近年来，随着我国政府行政体制改革的不断推进，各地纷纷涌现出转变政府职能、强化公共服务的各种做法和模式。这其中，浙江省的“最多跑一次”改革通过“一窗受理、集成服务、一次办结”的服务模式创新，让企业和群众到政府办事实现“最多跑一次”的行政目标，成为全国行政体制改革样本。

 

浙江省“最多跑一次”改革依托于浙江政务服务网，可以说，浙江政务服务网的建设是浙江省各级政府转变职能、简政放权、优化服务的重要平台和抓手。随着浙江政务服务网平台在全省的推广应用，在平台上形成积累了大量电子文件。这些电子文件是国家战略信息资源的重要组成部分，具有重要的凭证和查考价值，是行政机关依法履行职能的重要基础，对于维护企业和群众合法权益具有重要意义。与此同时，电子文件具有易修改、易损毁、环境依赖性等特点，如果政务服务网上形成的电子文件不能及时归档接收保存，随着数据不断积累、平台升级更新，电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性将面临巨大挑战，从而对各行政机关业务开展造成影响。

 

正是在这样的背景下，浙江省档案局（馆）启动了国家档案局科技项目“行政审批类电子文件归档范围及归档接口研究”的研究工作，笔者有幸全程参与了该课题项目的研究工作。课题研究工作于2019年第一季度顺利完成并获得2019年度国家档案局优秀科技成果二等奖。

 

该课题的研究内容主要包括以下四个方面：

1、政务服务类电子文件归档范围研究；

2、政务服务类电子文件归档接口研究；

3、政务服务类电子文件单套制归档研究；

4、政务服务电子文件归档与接收平台构建。

 

本文主要介绍课题第4部分研究成果。

 

一

平台简介

 

政务服务电子文件归档与接收平台以浙江政务云平台为基础，以实现电子文件的及时归档和规范管理为目标，搭建覆盖省级单位政务服务类电子文件归档模块、省级单位档案室电子文件归档与接收系统平台，通过多种方式和手段实现对政府服务网通用审批平台、省级单位OA系统和各类业务系统产生的电子文件的归档收集以及室藏各类数字档案的规范管理，并按照相关标准实现电子档案从各立档单位向档案馆移交。

 

 

二

整体流程

 

政务服务电子文件归档与接收整体流程包括办结预归档、归档处理、电子档案管理和电子档案移交接收四个业务子流程，涉及政务服务网权力运行系统、电子文件归档处理系统、虚拟档案室系统、电子档案移交与接收系统等应用系统，整体业务流程图如下所示：

 

1、办结预归档

“办结预归档”子流程纳入浙江政务服务网上权力运行系统中同步实施。行政审批办结的文件材料通过归档整理、打包、加盖时间戳等操作形成归档信息包，完成办结预归档的工作。

 

归档整理

政务服务类电子文件以办理事项为基本单位进行整理、组件。按照各行政机关制定的各类行政审批事项文件材料的归档范围和保管期限，将办理该事项过程中的、属于归档范围的电子文件及数据信息进行分类、排序和存放，形成归档文件夹。

 

数据打包

为了便于传输、管理和保存，对整理组件完成的政务服务类电子文件进行打包操作，将每个归档文件夹分别打包成ZIP归档信息包。打包完成后，对应的归档文件夹可删除，归档信息包应有序（按组织机构、年度、事项类别等子目录）地存放。

 

加盖时间戳

为确保归档信息包的真实性和完整性，通过调用时间戳服务接口，对ZIP归档信息包加盖可信时间戳，并将返回的可信时间戳文件与ZIP文件并列存放，以便以后进行真实性校验。

 

2、归档处理

归档处理子流程由档案部门部署实施的电子文件归档处理系统完成。通过技术手段对归档信息包采集（捕获）后，完成数据包解析、四性检测等操作，并将检测合格的数据正式提交归档，进入虚拟档案室系统集中统一管理。

 

数据采集

借助技术手段，从浙江政务云平台相应的存放地址采集（捕获）归档信息包。数据采集可采用逐个采集或者批量采集的方式。采集完成后对采集信息（采集时间、采集结果）进行记录。

 

时间戳校验

调用时间戳服务接口，对归档信息包的时间戳进行校验，校验通过，说明归档信息包未被篡改。

 

数据包解析

完成对ZIP归档信息包的解包、元数据提取等操作。解析完成后，归档数据按照归档信息包存储结构要求以文件夹的形式存放，行政审批事项的元数据信息可通过界面展示，便于查看。

 

四性检测

结合四性检测技术，对归档电子文件的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。检测合格的数据自动提交正式归档；检测不通过则将检测结果反馈至相关人员要求重新补充收集、整理并归档。

 

3、电子档案管理

正式提交归档的政务服务类电子文件由虚拟档案室系统接收并进行统一管理，虚拟档案室系统不仅实现对政务服务类电子档案的管理，还与各立档单位OA系统做接口，可实现对文书档案等其他类型档案的统一管理。

 

档案接收

通过系统接口，实现对政务服务类电子文件、电子公文等各种提交归档的电子文件的接收。

 

档案管理

按照档案管理的要求，进行档案的补充著录、分类整理等操作。

 

档案检索利用

面向单位内部有权限的用户，提供电子档案的检索利用。

 

移交数据准备

由立档单位档案管理员，将本单位需要移交浙江省档案馆的电子档案按照电子档案移交要求做好准备。

 

数据打包

按照电子档案移交要求，将电子档案打包成移交信息包。

 

4、电子档案移交接收

实现电子档案从立档单位档案室向档案馆的规范化移交，确保电子档案的真实、完整、可用和安全。

 

数据采集

通过系统接口，将需要移交至档案馆的移交信息包采集至电子档案移交接收系统中。

 

四性检测

结合四性检测技术，对移交信息包的真实性、完整性、可用性和安全性进行检测。检测合格的数据向档案馆移交；检测不合格则将检测结果反馈至相关人员要求重新整理。

 

时间戳认证

对移交信息包添加时间戳，以防止信息包被非法篡改。

 

四性检测和时间戳认证

档案馆工作人员接收到立档单位移交的信息包后，首先对移交信息包进行四性检测，并对信息包的时间戳进行认证。

 

正式接收

认证通过后正式接收进馆；认证不通过则退回。

 

 

三

系统框架

 

政务服务类电子文件归档与接收平台的系统总体框架如下图所示：

整个架构包括数据层、平台层和应用层三个层次：

 

1、数据层

政务服务类电子文件通过办结预归档模块处理生成归档信息包后首先进入预归档库，再通过数据交换进入归档库，归档库中的文件通过四性检测后提交归档，进入档案室资源库进行管理，需要移交进馆的电子档案通过电子档案移交接收流程最终进入档案馆资源库进行长期保存；

 

2、平台层

是应用系统建设不可或缺的基础平台软件和应用支撑服务，包括组件平台、用户权限平台、工作流平台、报表平台、系统配置平台等应用基础平台以及四性检测、文件浏览、时间戳、身份认证等支撑服务；

 

3、应用层

覆盖了办结预归档、归档处理、档案室管理和电子档案移交接收四个业务环节，每个业务环节对应一个应用子系统，共同构成政务服务电子文件归档与接收系统。

 

 

 

四

逻辑架构

 

电子文件归档与接收平台（不限于政务服务类电子文件）的逻辑架构图如下所示：

浙江政务服务网归档的政务服务类电子文件，通过电子文件归档处理系统进行解包、检测、整理和分类等处置后，进入虚拟档案室系统统一进行管理；对于检测不合格的数据可退回政务服务网重新进行整理，合格的数据办理交接手续。

 

针对联网立档单位，通过虚拟档案室系统实现本单位室藏档案数字化成果、数码照片档案、声像档案和其他各类数字档案的收集，并对本单位档案数字资源进行管理；立档单位内部专用审批系统、OA系统则通过数据接口方式实现电子文件归档；虚拟档案室系统中的到期档案数据，通过电子档案移交接收系统移交进馆。

 

针对不联网立档单位、重点项目档案数据通过离线移交方式进入虚拟档案室系统，然后再通过电子档案移交接收系统移交进馆。

 

省档案馆同时为政务服务网上的办结电子文件提供即时备份服务，备份数据进入数字档案馆长期保存系统。