以RFID电子标签作为信息存储媒介粘贴在档案袋上进行数据自动采集识别，通过对RFID芯片中写入该档案的基本信息，通过RFID读写设备，与后台数据库管理系统向配合，可以实现档案借阅、归还、查找、盘点工作全过程实现RFID提供档案信息化管理。

以档案袋为单位，随机取出一份或几份档案袋，那么RFID读写器5-8秒内就会将档案被取走的信息反馈给下位机及上位机，下位机上显示档案盒取出，上位机上会自动保存该档案被取出人员及取出时间，不需要人工录入。同样放入一份或几份档案袋，RFID读写器5-8秒内也就能完成相关信息的传递，下位机上显示档案放入，上位机上就会自动保存该档案盒在柜及位置信息。RFID(射频)实时监控智能档案管理系统在对档案实时监控、定位到本的同时也实时完成了在柜档案的盘点及数据更新。

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一、系统功能

流程：

RFID(射频)实时监控智能档案管理系统是通过柜内取物窗口位置处安装的一组RFID读写器对档案袋上的射频标签进行一对一实时监控来完成档案的录入、录出及档案盘点，盘存速率快，千份档案只需5-8秒。

射频标签与档案数据对应：将射频标签的字符串与档案数据对应设置，并将射频标签粘贴在与档案数据相对应的档案袋上。

监控：
将粘贴好RFID(射频)的档案装入档案柜，每放入一本档案，该档案数据位置信息自动录入数据库，时间需要5-8秒，按照上述流程，完成该柜所有层的档案装入，该柜档案数据位置信息即自动录入数据库，所有档案进入监控状态。

借阅：
系统发出借阅指令，一旦有新的借阅申请，系统会自动将记录显示在计算机屏幕上。显示的信息包括：档案名称、档案编号、存放位置等，LED灯指示灯亮起提示所在位置，取出该份档案，数据随即实时更新。

归还：
原位归还：系统发出归还指令，接收到指令的档案柜运行至存取窗口，LED指示灯亮起，装入该份档案，数据随即更新；
任意位置归还：用户可将档案随意放入任何一组档案柜的某一层的任何一个空格中，数据库中该档案的数据位置信息即自动更新，无需人工登记更改。

取出：

用户不使用系统操作直接在档案柜取出档案，电脑系统在5-8秒自动识别此档案被取出。

RFID智能化档案管理将带来如下的优势和意义：

一、资源得以合理配置

　　RFID 智能化管理将档案馆的工作由以档案手工登记查找转化为 RFID 自动查找档案，让管理人员在最短的时间里找到自己需要的资源。

二、资源得以高效利用

　　RFID 智能档案管理把原来由管理员承担的繁琐工作量轻便化，档案馆的人力支出相应地减少，成本随之降低。档案馆员则利用节省出来的时间和人力资源用于延长档案馆的开放时间、用于更深层次的参考咨询工作和个性化服务等，从而提高档案馆的利用率。

三、安全性大大提高

　　1、RFID档案标签带有全球唯一标示符，无法复制;
　　2、 档案标签撕毁无效，将有报警提示;
　　3、 带有防盗装置，避免非法取走档案;
　　4、实时监控档案状态，异常报警;
　　5、 自动统计，避免人为产生误差;
　　6、档案借阅到期自动提醒;
　　7、档案保存年限到期，自动提醒;
　　8、档案借阅、归还进行实名登记，操作数据永久保存。

RFID技术与智能档案管理系统综合应用，为查阅档案管理者提供方便，也大幅度提高档案管理效率、减少档案馆管理成本提供了更加高效的途径。采用RFID自动识别技术，实现识别定位，后台数据库对接实现，RFID技术的实时监控等功能使文件管理更安全、更智能、更高效。


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