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一份合同应该打印多少份?

(2013-10-20 14:35:21)
标签:

工作技能

合同管理

合同打印

分类: 职场基本功
上司把已经定稿的合同电子版发到你的邮箱,让你打印出来交给他签字盖章。
你会如何处理?考虑哪些因素?

       大约有8个网友参与讨论这个题目。大部分人的意见是给合同来double-check,检查有没有错别字之类的,然后按合同规范打印出来云云。然而,这只是整个处理流程的一小部分,还有若干具体问题解决,例如:

1. 除了内容的正确性之外,还要检查什么呢?
2. 合同应该打印多少份?
3. 打印完之后还要干些什么事?
4. 怎样把合同交给上司

       其中,第2个答案讨论得比较多,但一直悬而未决,直到当晚23点,网友@
Charles_Lu荏苒时光 给出了正确答案。他说——
合同打印几份,一般不都在合同的末尾写出来了吗 ——“本合同一式几份...”?
       的确如此,要知道合同应该打印几份,不用问上司同事,看看合同最后一页就知道。同时,Charles还提出了几个需要考虑的问题——
合同盖章一般都需要批复文档的,如果自己没有最好找相关人要一下,或者自己走程序去盖章。
最后有个问题是按惯例要求这份合同是己方先签,还是对方先签?
排版打印要留意点,是双面还是单面
       可以看出Charles对合同处理流程有一定经验,想问题比较仔细。

       第二天,当我正在琢磨给大家写一份比较详细的《如何处理待签合同?》的guideline时,一个让我觉得十分满意的答案横空出世!它来自我的同行@colour星星雪,她这样说——
一份合同其实是一个很好的学习材料,我的处理方式是:
1.将合同看一遍,提取要take action的有效信息——包括合同的生效日期(判断合同操作的紧急性)和合同份数,如发现合同条款有遗漏或更好的建议,及时向老板kindly suggest;同时将不理解的条款mark down等有机会向老板请教
2. 将合同按公司和商务合同规范排版和打印,并在需要签字的地方贴上便签条以便查找签字这时需考虑公司合同流程是否合作方先签字盖章如果是应先让合作方签字盖章后再给老板签字
3.把打印好的合同交给老板如他在忙或不在回复邮件告诉他It is done放在他的桌子上注意合同的保密性);
4.待老板签字后主动follow up合同需跟进的事宜如合同签章流程等;
5.有空再把合同看一遍进行思考If I draw this contract合同中的那些条款我是没有考虑到的应当学习和注意如果这份合同和自己岗位工作有联系的应当熟悉该合同条款这样以后可以更好地和合作方进行商务谈判。
      把合同打印出来交给上司,这样一件“小事”承载着一个人的工作经验、专业知识,以及对自身职责的理解对职业发展的期许。为什么用人单位招聘员工时总是优先考虑”有相关工作经验“的应聘者?喏,这就是活生生的例子经验的价值摆在这里。

       懂不懂得处理待签合同,不但影响上司对你的评价,也会影响客户对你的评价。在日常工作中,有些乙方把定稿合同的电子版发给我时,总是有这样那样的瑕疵——

       页面设置没调好,甲乙方公司名在一页的底部,签字盖章处却落在另外一页;
       合同正文和附件之间隔了一个空白页;
       有些早该删除的内容却依然留终稿合同里;
       ......

       这些低级错误往往能反应一个人的职业素养甚至一家企业的管理能力。如果有比较重要的业务项目时,我主动回避那些经常犯低级错误的供应商。


   

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