。它比第三代理论高明之处是：强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。

七、            高效能的秘诀——授权

授权是提高效能或效能的秘诀之一，可惜一般人多吝于授权，总觉得不如靠自己更省时省事。其实把责任分配给其他成熟老练的员工，才有余力从事更高层次的活动。因此，授权代表成长，不但是个人，也是团体的成长。授权是事必躬亲与管理之间的最大分野。管理者注重建立制度，然后汇集群力共同完成工作。假定事必躬亲者花1小时可产生1单位的成果，那么管理者经由有效的授权，每投入1小时便可产生10倍、50倍，甚至100倍的成果。

授权可分为两种，一是指令性授权型，一是责任型授权。

1.        指令性授权

放不开手的管理者坚持一人独挑大梁，属下惟命是从，意即不做任何决策、不负任何责任。指令型的授权，必须亦步亦趋地监督。这种方式常被采用，但成效如何呢?有多少人能够如此事无巨细地管理属下呢?

2.        责任型授权

充分信任型的授权，才是有效的管理之道。这种方式注重的是结果，不是过程。获授权者可自行决定如何完成任务，并对结果负责。起初，也许会比较费时，但绝对值得。

充分信任型授权必须双方对以下事项，有足够的默契与共识：

1)       预期的成果：管理与被管理的一方须对预期的结果与时限进行沟通，宁可多花时间讨论，确定彼此认知无误。讨论重点在成果，不在手段。

2)       应遵守的规范：授权有一定的限度，所以必须加以规范，但切忌太多，约束太多。

3)       然而也不可过度放任，以致违背了原则。对可能出现的难题与障碍，应事先告知对方，避免无谓的摸索。

4)       可用的资源：双方确定可用的人力、物力、财务、技术或其他资源。

5)       责任的归属：约定考评的标准及次数。

6)       明确的奖惩：依据考评结果订定赏罚，包括金钱报酬、精神奖励与职务调整等等。

信任可以激发最强烈的动机，使人全力以赴，但需要时间与耐心。惟有经过相当的训练与陶冶，才能培养足够的能力，不致有辱使命。

我相信，善于授权可以收事半功倍之效，且对双方都有益处。不过授权者必须真心诚意以管理为出发点，而不是只求效果。比方整理房间，做父母的自然是得心应手。但为了训练子女，就得耐住性子，给他们时间，放手让他们去做，父母只能从旁指导。纵使一时浪费时间，将来却能省掉不少麻烦，这种投资绝对值。至于获授权的人，既拥有自主权，也就无从推委，惟有竭力达成目标，不负所托。

授权的大原则不变，权限却因人而异。对不够成熟的人，目标不必订得太高，指示要详尽，并且充分提供资源；监督考核则较频繁，奖惩也更直接。对成熟的人，可分配挑战性高的任务，精简指示，减少监督考核的次数，考评标准则较为抽象。

成功的授权是有效管理的表征，重要性可想而知。在附录二中有一则实例，说明办公时把握要点可发挥庞大的力量。

【肤浅认识】

每一个人每天只有24小事，不能不加以选择的做事情。

看过四代时间管理理论之后，不觉吓了一跳。自己主要还停留在第一代和第二代时间管理理论之间。似乎有的时间管理有第三代时间管理的影子。当我们有了积极主动的心态，有了“以终为始”的习惯，明确了人生目标和措施，在实施的过程中，遇到的根本问题就是时间不够用。对于没有目标的人，时间似乎取之不尽，用之不竭，以想尽办法消磨时间为快。而对于高效能人士，时间是重要的资产，是异常宝贵的。所以，第四代时间管理理论，主张关键不在于时间管理，而在于个人管理。强调以原则为重心，以良知为导向，针对个人独有的使命，帮助个人平衡发展生活中的不同角色，并且全盘规划日常生活。

“要事第一是通过独立意志的发挥，建立以原则为重心的处事态度，进而达到有效的自我管理。”

人们所有的事情可分为四种类型，紧迫并重要的，不紧迫但重要的，紧迫但不重要的，不紧迫也不重要的。陷入日常琐事中的人们，可能整天都在忙着处理一、三、四类型的事情，比如开紧急会议、起草文件、接待访客、着急出差、完成拖沓工作等，或者把大把时间用来从事毫无建设性的休闲活动上，如看电视、读畅销小说、娱刊物物等。而要事第一的原则是强调，人们要高度重视那些“不紧迫但重要”的事情，比如，锻炼体魄，撰写使命宣言，制定预防性措施，建立关系，明确新的发展机会，制定计划和休闲等等。只有明确你生活中真正重要的目标和问题，才能彻底从日常琐碎事务中解脱出来，并把有限而珍贵的精力投注到真正重要的事务和目标上。

成功人士们能够能有条不紊地工作，是因为他们懂得如何在日常工作中发挥自己的独立意志，如何用科学的个人管理理论来划分工作的轻重缓急，如何用先进的时间管理方法来安排自己的工作日程，如何使自己工作变得更加有意义。 “要事第一”要求把时间分配给重要的事，而不是紧急的事。不管每天被紧急的事情如何缠得无法脱身，也要抽一点时间来干自己重要的事情。

授权是提高效能或效能的秘诀之一。一个人纵然有三头六臂，能力也是有限的。如果能够充分授权，就能够实现合力，取得好的效果。这也是角色不同，责任不同，分工不同的要求。大家位置不同，不可能做一样的事情。如果那样的话，必定造成责权利不分，效率低下。