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    项目档案管理是一个系统化、规范性的工作，它的素材产生于项目立项审批、勘察设计、招投标、工程准备、工程管理和合同管理、资金管理、施工管理、监理管理全过程，因此过程管理很重要，文件材料的收集与项目建设进程同步更加重要。由于建设单位在项目建设全过程中忽略了控制节点，最终导致项目档案管理依然存在各种各样不同程度的问题和缺陷；由于在项目招投标和签订合同时，没有完全明确项目档案完成标准和违约责任，导致建设单位和参建单位忽视档案归档整理工作，大多数参建单位在项目交工验收前才开始文件资料的收集，有些归档的资料明显就是后期补进来的，直接影响到了归档文件的真实性；由于缺乏专业的人才，文件材料收集不全面、不完整，施工单位补资料的现象不断显现，直接影响到项目档案的原始性，削弱了项目档案的可利用价值；由于忽略了验收管理，导致各参建单位忽视归档质量，造成难以弥补的文件材料损失。对此，笔者认为最有效的措施是：

    一、将项目档案与计量支付挂钩。

    二、加强项目档案专业管理人员的培养和档案管理体系建设。

    三、开展项目档案验收活动。

      （一）合同段交工时的档案验收。

      （二）项目档案自查预验。

      （三）项目档案专项验收。

    以上三项，严格来讲，一是手段，二是方法，三是办法。

    首先说将项目档案与计量支付挂钩。

    交通运输部《公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）第五条：将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序、纳入招投标制，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、立卷、归档的及时、准确、完整、系统和安全。

    项目档案是由竣工文件档案、项目前期文件档案和项目竣工验收文件档案共同组成的，建设单位、施工单位和监理单位对项目档案的完整性和真实性都具有非常重要的作用。建设单位要将项目文件材料立卷归档工作纳入工程建设管理程序，在招投标、签订合同时一定要明确项目档案完成标准和违约责任，将项目档案与计量支付挂钩。

    而代建单位、施工单位和监理单位要明确本单位在项目档案管理中应承担的责任，建立项目档案管理机制，配备专业的项目档案管理人员，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档，保证项目文件材料收集、整理、归档的及时、准确、完整、系统和安全，保证自身经济收入的及时、完整。

    其次，在项目档案管理工作中，最不可忽视而又最容易被忽视的就是对项目档案专业人员的培养。

    建设单位要建立全面系统的项目档案管理体系，制定项目档案管理制度，并保证整个体系在项目建设过程中全面落实；施工单位要保证竣工文件全面、完整地收集整理和归档；监理单位要完成对施工单位竣工文件完整、准确、系统情况的审核责任和本单位竣工文件的整理归档，都要有懂得项目档案管理的专业人员来推进和实现这项工作。有些建设项目将竣工文件编制的指导、审核工作交由监理单位负责，但这并不意味着建设单位可以放松对竣工文件的管理。竣工文件和建设单位的项目前期文件、竣工验收文件共同形成项目文件，在系统化整理归档后形成项目档案，所以竣工文件的合格与否决定了项目档案的质量。因此，无论是建设单位，还是施工单位和监理单位，要顺利完成合同段交工时的档案验收、项目档案自检预验和项目档案专项验收工作，除了在工作程序上完善和提高项目文件立卷归档的方式方法外，更重要的还是要加强项目档案专业人才的培养。

    项目档案的真实性和完整性取决于项目档案管理者的责任心和专业水平，“态度决定一切”。正确的工作态度决定了一个人责任心的大小，责任心的大小决定了工作质量的高低。要提高项目文件材料立卷归档质量，首先要加强档案专业人才的培养。对于建设项目而言，一个好的专业的档案工作人员，为项目档案归档提供了保证。项目档案的真实性和完整性，无论采取何种手段，采用何种方法，最终，还是取决于人。

    第三、全面实施项目档案专项验收

    《关于贯彻执行公路工程竣交工验收办法有关事宜的通知》（交公路发[2004]446号）规定：“交工验收前，项目法人应组织有关单位完成“公路工程竣工档案目录”中第三、四、五部分的文件编制工作，竣工验收前，完成“公路工程竣工档案目录”要求的全部文件编制工作。建设单位对竣工文件的立卷归档和项目档案归档具有非常重要的组织协调作用，要有计划的、系统地完成项目档案归档工作，就必须建立档案管理体系，制定管理制度，而要有质量地完成项目档案编制工作，就必须抓住三个关键点：

    1、合同段交工时

    合同段交工时的档案验收是项目档案专项验收的基础，如果这个阶段不重视竣工文件的归档整理质量，在项目竣工验收时基本上就找不到想要找的项目文件材料了，最其码是找不全面了。在这个时候才要求完善施工文件基本上是不可能完善得了的。而且，合同段交工时做项目档案验收，可以促进施工单位和监理单位重视项目文件资料的收集、整理、分类和归档工作，在项目档案与经济挂钩并实行验收制度的基础上，如果在施工单位和监理单位进场时做一定的要求，在施工进程中强调项目档案管理责任，会更加有效提高参建单位的项目档案管理意识，增强项目档案的真实性，所以作为建设单位一定要做好合同段交工时竣工文件档案验收工作，为项目档案专项验收打下良好的基础。

    2、项目档案自查预验

    项目文件包括项目前期文件、竣工文件、竣工验收文件，三个部分缺一不可并经系统化整理、归档而成为项目档案。目前只强调施工单位监理单位档案工作职责，忽略建设单位档案归档要求的现象还是较为普遍。从历史和审计的角度来看，项目前期文件和项目竣工验收文件更具保存价值，一个建设项目在全面改造完工以后，前期建设过程中产生的竣工文件就基本上失去了利用价值，实体消失了，建设实体的施工资料也就失去了保存价值，改造过程形成的竣工文件会取代原有的竣工文件被保存。相对来讲，即便是原实体不存在了，但是它建设的过程是存在过的，项目前期文件、竣工图、竣工验收文件是这个过程的最直接的证明，它可以说明这个项目为什么设立、如何设计与实现、投资与支付是否合理。无论是新建或是改造，政府（企业）投资的正确性、合理性，都需要真实的历史记录予以说明，项目前期文件、业主的工程准备和管理文件、竣工验收文件、竣工图正好含盖了项目建设体系，是需要永久性保存的原始文件资料。前期文件和竣工验收文件收集不全，归档不完整会对项目大修改造的预算工作失去指导意义，失去客观性和真实性评价。

    因此，在项目文件整理归档过程中，对已经系统化整理归档的文件材料进行自查预验是很有必要的。

项目前期文件包括工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料；项目竣工验收文件包括项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的文件材料，再加上资金管理文件和工程准备、工程实施过程中的管理文件，共同形成了建设单位文件材料归档管理范畴。这部分文件资料更具有历史价值，在实际工作中这部分文件材料的归档又更容易被忽视。要保证这部分文件材料的完整与真实，必须从项目立项开始，就设立专人收集保管与项目相关的文件材料，严格执行项目档案管理规范，建立管理制度，明确责任并落实责任。所以说建设单位不光要要求和指导施工单位立卷归档，更重要地是要做好自己的项目档案。而项目档案自查预验活动可以让档案管理者清楚自己的工作内容是否正确和完整，会对后期的档案专项验收打下良好的基础。

    3、项目档案专项验收

    根据交通运输部《交通建设项目档案专项验收办法》（交办发[2007]436号）第四条：“交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分。未经档案专项验收或验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收”。

    未实施项目档案专项验收活动，项目竣工验收不受项目档案验收的约束，是导致建设（代建）单位、施工单位和监理单位忽视项目档案立卷归档工作的主要原因。没有专项验收就无法实施和资金支付挂钩，就不会引起各建设单位和各参建单位思想上足够的重视，没有足够的重视，就不会加强档案专业人员的培养，就会忽视项目档案管理质量，就会出现现在这样各种各样的问题和缺陷。只有正常开展项目档案专项验收，才能促进参建单位项目档案管理意识的提升，才能保证项目档案的归档质量，才能实现项目档案的原始性、完整性、系统性和符合性，也才能实现项目档案的利用价值和历史价值。

    如何提高项目档案的完整性和真实性，综上所述：要实现项目档案的完整性和真实性，避免遗失或补漏，采取经济控制手段，保证专业的有技能的项目档案专门人才，开展项目档案不同阶段的验收活动是最直接、最有效的办法。