接待工作是公司窗口式工作，对于塑造企业良好形象、树立企业品牌，具有十分重要的意义。大型接待工作往往由于涉及的人员、环节、流程繁多而容易出现失误。如何做好大型参观接待工作呢？

首先，要组建领导统一、分工明确的接待领导组织机构。良好的组织领导机构是保证接待成功的根本。一般来讲，企业对于大型接待都比较重视，在组织机构的设置过程中，往往由分管副总直接挂帅，相关部门负责人配合，共同组成领导小组。由分管副总直接领导，利于协调资源，保证各个部门人员的通力合作，但由于分管副总的经验及所管辖范围的不尽相同，可能由于对于接待工作的特殊性的不熟悉造成接待管理的纰漏。而相关部门负责人的直接参与领导组织，是基于参观的便利性和熟知度。在接待领导小组中最好由办公室负责人为主要负责人进行协调，主要原因是办公室是日常接待的部门，对接待工作非常熟悉，利于避免安排不当造成不良后果。接待领导组织机构的直接领导人要有效的把接待工作进行细分，明确分工到人，避免出现空挡和职责缺口。

其次，保证信息的及时传递。在接待过程中，由于接待的对象可能出现变动，为保证有效的协调好时间，在接待的每个环节和场所要指定联络人，并进行公布。在信息的过程中，如果有全程陪同的辅助人员，最好安排其中一人专门负责及时将接待对象的行程状况传递给相关的下游环节责任人。

再次，务必制定详细的接待工作手册。工作手册中对接待的领导组织机构、接待的准备、接待的流程、接待中的注意事项、接待中出现异常状况时的处理方法等方面进行详细的规定。接待工作手册中异常重要的是接待对象的时间安排务必要实现“细至分钟”的描述，不只有每一项活动的开始时间，更要有活动的终止时间。大型接待活动的组织是一项复杂的工作，涉及到不同的部门、不同的区域、不同的人员，需要组建分工明确的组织领导机构，保证接待信息的有效传递，制定详细的接待工作手册，如果情况允许，可以根据工作手册的原进行演练，查找可能存在的薄弱环节，力争使得接待活动取得圆满成功。