当我们在写邮件的时候，如若我们注意下细节，会让我们的邮件看起来更为专业，也看出我们的办事能力。复旦学号邮箱的签名档设置方法如下：“邮件选项”（主页右上角）——“签名档”，点击设置即可。(具体的文字格式，大家可参看自己你邮箱中那些“牛人”的设置)

【语言的选择和汉字编码】

1. 只在必要的时候才使用英文邮件

 英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流；如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他；如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

4. 选择便于阅度的字号和字体

中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

 不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情；也不要过小，费神又伤眼睛。

【结尾签名】

    每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

 1. 签名信息不宜过多

电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

2. 不要只用一个签名档

对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

3.  签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。

1. Start With an Appropriate Salutation 

　　邮件开头称呼要恰当： 

　　Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like: 

　　有些人写邮件不喜欢加称呼，甚至连简单的“你好”都忽略，直接开始正文内容。孰不知就像在传统的信件上一样，写上称呼是一种礼貌的象征。称呼可以这样写： 

　　#Dear Sir/Madam 亲爱的先生/女士 

　　#Dear Mr. Johnson 亲爱的约翰逊先生 

　　#Hi Sue 苏，你好 

　　#Hello Fred 你好，福瑞德 

　　Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go. “Hi Bob” is going to look unprofessional. 

　　称呼必须恰当。若邮件对象是你未来的上司，“亲爱的约翰先生”这样的称呼应该为最得体的。像“你好，鲍勃”更适用于随意的场合。 

　　But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted. 

　　那么，是不是正式的用语就万能呢？绝对不是。若你给你朋友的朋友写邮件，那用“亲爱的+姓”就显得异常别扭。 

　　If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine. 

　　当你判断不出哪种场合该用什么称呼合适，你可以使用“亲爱的+名”来应付所有情况。 

　　2. Get Straight to the Point 

　　直奔主题 

　　Your correspondent won’t want to wade through paragraphs of waffle – so get straight to the point. If you’re writing to someone out of the blue, don’t give them your life story before you make a request. 

　　相信阅读你邮件的人不会愿意仔细浏览你那空洞无聊的长篇大论，所以你需要直奔主题。如果你想写封邮件安慰某个心灵受伤的朋友，开头先把你的建议亮出来，然后再用你的亲身经历来辅助说明。 

　　Getting straight to the point might mean that the first line of your email (after the salutation) looks something like this: 

　　直奔主题意味着邮件内容的第一行应该是这样： 

　　#I’m working on an article about Acme Widgets for XYZ publication, and wondered if you had a few minutes to answer the following three questions. 

　　我现在正在写一篇要交给某某出版社关于极致控件的文章，不知道您有没有时间回答3个问题呢？ 

　　#Could you supply me with a quote for the following project? 

　　可否对下面的设计项目进行引证？ 

　　#I’d like to discuss the revisions with you. Would Tuesday at 2pm be a good time? 

　　我想和你谈谈修订的事。这周二下午两点您有空吗？ 

　　#I’ve attached the documents you requested at our meeting yesterday. 

　　昨天会议上您要求的文件已附上，请查收。 

　　You may well need to include more details, but if you put the important point up front, your email is more likely to get a timely response. If your question comes too far down, the recipient may not even realise that you need a reply. 

　　当然，你需要再增加更多的细节内容。若将邮件重点放到内容的开头，你将收到更加及时的回复信息。如果你的问题在邮件后头，收信人可能都不会意识到你在等他回复。 

　　3. Keep it Short 

　　内容言简意赅 

　　Try to keep your email as short as possible. Make the paragraphs short, too – long paragraphs can be difficult to read and take in. 

　　尽可能将你的邮件内容写得简单明了。文章太长不易阅读和吸收。 

　　Do make sure you give enough information for your correspondent to be able to make a decision, if that’s required. You might find that it’s best to offer this as an attachment – you’ll have more flexibility over formatting, and your correspondent can print out the attachment easily. 

　　若对方需要通过你的邮件来做决策，那你一定要在邮件中将相关信息写完整。为了能更灵活地排版，你可以把这些信息作成附件形式，以方便对方将其打印出来。