加载中…有份紧急文件给领导签，领导说先放一放，该怎么办？
(2013-12-01 15:38:17)
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工作技能文件会签 |
分类： 职场基本功 |
你是某企业的总经理助理，有一份紧急文件需要总经理和所有总监会签。
然而当文件送到财务总监手里时，他说先放一放，这时你会怎样处理？
有个应届生说 ，他最近面试碰上这么一道题，不知如何对付。这道题用来考应届生，真有点坑人。大多数应届生对公司架构、办事流程非常陌生，很容易被这种实务题绊倒。不过，我觉得这家公司的做法是明智的，给老总招助理必须严格把关。要是请个简历好看面试漂亮却不会干事的人，不是把老总给坑了吗？
这里，我先简单普及一下公司文件会签程序， 再讲讲如何处理。
一、什么叫文件会签？
公司的文件根据其重要程度和金额大小，需经由不同级别的管理人员审批放生效。通常情况下， 审批次序由下至上，从级别低的批到级别高的，层层签字，叫会签。
二、为什么有个总监不愿马上签？
原因很多，常见的原因是他手头上有重要的活在忙，对这份文件的内容不了解又不想草率签字，所以要求先搁下，等他有时间看完再签。在文件上签字是要负责的，总监的 责任就是在自身职责范围内审查文件的内容控制文件的风险。有些童鞋想用总经理的名义来压他，这样做不但让他反感，还会让他觉得你幼稚。这不是吗？按流程这份文还没到总经理那里呢？
另外，他有可能对文件有疑问或者看出了问题，需要先搞清楚情况再签字，所以叫你放一放。你可不能要求他马上看完就签，不要忘了你自己的身份和职责。身为助理的你只是负责在每个签字人中传递文件而已。
有个同学说，既然总监忙，我就向他主动请缨分担他的活，好让他腾出手来把文签掉。可以看出，这位同学还不知道什么叫权限、级别和架构。总监不但有自己的助理，下面还带着几个经理，经理下面有主管，主管下面有基层办事员。他手下的人多的是呀，还用得着你帮忙吗？
三、该如何处理？
有两个 网友的答案是比较好，分享给大家。
这个方法是先向对方说明文件的紧急性和重要性，同时针对对方的特殊情况给予回旋余地，做到原则性和灵活性相结合。
这个方法能体现你认真主动的做事态度，预先提炼文件的重点，简明扼要地告诉审批人，可以帮助对方节省时间提高效率。
有网友认为这样做没什么必要，我给你讲一个真实案例吧。
某公司 国际总部派一个检查小组到中国区审查公司支持部门的运营安全状况。中国区某位部门经理负责牵头，通知几个部门配合审查，其中一个部门是财务部。部门经理写了一个热情洋溢的邮件给财务总监，大意是这项审查工作如何重要、自己如何有经验有把握有能力有准备把这活干好，请求财务总监派员配合。结果，财务总监毫不客气地回复他说，现在财务部有一项非常重要复杂的任务，已经忘得不可开交了，实在抽不出人手。
为什么财务经理 不搭理他呢？我们看看部门经理的邮件是怎样写的吧。他直接把审查小组的邮件转发给财务总监，里面有一份几十页的《审查工作前期问卷》。任何人一打开这个密密麻麻的文件都会被它吓一跳。其实，里面需要财务部填写的内容只有短短几行而已，最多花半个小时就可以搞定。
假如部门经理的邮件正文不是长篇大论 的“工作宣言”，而是直接把财务部相关的几行字贴在邮件上，让财务总监一目了然的话，就不会卖乖不成还碰一鼻子灰了。
四、怎样做得更好？
首先，了解所有签字人的availability。高管们通常神龙见首不见尾，要么出差要么开会，还有可能出了国。对于大企业来说，也许不在同一个地点办公，比如销售总监在市中心的营业部，生产总监在郊区工业园的工厂里。所以，你得事先联系他们的助理，了解他们的行踪。
其次，有一定规模的公司 有《文件会签表》。我在百度文库里找到一份比较有代表性的《公司文件会签表》，链接在这里http://wenku.baidu.com/view/38b90f452b160b4e767fcfea.html
在会签表的 “文件内容”部分，简明扼要地说明文件的紧急性和重要性。假如这块地方不够写，你还得写一份Summary附在后面。
当遇到某位签字人说“放一放”时，你要向他了解 原因，是太忙呢还是认为文件有问题，你才能做相应的处理。
五、如何提高相关能力？
对这题一筹莫展或者理解不到位的同学，需要多学习企业的基本运营方式和办事程序，以及如何处理工作中的人际关系。我从部分同学的答案看到，他们把工作关系和师生关系搞混了。
我建议有志于提高商务工作能力的同学看这本书《提高工作效率——高效员工训练手册》。这本书很适合刚入职场的人或者从办事随意的小公司转到有一定规模的大中型公司的人。书里面对如何处理工作任务和人际关系有很多细致入微的指导。
然而当文件送到财务总监手里时，他说先放一放，这时你会怎样处理？
一、什么叫文件会签？
二、为什么有个总监不愿马上签？
三、该如何处理？
@精英职业发展：先说明文件紧急，需要总经理和所有总监配合，叮嘱他尽快，然后对财务总监表示理解，先去收集其他总监的签名，最后再收财务这边的。
@希望一次性考上加通过：我会在找总监签字之前先自己看看这份文件，提炼出其中重要内容的提纲或者关键词，我可以简单地向总监概述大体内容，然后总监可以根据提纲看文件比较快，那么签字也可以尽快进行。
四、怎样做得更好？
五、如何提高相关能力？
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