工作多年，发现真正编码的时间寥寥，大多数时间都在应付各种各样的文档。所以编码心得只能说惭愧惭愧，编写word文档的体会倒是一大筐

。看官如果不嫌唠叨，就容鄙人把文档排版的独家窍门拎出来聊聊，欢迎列位赏赐各类砖头儿、烂西红柿、白菜叶子以及臭鸡蛋~
点题篇

首先要澄清一点，下面的文档本文不推荐。

第一、规规矩矩的文档。接触过华为、思科、IBM、联想等等的不少内部文档。这些公司大多都CMM3甚至以上，所以内部文档管理相当规范，版本号、修改日志、文档索引等等该有的都有，一应俱全。最可爱的是浪爱（浪潮爱立信），页眉居然占页面的五分之一强，版本、修改记录、文档从属结构一应俱全，而且全部是E文···汗。其实写规范化文档是不用为排版操心的，因为能让自己看懂就可以了（看不懂也没什么~~嘿嘿）。

第二、花花绿绿的文档。见过不少业内朋友发给我的建议书、方案书，一个月下来总有七八份。大概自我感觉不错吧，过后问起我印象如何，我这人呢比较直，往往一句话“对不起，我帮你重新排版了”给人顶回去了，久而久之，化身大众排版机（郁闷）。倒不是我洁癖，而是某些文档根本就是各种资料拼凑起来的，看上去几百页洋洋洒洒，仔细看五花八门，什么都有，光表格样式就有N多种，图片五光十色，有实物型的、卡通型的、框图型的···总而言之，大杂烩。这样的文档是纯粹凑数的，没什么审美可言。

规矩篇

说到这里有人该扔砖头了，废话这么多，那你说的好文档是什么样子呢？咳咳···少安毋躁，不要着急，接下来我们看看一篇好的文档应该有哪些要素：

第一、整齐。这个毫无疑问，文档是给人看的，当然要整齐咯，但实际并非如此。MS的OFFICE有一些相当CAO蛋的BUG，打印预览和打印输出有时不能同步就是其中之一。这个BUG的后果是你本来排得好好的文档，打印出来却发现某个图不见了，或者某个图跳到别的页面上去了，总而言之给你添乱。怎么办呢？嘿嘿~~卖个关子先！

第二、统一。一篇好的文档，不仅要字体统一、行距统一、编号统一，还要力求做到缩进统一、关键用语统一、表格风格统一、插图风格统一，如果有时间的话，强烈建议对表格和插图统一编号！另外，如果您喜欢用ctrl大法拼凑资料的话，建议付费收看看下面窍门篇：如何转换资料~~~嘿嘿~哼哼~

第三、简洁。所谓简洁，就是你的文档打开的速度一定要快！我个人经验，一篇50K左右，大约200页的图文文档，如果在普通256内存机器上打开时间超过10秒，此文档必定有问题！一篇好的文档，即使内容再多，图片再多，结构多么复杂，都不可能占用您机器上过多的资源。因此，如果你要等半天时间才能打开你的文档，如果你的文档打开很久了还无法显示图片，那你的文档就需要减肥了！下面的窍门篇里我会讲到怎么减肥，敬请关注！

第四、友好。文档内容友好，跟软件界面友好同理，也跟人长得漂亮同理，都起到人见人爱的效果。具体到措施，就是编制人性化的目录结构，让读者一目了然，而且符合大多数人的阅读习惯。

窍门篇

嘿嘿，终于要说到主题了，不废话，直接卖干货：

1、怎样开始制作一篇文档？

当我们想要制作文档的时候，一般已经有了相应的内容。不管是自己写的也好，别人写的也好，网上copy的也罢，总之内容我这里不是在上写作课，所以不用我们操心。假定我们已经拥有了需要填充文档的文本、表格、插图等内容。
这样就有了第一个问题，我们怎么把已有的文本转移到新文档中？有人说了，这还不简单？直接copy过去嘛！我说：错！copy之前需要我们首先进行文本转换。因为制作文档之前，需要填充文档的内容一般保存在其他word或html文件中（也有在WPS、EXCEL文件中的），针对上述文档word的copy功能不仅粘贴文本，而且粘贴格式。不信你试验一下，选一篇网页中的文本，然后copy下来粘到word中去，会发现勤快的word不仅粘贴了文本，而且粘贴了嵌套表的格式，更有甚者连网页代码也会粘过来。这样的文档直接后果是造成doc文件打开速度奇慢，而且根本无法正常排版。所以正确的方法应该是首先打开一个记事本窗口，把需要填充的文本复制到txt文件中去，这样文本自带的格式、代码被统统去掉了。然后注意！一定要把记事本的“自动换行”关掉，这样等于去掉了多余的换行符，于是我们得到了一个纯净的文本内容。说到这里又会有人产生疑问，那你的表格和插图怎么办呢？我说先不管它！任何一篇文档的基础都是首先填充文本，其他的事情下面我们会讲到。

2、怎样处理文档文本？
上面说到我们得到了一个含有纯净文本的txt文件。是不是马上要把这些内容复制过去呢？先不要着急。还记得我们说过文档内容统一的重要性么？由于文档内容可能是拼凑起来的，所以需要我们对内容进行处理，把一些关键字词统一起来，另外还要去掉冗余字符，这个工作交给记事本来做再合适不过了。
首先要去掉一些多余的空格、回车符号。去空格简单，直接把空格替换成空字符就可以了。去回车比较麻烦，需要把文本遍历一遍，可以和统一全文关键字的工作放到一起干。做完这些工作，文本处理基本上就完成了，下面把记事本里的内容copy到doc文档中去，第一步OK。
3、怎样整理文本？
我做文档的心得是，在划分好章节之前，千万不要轻易插入图表。而是要把这个工作放到最后去做。为什么呢？因为此时每一项图标的插入，都会引起整个文档结构的变化。换句话说，你每插一个图表，底下的文本就会变动一次，从效率的角度来看这也是不可取的。所以我们接下来要做的工作是整理文本。它包括两项内容：
（1）划分章节
有一点要指出来，很多朋友不注意文档结构的设计，做出来的文档结构不明确，层次相当混乱。举个例子：有人把第一层标题设计成“一、二、三”的样式，接下来第二层是“1、2、3、”，但到第三层变成了“（一）、（二）、（三）、”后面紧跟着“（1）、（2）、（3）、”，再后面数字不够用了，就用英文字母凑数，于是“A、B、C、a、b、c、a)、b)、c)···”这样一来整个文档的结构体系就被打乱了，读者往往看着看着就陷进作者设计的结构迷宫里去，最后看完了脑子里还是一团浆糊呢。
所以在这里本人郑重建议，在设计你的文档结构之前，请一定要规划一下层次的深度。如果深度小于四，一般来说不会出什么问题，但如果大于四，请认真考虑你的文档标题层次如何规划。
我的习惯是从章节开始划分文档，但不喜欢“§1.1.1.1.”这样的结构。一般来说，文档的大块用中文标题来划分比较美观，可以用“第x章”“第X节”来做文档的前两层标题。这样一来，第三层次的内容就划分的很细了，如果再要分层，可以用（一）（二）（三）这样的结构。到这一层为止，你的文档基本上应该被划分成单段的文本了，如果还需要继续细分，就可以用1、2、3以及（1）（2）（3）来划分每个具体的文本条目。需要注意的是，有些条目很短，并不成段，往往只有一两行文本，并且能保证位于同一页或相邻的两页之中。这时候我们就不要劳神用数字划分它们了，最好选一个你喜欢的漂亮符号，比如我就喜欢用◆区分它们。
另外要注意的是，并不是所有的层次都要映射到目录里面去。实际上我们只需要映射前三层就足够了。
最后要建议在为每个图表预留的位置里加入三个回车。为什么加入三个回车呢？这里要解释一下。标准word文档一般都用1.2或1.5倍固定行距编排文本，但固定行距插入图片后是无法正常现实的，所以我们预留三个回车，是为了把他们的行距设为标准行距，这样一来为插入图表减少了很多麻烦。
2)分页和收尾

分页的工作看似无足轻重，很多朋友不怎么重视。但如果这项工作没做，后面插入图表的时候会相当麻烦，不信当你为一张图不听指挥跑来跑去而抓狂的时候就明白了。正确的做法是，首先把文档按最高层次划分，在第一级标题前面插入分页符，另外别忘了预留两到三个空白页给封面和目录；然后检查一下文档，如果某个预留图表的空位空间太小放不下，就需要在这里多插入一个分页符备用。

收尾的工作可做可不做，但如果你在做一篇性命攸关的文档（嘿嘿），比如毕业论文啦、给领导起草的发言稿啦或者标书啦什么的，建议不要漏掉这个环节。这一步的主要工作是为你的文档文本部分收尾，需要注意的是到这一步为止你的语义内容就不要再操心了，这个时候如果再遣词造句的话往往会把本来没有问题的文本改成有问题。你需要做的是检查一下整个文档，看有没有一眼看上去明显别扭的错误。比如错字、重复、编号混乱这些就不多说了。要重点说的是大家一般会忽略的环节：

统一标点符号：我们都知道微软输入法有全角字符和半角字符之分，区别是全角字符跟汉字一样，占两个字符位。而半角字符只占一个符号位。很多人录入的时候为了图快，往往在点标点的时候混用全角和半角字符，经常形成“，”和“,”（大家仔细看看这两个逗号是不同的）“'”和“‘”、“。”和“.”并存的壮观场面。这些如果马马虎虎还可以接受的话，最让人难以忍受的是有些人“(）”、“ '’”，这样用标点符号就有点过分了。在这里建议大家如果没有特殊要求，全部使用全角标点符号，这样打印的效果会漂亮很多。如果文本中已经混用了，没关系，把文本COPY到记事本里去，用替换功能把半角符号统统替换掉。

设置字体段落：整理好文本之后就可以开始正式排版的第一项工作了，这项工作很多人都会做，所以本来是用不着我多嘴的。但经常看到某些同志把这项工作做得实在糟糕，所以又忍不住多说两句。如果您有自己的方式，可以跳过这一段不看，也可以当消遣看；如果您经常因为排版不够美观规范而挨骂，建议您认真对待下面的内容。

一般来说，正规的文字排版为了打印效果的美观，会选用“小四”字号、“仿宋”字体来编排正文，同时把行距设为固定23磅。无数先烈的经验表明，这是打印效果最为美观的设置。很多同志喜欢偷懒啊，字数不够只好凑页数，为了凑页数只好加大字体、增加行距。我就见过一个刚毕业不久的小伙子弄的文档，打出来厚厚的好像有几十页的样子，打开一看，靠~~~~一个字有馒头那么大！一页也就百十个字，这显然是拿我当白痴啊？字数不够就老老实实承认好了，最多批评你肚子里没货，可耍这样的花招不明摆着藐视领导的智慧嘛，不但肚子里没货，而且脑子里空空，眼睛里没人，最重要的~~~浪费纸张阿！好了不多说了。另外顺便提醒一下不少喜欢用五号字编排的同志，建议为你们编制的文档配一副放大镜。

相对于正文，标题编排就比较简单了。不过要提醒大家的是，由于你设计的标题会出现在目录索引里面，所以对需要显示的标题层次应该慎重对待。我强烈建议目录标题（也就是非正文部分）不要超过第三级，因为再细的划分就没意思了。我见过几个类似的文档，看目录洋洋洒洒很壮观，点过去一看——那么老大的标题下面只有十几个字的正文，有点太浪费感情了。所以在这里强烈建议大家本着充实内容而不是应付公事的态度。另外不在非正文范围内之内，语义上又不属于正文的小标题怎么处理呢？这个很简单，用加重体就可以了，也可以适当增加一个字号，但千万不要把字体设的比非正文标题还大。
4、表格问题

文本里面插入表格看似简单，但很多同志的文档就毁在这上面。本来编排不错的文本，因为几个蹩脚的表格而让别人印象大打折扣。如果说文本是一篇文档的血肉，那么图表就是这篇文档的面子！是点睛之笔，要想让表格出彩的话，大有学问！下面我们详细讨论一下表格的几种出彩方法。
从表格的来源来看，有自己画的、有从别的文档上粘贴的、有从电子表格上扒下来的、有从网上复制过来的。下面分别说一下。

（1）自己画表格

很多人害怕自己画表格，因为MS的画表功能相当的不好用，但如果你手头没有一份现成表格的话，也只好硬着头皮去画表。希望下面的技巧能让你稍微好受一点~好了言归正传。我们要制作一个表格，比如象就业登记表或者户籍卡那种很复杂的表格，需要跨行、跨列而且高度分布不均匀，首先要做的是设计一个样表（如果已经有样表请跳过这一步），样表不需要太规范，画在草纸上就可以。然后呢，要仔细数一数样表油多少行、多少列。要说明的是数的时候不要数实际行数，比如有一个格子跨了N多行或者N多列，就不能只算一行或者一列，而是要把跨的行列都数出来，然后我们用word的设计表功能输入表的行列数，就得到一个矩阵表格（比如10X12个格子的表格，以下简称为矩阵表）。

矩阵表画出来之后，选中最下面的边界线一直拉到表格页面最下方，让矩阵表填满整个页面
矩阵表画出来之后，选中最下面的边界线一直拉到表格页面最下方，让矩阵表填满整个页面（适当留出页面边距），如果表格很短的画不用进行这一步。接下来选中整个表格，把字体设为表格需要的字号（一般设为小四即可），这样系统会自动放大表格空间。然后再选中整个表格，在菜单里面选“平均分布各行、各列”，第一步设计矩阵表的工作就OK了。
下面要根据样表修剪矩阵表，让它呈现出我们在样表上设计的样子。这一步需要大量使用“合并单元格”功能，相信我不用细说大家也都会了。再然后，需要设计表格的边框。我一般用内部单线外边框双实线的样式，打印效果非常漂亮。再再然后填上表格内容，一张漂亮的表格就做成了。
多说两句：对于很小的表来说，最好左右不要留空，把表格的宽度拉满；有的表格很长，需要跨页，此时应当在每一页最上面一行复制一个表头；除非你用彩色激光打印机打印文档，否则不要用有底色的表格样式，这样打出来的表格相当难看。
2）从别的文档上拷贝过来的表格

这类内容相对比较简单，只要沾过表格来之后处理一下格式就可以了。处理格式注意两个要点：表格文本与文档的其它部分统一、表格边框统一。
（3）从网页上拷贝的表格

很多人喜欢把从网页上拷贝过来的表格直接粘贴到文档中去，这是非常不科学的做法。前面已经说过了，word有自己定义的一套文档格式代码，而网页绝大多数用html语言表示。这两种格式代码是不兼容的。因此你在word文档中粘贴一段网页内容，实际上是在文档里面开辟了一个IE插件页面，这样不但给系统带来额外的开销，更重要的是打乱你之前的版面，而且无法修改。
但html表转成word表往往会丢失格式，有时候甚至连文本也丢掉了，怎么办呢？我的方法很简单，找到需要的html表，给它照个相，也就是用print screen键（不知道抓屏键？我倒~）的抓屏功能把表格抓到剪贴板中去。然后打开画图板（不知道画图板？我再倒~~），把图沾过去，用扣图框把需要的表格部分抠出来，存盘，再文档中插入图片文件~~OK!是不是很简单？