作为一个行政岗位的员工，我对于秘书行政的工作深有体会。记得刚开始负责行政工作的我，每天的工作情况就只是老板下达什么任务，然后我是就按量按时去完成任务就好，从来没有去想过这件事情的结果应该是什么样的。就像一个板车，别人推一推才动一下，并不会去多想这个任务我应该要怎么做才能做的更好，也不会从侧面去思考这个任务能带给我哪些知识的收获积累。做完任务就算了，不会去思考事情完成的质量是怎样的，也不会去总结这个任务还能从哪些方面优化。所以我交付的事情总是差强人意，然后老板就要找我谈话，他跟我说了关于九段秘书的一些做法，希望我能借此来提升自己的工作。然后我就回来自己上网搜索了关于九段秘书的概念及做法。

九段秘书的提法是源于一个总经理要秘书安排会议的一个案例，总经理要求秘书安排次日上午九点开一个会议。在这件事下，什么是任务？什么是结果？通知到所有参会的人员，想要的结果是什么呢？针对同一个会议，一段秘书到九段秘书给出了不同的答案。

一段秘书的做法：发通知——用电子邮件或在黑板上发个会议通知，然后准备相关会议用品，并参加会议。

二段秘书的做法：抓落实——发通知后，再打一通电话与参会的人确认，确保每个人被及时通知到。

三段秘书的做法：重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前30分钟提醒与会者参会，确定有没有变动，对临时有急事不能参加会议的人，立即汇报给总经理，保证总经理在会前知悉缺席情况，也给总经理确定缺席的人是否必须参加会议留下时间。

四段秘书的做法：勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，去测试可能用到的投影、电脑等工具是否工作正常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点有会议。

五段秘书的做法：细准备——发通知，落实到人，会前通知，也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？总裁的议题是什么？然后给与会者发去过去与这个议题相关的资料，供他们参考（领导通常都是很健忘的，否则就不会经常对过去一些决定了的事，或者记不清的事争吵）。　

六段秘书的做法：做记录——发通知，落实到人，会前通知，测试了设备，也提供了相关会议资料，还在会议过程中详细做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音备份）。

七段秘书的做法：发记录——会后整理好会议记录（录音）给总经理，然后请求总经理是否发给参加会议的人员，或者其他人员。

八段秘书的做法：定责任——将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确认后，形成书面备忘录，交给总经理与当事人一人一份，并定期跟踪各项任务的完成情况，并及时汇报总经理。　

九段秘书的做法：做流程——把上述过程做成标准化的“会议”流程，让任何一个秘书都可以根据这个流程，把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议服务体系。

九段秘书的做法有九种结果，不同的执行力导向了九种不同的结果。九段秘书的做法及结果是引导我们平时无论在做什么事情的时候都要学会以结果为导向来执行，还要主动去执行，并且敢于负责，注重细节，从多方面去思考，并且对最终要达到的结果坚持不懈。

完成任务并不等于结果

完成任务并不等于结果。结果，就是对自己工作的职责与任务在限定的时间内完成并起到实质效果，对自己负责的任务所达成的状态及时做出有效地回复，对自己岗位上的一切工作都要负责到底。很多时候我们以为完成了上司交代的任务就是达到了事情的结果，可是事实上，完成“任务”这个程序并不代表完全达到结果的要求。就拿上文的“一段秘书”的做法来说，她只是仅仅完成了任务，即通知所有与会人员参加会议。这貌似完成了任务，但并没有达到参会的效果，就是参会想要的结果。因为一段秘书在做任务的时候并不是在执行，而且对事情结果的帮助不大。一段秘书的做法仅仅通知与会人员，并不能保证与会人员准时参加会议，也没有做其他的事情帮助会议更有效的召开。其实在平时的工作中，我们大部分人做到的事情也仅仅是一、二段秘书的做法。我们往往在做一件领导交代的事情的时候，总是在最后的交付期限匆匆忙忙的完事，看似完成了任务，却只是一个量化的过程，并没有达到事情最后的结果。所以我们在做事情的时候，不应该只对完成任务负责，要从多方面去思考并注重细节，更要对事情结果负责，因为完成任务并不等于结果。

以结果为导向的执行力

以结果为导向的执行力。我们很多人在接到工作任务的时候，都会立马开工，以最快的速度完成任务并交付给领导。只有少数人会在接到任务的时候，在开始执行之前进行思考，我应该通过什么方法可以更好的去执行这个任务，我漏掉了哪些重要的任务点，我在做的这些事情是不是可以达到领导预期的结果。在开始思考这些点的时候，我们要学会以结果为导向进行执行。我们需要拟定结果目标，执行的计划和具体的衡量标准。然后一步步的以结果为导向进行调整自己的执行计划以达到我们最终设定的结果。

以最优结果的实现来实践自我价值

以最优结果的实现来实践自我价值。在整个一段秘书到九段秘书的做法中，很显然，第九段秘书的做法才是最优的结果。不仅把任务完成的很漂亮，并且把这个“会议”的过程归纳整理成为一个标准化的流程。使得每个秘书都可以参照这个标准流程来执行。用最优的结果导向来审视自己的工作，不仅可以帮助自己提升工作能力，还能让工作变得更有意义和价值。当然了，虽然并不是每次的结果都是最优结果，但是我们要学会坚持不懈，一步一个脚印，相信经过实践的积累及不断的思考，并且要对自己做的事情负责，然后通过一个个渐进的结果来提升自己的价值。

写于2016年4月。