《工作分配与有效授权》

课程背景

 

 

管理者和领导者在任何组织的工作中，不仅有着各项重大任务，而且有许多事务性工作。有些事情非常紧急，迫在眉睫，必须当机立断，及时去办；有些事情忽然来到，不办不行，必须妥善安排；有些事情必须上下结合，共同去办。作为管理者和领导者，不可能也没有能力去总揽。所以必须把它分出去，同时要依据不同的事情，给与相对性的授权，以便工作能够顺利推进。

但是，我们也看到许多企业因为授权而出了问题，带来很大问题，甚至是毁灭性的打击。那么，同样是授权，为什么会有好的和不好的？结果迥异呢？看来，授权并非一件容易的事，它是有严格的要求的。那么，到底该如何进行有效分工？如何进行有效授权？本课程将带给学员实用实战的方法和技巧。

 

 

课程目标

 

                                                                                                                       

n  培训中采用“全员参与＋行动演练”，让学员在参与中“悟道精髓”，演练中“得到实践”

n  培训中穿插“管理案例”，让学员在通过“情境再现”，找出“问题根源”，得出“方法”

 

课程对象

 

企业中的中高层领导者

 

课程大纲

 

                                                                                                                                                                                   

第一讲：管理者为何要进行工作分配及出现的问题？

      思考讨论：企业到底需要什么样的管理者？

      案例分析：刘主任该怎样面对部门的工作？

     1、管理是通过他人完成任务的艺术

         A、解读到底什么是管理？——发挥团队价值

         B、摆脱被领导的局面？——自己的事情太多

     2、探求为何不会分配工作的原因？

         A、不知道分配工作有何重要的意义？

         B、不知道如何去有效分配工作的方法和技巧？

     3、分配工作经常出现的问题有哪些？

         A、没选对人——不同的职责？不同能力和态度？

         B、没说清楚事——如何运用5w1h分配工作？

         C、没及时跟进——太忙没时间或跟进方法不对

     案例讨论——某公司的张总为何每天忙忙碌碌而绩效不佳？

 

第二讲：管理者在工作分配中的六个有效步骤

1、确定工作——充分理解需分配工作的性质内容

A、工作的复杂和难易程度分析——是否需要开会讨论？

        B、工作的紧迫和重要程度分析——确定工作的优先顺序？

        “热土豆”式的工作——需要亲自优先处理的工作

特别保密的工作——他人不知道也不允许知道的工作

C、工作进程是否可以控制——考虑是否需要自己插手？

案例分析讨论：张主任自己带人修机器而让小王去开会行不行？

2、确定人选——能力和意愿决定工作完成的关键

思考：员工能否完成工作任务的关键因素是什么？

 A、员工执行工作的能力大小分析——之前是否干过？

B、员工执行工作的意愿高低分析——积极性和干劲如何？

         能力高意愿高——安排重要的工作，放手让给他干

         能力高意愿低——安排次重要的工作，和他一起干

         能力低意愿高——安排次重要的工作，指导他一起干

         能力低意愿低——安排不重要的工作，指导他干

小组互动讨论：如何依据不同员工安排不同的工作？

案例分析讨论：工作中员工经常说“我做不到”时，该怎么办？

3、制定计划——确定工作目标、步骤和进程

小组分析讨论：目标和计划的关系？

A、工作计划的核心要素——5w1h

B、计划制定的步骤——提前收集情报与信息

C、小组分析讨论——每天什么时候分配工作最合适？

案例分析与讨论：王经理这样安排紧急又重要的工作行不行？

4、分配工作——有效沟通，说得清楚，听得明白

A、为何选他去完成这项任务？——关键强调积极的一方面

B、说清楚具体工作是什么——依据“5w1h”的方式进行

C、完成的具体期限是什么时候？——让他明白该何时开始工作

D、如何建立分配工作时的愉快场景？——以肯定的方式结束谈话

现场情景演练：分配工作时，怎样才能做到说得清楚，听得明白？

5、检查跟进——推进工作，及时发现问题和纠偏

小组分析与讨论：为何“讲得很清楚的工作”还是耽误了？

A、工作检查的频率分析——多长时间检查一次？

B、工作检查的方式分析——不同方式的利与弊？

C、工作检查发现问题——做“好人”还是做“坏人”？

案例分析讨论：张总为何在工作检查中狠狠责备了小王一顿？

6、结果评价——对完成的工作及时评价、总结

小组分析讨论：是”滥竽充数”还是敢于承担？

为什么员工工作没激情？——没有及时对员工进行激励

   A、如何评价员工的工作结果？——双轮驱动

   B、如何发挥员工的参与度？——有益的活动策划（黑板报上有很多小纸片）

 小组分析与讨论：如何调动团队员工积极性？形成团队凝聚力？

 

第三讲：管理者在工作分配中为何要授权？

 思考讨论：下属为何什么事情都要请示我？

     1、保持旺盛精力做重要的事情——节省精力

         A、每个人的精力是有限的——减少琐碎的事情

         B、保持良好的工作状态——带动员工，抓重要的事情

     2、避免形成工作在自己手中积压——减少瓶颈堵塞

         A、给不同的员工分配不一样的工作

         B、依据工作的不同给与不同的授权

     3、给下级主管更多的空间——激励和发展员工

         A、没有一个人生来就什么都会干？

         B、许多工作只有通过自身体验，才能真正明白

     案例讨论——张总为何每天要忙于应付部属的各种问题？

 

第四讲：管理者在授权时出现哪些问题？

小组分析与讨论：刘主任同时将某项工作交给王强和李刚行不行？

1、对下属的能力存疑——对下属缺乏授权的信心

  ——与其花半个小时向下属讲解、示范，不如自己花10分钟就能做好

2、担心下属的成长对自己形成威胁——害怕挑战

  ——随着下属能力越来越强，担心自己的威信受损

3、授权不能把一项工作权力同时交给两个人——不能重复授权

——授权必须明确到具体的个人，不能含糊其辞

4、只给下属相应的责任而没有给下属充分的权力——授责不授权

 案例分析与讨论：王主任说：“我交给他们去干了，可他们都不会呀？”

 

第五讲：管理者该如何进行有效授权？

小组分析与讨论：刘主任同时将某项工作交给王强和李刚行不行？

1、授权的四个不同层次

A、主管保留绝大多数的权力

B、下级行动前要得到上级的批准

C、下级可以自取方法，定期向上级汇报

D、下级不用经常汇报，按计划推进结果

2、授权和不能授权的工作分析——区分风险程度、任务性质

   A、低风险、常规而琐碎的工作，一定要授权

B、低风险、非常规的工作，可以授权

   C、高风险、常规而琐碎的工作，可以授权。但要详细计划合理安排

   D、高风险、非常规的工作，一般不授权。

3、授权的程序中的四个步骤

A、确定任务：即哪些任务和工作是可以授权的

B、选贤任能：选择合适的人授权

C、落实分工：将任务和相应的资源、权力分配给他

D、跟进完成：按照预定的计划和进度表，进行必要的跟进

 案例分析与讨论：哪些工作可以授权？哪些工作不可以授权？

 

第六讲：现场与学员进行互动及问题答疑