如何管理好酒店的资产（PPT讲稿）

                                             陈增辉

                                            2009年7月

 

                                     一、酒店固定资产的管理

 

根据6月开业后，酒店固定资产移交和管理的现状，今天我强调加强固定资产的管理，无论是对业主方还是管理方均处于迫在眉睫之中。

                         

§建立资产管理制度，明确移交管理办法，及时提供移交请单，保障业主资产完整性。

§建立酒店资产管理小组，明确界定酒店管理公司代业主负责资产实物管理的责任。

 

资产类别

固定资产

§   固定资产是指使用期限超过一年的房屋、建筑物、机器、机械、运输工具以及其它与生产、经营有关的设备、器具、工具等，使用寿命超过一个会计年度。不属于生产经营主要设备的物品，并且使用寿命超过一个会计年度，也应当作固定资产。

§   酒店固定资产主要分7大类：

§   -土地、房屋、建筑物；

§   -机器设备；

§   -交通运输工具；

§   -家具及设备；

§   -电器及影视设备；

§   -康体及娱乐设备；

§   -消防及其他设备；

 固定资产管理

 §    酒店在总经理领导和财务总监具体负责下、实行分级管理办法，贯彻“谁用谁管，管结合”的原则，将全部固定资产列入有关部门，使管理部门负有管、用和维护的责任。由于管理上的漏洞造成的丢失、损坏，必须追究使用部门责任人的责任。

§固定资产按类归口管理、资产分为：

§   工程部：房屋及建筑物、供电系统设备、供热系统设备、中央空调系统设备、通讯、设备、维修设备、影视设备和电梯设备、办公用家具、电脑。

§   保安部：消防设备、监控设备、办公用家具、电脑。

§   客房部：洗涤设备、清洁设备、客房地毯、客房家具设施、客房电视设备、办公用家具、电脑。

§   康乐部：康体及娱乐设备、美容设备、办公用家具、电脑。

§   前厅部：客户服务用的复印机、传真机等商务中心设备、车队车辆、办公用家具、电脑。

§   餐饮部：厨房炉具、冰柜等厨房设备设施、餐厅地毯、餐厅设备、营业家具、宴会厅设备设施、办公用家具、电脑。

§   总经理办公室：办公家具设备、办公用复印、传真设备、办公用电脑。

§   财务部：办公家具、设备、办公用家具、电脑。

§   电脑房：电脑房设备设PMS、POS系统、家具。

§   人力资源部：办公家具、设备、办公用复印、传真设备、办公用家具、电脑。

§   员工食堂：厨房炉具、冰柜等厨房设施、家具、办公家具、电脑。

 

§                       

§ 固定资产日常管理方式

§ 

根据固定资产品种多、技术性强、分布广等特点，实行分级归口管理，遵循“谁用、谁管”的原则，由总经理领导和财务总监负责，严格落实各部门各级责任制，实行“三定”：即设备定户、保管定人、管理定责。做到一物、一卡、一号、一帐。

 

§ 固定资产归口管理的具体分工和职责：

Ø计财部

§（1）组织、协调好各部门在固定资产日常管理中的有关事宜；

§（2）负责办理固定资产增加、转移、调拨、外借、报废等手续并正确计算固定资产价值和提取固定资产折旧；

§（3）每年与固定资产实物主管部门和使用部门的账、卡、物进行核对，并进行一次固定资产全面清点工作，督促处理盘点中出现的问题；

§（4）对固定资产的购建、调拨、报废作好审核工作。

Ø工程部

§（1）做好固定资产更新、改造、大修等各项计划的编制上报工作以及计划的实施

§（2）负责固定资产分类编号，建立电脑资料档案，建立台帐和卡片，粘贴标牌及技术资料档案保管工作，并负责指导使用部门建立固定资产卡片；

§（3）办理固定资产购建、安装、验收、转移、调拨、报废的各项工作和手续；

§（4）制定机器设备的技术操作规程、操作者的岗位责任和维护保养制度，并定期检查贯彻执行情况，保证安全生产；

§（5）会同使用部门对固定资产实物定期进行盘点。

§使用部门

§（1）应指定专人负责本部门的全部固定资产的完好性与完整性管理。

§（2）建立本部门使用的固定资产实物卡片账；设立一房一卡的饭店客房部门，应将卡中的固定资产和低值易耗品、物料布件、其他用品分别列示清楚，随时和计财部相互核对，并按顺序排列、编号，保管好固定资产，保证账实相符。

§（3）对在用的固定资产落实班组和个人清洁保养责任，妥善使用，不得丢失、损坏附件，以保证固定资产的完整无缺。

§（4）定期与计财部、工程部核对帐卡，每年对固定资产实物进行盘点工作

§（5）随时掌握在用固定资产的动态，经常与工程部及计财部取得联系，办理好在用固定资产的报修、增加、减少、转移、报废等手续。

§ 

各部门管理职责

 

§配备专职或兼职的固定资产管理人员负责固定资产管理。

§各项固定资产应设固定资产帐册和卡片，填写有关固定资产详细资料（技术资料、图纸应作为技术档案、由工程部负责保管），确保与财务部固定资产管理系统（或卡片）相符。

§定期进行帐物核实。实物盘点最少每年一次。

§所有固定资产的领用、转移、报废均应按规定的程序运作执行。

§ 

§财务部管理职责

§ 

§财务部建立固定资产明细帐，对固定资产进行分类、编号、记录固定资产原值、折旧年限、存放位置、照片等。

§组织固定资产管理人员配合业主对固定资产实物贴放标签。

§定期与业主固定资产明细核对，掌握固定资产增减变动情况，配合业主对固定资产盘点、保证帐物相符。

§配合、协助和监督有关部门执行固定资产管理制度。

§ 

固定资产的购置

 

§   使用部门购买属资本性支出的设备设施（固定资产）应填写购买申请，申请书应祥述购买理由，经采购部在市场询价，由财务总监从财务角度评估新增设备设施对酒店经营影响和投资回报向总经理汇报，总经理在全盘详细考虑后报业主；抄报酒店管理公司。由业主批复后，由采购部正式找供应商竞价、购买（参看采购程序FD06001）或业主自行负责办理。

固定资产正式投入时，应通知财务部，财务部应从固定资产使用第一天起按其所属类别提折旧（由业主财务负责操作）。

固定资产移交使用

 

固定资产的移交使用无论其原因是（1）接受业主委托管理使用；（2）部门与部门之间的管理使用的移交，均应按此程序执行。

§固定资产移交时必须由酒店和业主财务部、管理部门、使用部门、工程部会同验收，验收合格后，由管理部门填写固定资产验收单，在验收单上加盖公章。验收单应一式四份，一份交业主存档，另三份由管理部门、财务部和使用部门保留。如该固定资产存在破损或隐患，移交书也应详细列明包括图片。

§财务部和使用部门的固定资产管理员应把移交的资料建立固定资产资料片（手工）或输入系统进行管理。

§工程部应建立技术维护资料和维护档案，对固定资产进行定期维护，如果该固定资产需要外来单位进行维护，应详细阅读保养合同的维护范围。

固定资产的报废/处理

§固定资产是酒店资产的重要组成部分，无论是投资管理或由业主委托管理均应有完整的处置程序和记录。

§在处置固定资产前，部门经理/主管填写固定资产清理申请表、祥述原因、提出意见。

§申请表须由部门总监签字后，交财务总监审核，并按顺序编号。

§经过审核并由财务总监签字后，应送交总经理审批。

§总经理批准后，申请表格应送至业主作处理批复。除非业主另有处理指令，酒店管理公司将按第5或第6条执行。

§在酒店总经理获得业主同意后，采购部应邀请至少三位独立的投标人竞标处置资产，出价最高的投标可中标。随后财务部进行财务处理，并确保竞标过程顺利且未损害饭店的利益。

§各酒店业主或相关法规有规定的，按各店业主或相关法规执行。

固定资产盘点

 

§固定资产必须每年进行清查盘点，最少二次，盘点时间表制定为6月和12月。

§盘点前，由财务部下发盘点时间表。使用部门的固定资产管理人员在盘点必须在场协助。

§财务部人员在盘点前，应从财务系统打印出来的固定资产清单，以便现场盘点核实。

§盘点后，使用部门和财务人员应共同在盘点表上签名确认，盘点结果无论是盈还是亏均应查明原因，书面上报总经理和业主，按总经理和业主的处理意见处理

§ 

   小     结

§固定资产管理的三字经：“进、出、用”

 

§   固定资产管理是财务工作中最容易被忽视的一项工作。也是不容易做好的一项工作。它不象销售、存货、成本等影响企业当期损益的关键工作.

§   一堆固定资产，如果已经购入到了企业，因为它的成本在一定程度上具备“沉没成本”的特性(一般情况下固定资产购入时都不是为了卖出变现的)，无论该固定资产使用的效率效果如何，一旦折旧年限进行了确定，就每月以折旧费的形式固定计入企业当期的费用。这一特性造成许多酒店在进行费用管理与控制时，往往将“折旧费”列为一项不可控项目，而不去象控制别的费用如交际费、差旅费那样来控制。

§  这就要求固定资产一定要从最初决定投资的那一时刻来进行管理，即从最初做投资预算的那一刻进行管理。

一是“进”
指的是固定资产的采购一定要严格

§严格的控制包括以下几个层次：

§        1、年度预算层面。每年的投资预算都要慎重考虑，经过细致论证后才可以获批。

§        2、事先的投资采购申请。由于年度预算的周期长，而实际的业务环境变化很快，即使有了年度的投资预算，在实施每一项具体的投资计划前，仍然需要由业务部门提出具体的投资采购申请，以获得最新的评估。对于预算外的投资，更需要结合业务情况，谨慎考虑。这一点是很重要的。因为投资与费用不同，一项投资的效益往往要在今后的许多年才能显现出来。所以在实际的审批中，对投资一定要设立比费用更为严密的体系与流程。

§        3、具体的采购与付款。在这一层面上，同样必需有严格的流程。主要指所有的采购与付款必需有合格的单据来支持。如同存货的采购一样，固定资产也一定要对合同或订单、收货情况(包括质量验收)、及发票进行三单审核。之后才能办理入帐及付款手续。

§        同时在固定资产到货验收，开始使用前，还需要加贴固定资产标签，标签上的信息与财务固定资产帐上的信息要保持一致。现实中，这一环节的问题非常多，许多酒店就是因为在这一环节控制力不，导致产生了大量的帐外资产和不良会计信息。其实解决的方法非常简单，也非常原始。      就是财务固定资产会计岗位人员必需与各个  部门保持良好沟通，时时宣传与讲解固定资产管理方法，并亲自对固定资产的验收、位置、使用部门等进行核查。许多财务人士抱怨酒店里其他部门的人员根本没有资产管理的基本认识，在资产处理上随意性很大。却没想到造成这一现象的原因是自己对政策讲解不够。业务部门没做“好“的原因在于业务部门并不清楚自已的行为造成的影响与后果是什么。这些都是需要财务部门去讲解的。

§ 

二是“出”。
指的是固定资产的处置

§       固定资产无论是报废，还是进行转售，都必需有严格的程序与文档资料支持。事实上，一进一出两个关口把住了，固定资产管理基本上就没有大的风险了。

§    应该关注的问题有：

§    每一项资产在向外物理转出时，是否有门卫进行检查，要求提供适当的手续？

§    资产的处置是由一个部门独立完成的吗？一般来说，必需要求有两个以上部门共同来完成处置。

§    是否有实物处置的照片或废品公司签收的文件证明？

§    资产报废事先获得审批了吗？

§    财务人员是否现场监查了处理过程(包括事前对报废资产的核对)？

§    许多酒店的财务部门仅凭一纸获批的报废申请就直接对固定资产进行了报废的帐务处理，并不认为对实物的处置监查是自己的工作。在这样的思想指导下，就不可能将固定资产帐务处理清楚。实际上业务部门很可能将申请报废的固定资产先找个仓库一放，之后许多年无人问津，致使仓储费用增加，且白白损失掉了提前变卖的机会与价格。

§    财务部一定要对报废的过程与文件进行确认后，才能在帐务中进行报废的处理。这是非常重要的。要知道固定资产的处置环节最容易产生腐败，是许多“小金库”的来源。

§ 

三是“用”

 

§    可以说，在前两项内容完成后，这第三件事完全属于酒店内部事务了。如果说“进”和“出”涉及到成本与收益的控制，“用”则更关注的是效率问题。为什么有的酒店资产清查时发现井井有条，而有的企业却是严重的帐实不符？区别就在这个“用”上。要想“用”得明白、“用”得高效，需要注意以下几点：

§    1、每一项资产都必需有相应的管理责任者，即“Owner”。【əʊnər]】这个Owner 可以不是资产的使用者，但必需对资产负起完全管理责任。要保证资产的完整，并掌握资产的使用状态。

§    2、财务部资产管理人员要与酒店的 owner们建立起紧密的联系，通过他们的报告来掌握公司资产状态。在职责分工上，财务必需定期提供给每一位owner所辖的资产清单，让其了解公司固定资产帐目情况，以便owner 进行跟踪与盘点，对不符事项进行报告。这样的定期自查是非常必要的一种管理手段，在此基础上财务人员再进行小范围抽查。财务人员还要与owner共同来解决固定资产转移、分拆、集合等一系列具体的问题，并付诸于文字流程，使得固定资产帐目能与资产实际状态保持一致。

§ 3、每年进行一次固定资产清查。有了1、2项的工作基础，这一工作做起来会非常得心应手。 

§ 

§   我今天冒昧地提出：

§   所有的投资都要在未来才能带来收益。对固定资产管理不善而带来的浪费往往比我们想象的要大得多。试想：

§   如果对当期的每一分费用都精打细算，对一次差旅费用心疼不已，却忽视酒店大量的固定资产的管理？昨天的决策带来了今天的折旧费用居高不下，那么今天的决策同样也会造成明天的损失？

§   要重视并且实际地投入力量去进行固定资产的管理，千万不要因为几年或几十年的分摊期而忽略任何一笔投资。哪怕只是很小的金额

§。

                                    二、低值与物料的管理

§台布床单大浴巾，

§牙刷牙膏小香皂，

§汤勺盆子大篓筐，

§碗筷调羹切菜刀。

§数目繁多管理难，

§耐心细致解难题。

 

§领用。

§   领用时应填写申请单，经使用部门总监签名批准，从仓库领取，使用部门负责人应控制部门使用数量；财务每月统计领用数量与实际需求向总经理汇报。

§内部转移。

§   低值易耗品内部转移时填写内部调拨单。调拨单应由双方使用部门经理级管理人员签发、签收。调拨单一式三份（互调部门各一份；财务部一份）；财务部接调拨单后，应把相关帐目调整。

§报废。

§   使用部门应填写报损/废申请单，经部门总监/负责人签名报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报废情况。报废内容应包括原预计使用期和实际使用期、如实际使用期较原预计使用期短，应详细说明原因。

§实物处理

§  报废低值易耗品应移交到酒店财务部指定地方统一存放处理，处理方式可参照本政策与程序第5条-固定资产报废/处理程序。

§ 

酒店怎样管理好低值易耗品

 

§    新开业的酒店都要购进大量的低值易耗物，如中西餐餐具、客房用品等。而酒店运作一段时间后也需要不断补充一些低值易耗品。虽然低值易耗品的价值不及固定资产，但其需求量庞大，数量远比固定资产多得多。酒店怎样管理好低值易耗品？

§    建立宾客用品定额管理制度。从酒店客房的织品、用具、宾客消耗物品到餐饮部门的餐具、清洁用品，使用部门根据物品的领用、洗涤和消耗情况建立分楼层、分餐厅台账，每月对消耗物品进行盘点，核算消耗率及客房的间天消耗，使饭店的物耗水平保持在低水平。

中西餐餐具的管理

§ （1）中西餐餐具的管理
    中西餐餐厅楼面和厨房领入的餐具品种繁多，规格多样，价格差别很大，如有的金银器皿价值就高达一千元以上，陶瓷条匙则低至仅一元多，价格对比非常悬殊。一般酒店餐具就有四百多种，数量有六万多件，分布在楼面、厨房和仓库的每一个存放点和角落。如果只靠每月盘点来核实各种餐具的数量，一来准确性大打折扣，二来其损耗数和损耗原因不得而知，这不是一种科学的管理方法。

§作为管辖餐饮部应设置餐具方面的备查帐，配合“低值易耗品”帐户对餐具进行分门别类的管理。当餐厅每领进一批低值易耗品时，按其品名、规格、数量、单价和金额进行登记，作增加处理。当月末盘点发生损耗时，应在备查帐作减少处理。当发现损耗较大，有异常情况时，应查明原因，追究当事人的责任。

§由于酒店日常餐具进出频繁，且品种繁多，所以备查帐最好用我提供的access仓库电脑软件进行管理，以减少繁沓亢长的手工劳动，这样当酒店管理层或餐饮部需要这方面的资料时，就可以及时地和准确地向他们反映这方面的信息，避免餐具的重复购进而加大了部门的费用成本，或造成餐具某个品种的短缺而影响日常运作。

§
 餐具器皿管理流程

 §餐饮部应自行建立台帐管理。

§餐具器皿应最少每季度盘点一次，划清责任，控制损耗。

§盘点后应查明差异。填写报损/废单，经餐饮总监/负责人签名，报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报损/废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报损/废情况。

§  酒店酒水的销售管理和控制 （补充）

§   酒水的销售管理在饭店餐饮管理中有着重要的地位。酒水的销售管理不同于菜肴食品的销售管理，有其特殊性，因此，加强酒水的销售管理与控制，对有效地控制酒水成本，提高饭店经济效益有着十分重要的意义。

§   酒水的销售控制历来是很多饭店的薄弱环节，因为，一方面管理人员缺乏应有的专业知识，另一方面，酒水销售成本相对较低，利润较高，少量的流失或管理的疏漏并没有引起管理者足够的重视。因此，加强酒水销售管理首先要求管理者更新观念，牢固树立成本控制意识，其次，不断钻研业务，了解酒水销售过程和特点，有针对性地采取相应的措施，使用正确的管理和控制方法，从而达到酒水销售管理和控制的目的。

§在酒吧经营过程中，常见的酒水销售形式有三种，即零杯销售、整瓶销售和配制销售。这三种销售形式各有特点，管理和控制的方法也各不相同。

    酒水的逐日盘存表

§    盘存表的填写方法是，调酒员每天上班时安照表中品名逐项盘存，填写存货基数，营业结束前统计当班销售情况，填写售出数，再检查有无内部调拨，若有则填上相应的数字，最后，用"基数＋调进数＋领进数－调出数－售出数＝实际盘存数"的方法计算出实际盘存数填入表中，并将此数据与酒吧存货数进行核对，以确保帐物相符。酒水领货按惯例一般每天一次，此项可根据饭店实际情况列入相应的班次。管理人员必须经常不定期检查盘点表中的数量是否与实际贮存量相符，如有出入应及时检查，及时纠正，堵塞漏洞，减少损失。

客房布草和用品的管理

    虽然客房的布草品种不多，就酒店而言，品种大约只有十多种，但其库存价值较大，管理不好，会影响客房的费用；

    客房用品虽然价值少，但其品种较多，用量较多，进出较频繁。客房布草和客用品被领用到楼层后，分布到各房间和工作间，不容易随时掌握和了解其实际的使用量和库存量。一般酒店靠月末盘点来了解其库存量和分布情况，但其用量和损耗没有直接掌握，如有人为因素而影响其用量，平时不容易察觉，对费用成本影响较大。

 

    以上对这两种低值易耗品的管理，建议设立备查帐，当客房领入报废客房布草和用品时，客房应按其品名、规格、数量、单价和金额在备查帐作记录。客房布草使用时间较长，当月领用时其价值应作一次性摊销处理；客房用品多属一次性用品，每天应统计耗用数，当月末楼层盘点与实际库存相吻合，如发现用量有异常时，应寻找原因并追究当事人的责任。备查帐最好还是用电脑软件来进行设置，代替繁重的手工记帐和结帐工作，为酒店管理层和客房部提供更快更准确的资料信息，避免由于信息不准确造成重复购进而造成积压或个别品种造成短缺。另一方面，可以准确地核算客房的费用成本，提高经济效益。

 

§  其次是按照客房消耗品标准费用(即消耗品定额)控制单位变动费用支出。消耗品定额是对可变费用进行控制的依据，必须按酒店的不同档次，制定消耗品的配备数量和配备规定。对一次性消耗品的配备数量，要按照客房的出租情况落实到每个岗位和个人，领班和服务员要按规定领用和分发各种消耗品，并做好登记，以便对每人所管辖的客房消耗品数量进行对比和考核，对费用控制好的班组和个人要给以奖励，对费用支出超出定额标准的要寻找原因，分清责任，对由于主观因素造成的超标准支出要给以一定处罚。对于非一次性用品的消耗，要按酒店的档次和正常磨损的要求确定耗用量，尽量减少使用不当造成的损耗，加强领发料控制和安全保卫工作，减少丢失。通过对固定费用和变动费用的有效控制和管理，就能达到降低消耗，增加盈利的目的。

 酒店制服的管理

    酒店因运作需要招收大量的员工，也因此而需要添置大量的员工制服，对于员工制服的管理，不同的酒店有不同的核算方法。

§    一般员工制服购进后，会存放到制服仓里管理，员工领用时，作出仓处理，如有员工离职，制服交回仓库，作入仓处理。由于员工离职退回制服时，制服因使用过而存在着不同程度的损耗，如果对制服仓按一般的仓库核算，就会忽略了制服的损耗问题，也就虚增了制服的价值。所以制服仓的管理方法不同于一般的仓库管理正确的做法是：

§    当制服购进时，将其价值挂在“低值易耗品”帐户反映，制服领用后按制服的使用年限，其价值逐月摊销，制服回收会计不作账务处理。

§   但为了监控制服仓的制服收、发、存情况。布件小组可用仓库电脑软件设置备查帐，当制服仓购进或收回制服时，作入仓处理，当领出制服或制服发生损耗时，作出仓处理，每月月末核对制服的收、发、存的数量和金额。这样，既能符合国家财务制度规定的低值易耗品的会计处理原则，又可以监控制服仓的日常运作。

§ 

工程部低值易耗品和工具

§工程部低值易耗品和工具。

§工程部应自行建立台帐管理。

§工程部应设由专人管理工程物料仓库、工具。

§工程部应对物品、工具建立帐卡，每月盘点库存物品，包括个人使用工具。

§帐、物不符时，应找出原因，盘点表应有总工程师签署，发送财务部。

§个人使用工具应有保管制度。

§应划清工具丢失，损耗责任。填写报损/废单，经工程总监/负责人签名，报送财务部，财务部派员察看实物、复核数量和物种，由财务总监签批。报损/废单一式两份（报废申请部门一份；财务部一份）。财务部接到完整审批同意报废单后，应把相关帐目调整，每月上报报损/废情况。

其他的管理

 §    酒店除了中西餐餐具、客房布草和用品与及制服等低值易耗品外，还有如娱乐酒具和桑拿用品与及后勤部门的办公用品等，对领用后的低值易耗品应作监控处理。

§    可由负责各部门文员兼管，这样，酒店数量庞大的低值易耗品就能处于监控之下，不至于因为失控而盲目购进而造成积压，加大了酒店的经营和管理费用，影响酒店的经济效益；也不至于因为心中无数而少购进某个品种而影响酒店的日常运作。

 §  严格控制各部门的库存量

 §    我强调必须根据酒店经营收支以及市场供应的情况对库存物资设置最高或最低限额，减少库存量，避免重复进货。对于滞用的物品则由仓库每月填写报表提醒使用部门，以避免物资变质浪费。同时，随着市场供应情况的不断变化，逐年压缩库存定额，以提高存货周转率。
§   购进的管理

§ 存货的购进管理

§一、 存货的购进采取“采购审批制”：

§1、流程（省）

§2、 对不同存货，采取不同时期申报计划：

§（1）日计划：指需购进的各种基础性原材料食品，由厨部、餐饮部于头一天预测第二天的需要量，据此拟定需求，在NC填制《请订单》，报使用部门负责人审核后，交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每天下午4:00-5:30。

§（2）周计划：指需购进的冻品、烟等，由部门或仓库申报，在NC填制《请订单》交采购部办理采购业务。申报计划时间为每周六下午。

§（3）半月计划：指需购进的干货调料，由仓库报计划，在NC填制《请订单》，仓库领班签字后，送交采购部办理正式采购业务。申报计划时间为每月1-5号和15-20号.

§（4） 月计划：指需购进的客房用品、印刷用品等，由各部预测该月需要量 (办公用品由行政办) ，并据此拟定需求，在NC填制《请订单》，送交采购部，并办理正式采购业务。申报计划时间为每月25-30号。

§3、 上述在NC填制《请订单》，采购部需核查需购进的物品在仓库中实有（包括可代用品）库存数量，并修改相应的数量。

§4、对需特别制作（指经营物品上需加注酒店的标识）的各种经营性材料及物品（如一次性餐具、纸巾、客房洗具、拖鞋、茶具等），原则上应采取招标的方式选择相对固定的制作供应商，签订定期的供货合同（除非因产品质量、结算价格及其他合作方面的原因需更换）及价格协议（按时间段）；每月末，各物料使用部门（指客房部、餐饮部和休闲娱乐部）根据酒店预计需要量拟定需求计划，在NC填制《请订单》交采购部办理采购业务。

§ 建立和完善酒店内部调拨制度 （省）

                                           三、仓库的管理

 

§一、酒店仓库及各部门实物管理责任人，对各库存的物品，必须按照物品的属性和具体物品的保存要求分类或专门存放，严禁将不同属性和不同存放要求的物品混存。

§二、库存实物的进库和发出，必须依据上述规定的程序和凭证进行，严禁无单、无手续的物品进库和发放；办妥物品进库和发放手续后，应及时依据相关凭证，登记实物库存卡，并定期（各部门实物管理责任人于每天下班前；酒店仓库库管每天对库存异动的物品，每三天对全部的库存物品）进行库存物品的账实核对盘点工作，发现差异，及时查明原因，予以解决，无法解决的，报财务部负责人处理；对超过保质期和有质量问题的货品，不得对外发放，并及时填制《质量问题物品报告表》（一式三联，一联仓库留存备查，另二联经财务部签字后一联留存财务部处理、一联返回仓库据此处理质量问题物品），经部门负责人审核签字，送交财务部稽核人员核实后，报财务部负责人处理。各实物管理责任人当所保管的实物库存接近或达到最低库存储备量时，应及时主动地向部门负责人或相关部门提出采购（领用）申请计划。

§三、各实物管理责任人在发放各物品时，必须严格按照“先进先出”的原则发放实物。

§先进先出：是指按照物品购进的先后顺序和物品保质期的短长顺序，进行物品的发放。即先购进和保质期短的物品先发放，后购进和保质期长的物品后发放。

 

                                         四、各部门具体规定：

§1、客房部：

§（1）对客房迷你吧的库存，各楼层服务员必须在客房卫生清洁时和客人需退房信息的第一时间（或接到前堂收银处电话通知客人退房结账的当时）及时进行清查盘点，发现住客饮用，及时通知前堂收银处入数；若客人结账后再返回房间拿取行李时，应由其楼层服务员主动开门和锁门，关注迷你吧的开启动向，以防止迷你吧酒水走数。同时，将各楼层迷你吧酒水的实际走数结果与客房部各楼层主管的绩效考核直接挂勾。

§（2）对需清洗的周转性物品（如床单、被套、浴巾等等），在移交给负责清洗的部门时，必须办理实物移交手续，同时，规定固定的送返时间（并界定超时送返责任，以免影响正常使用的周转），送返时，必须办理实物数量和质量的验收手续，如有出入，当面界定责任，出具书面证明，送交财务部处理；对超过规定时间仍未送返的，应立即催促，必要时，说明原因、报客房部负责人批准后，向酒店仓库增领该部分物品，待清洗部门送返后立即返还。

§（3）客房部实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决；同时，汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》，经部门负责人审核签字后，报送财务部。

仓库的管理

§2、餐饮部：

§实物库管于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决；同时汇总填制《本月部门物品领、用、存报告表》，经部门负责人审核签字后，报送财务部。

§3、厨部：

§处理同餐饮部。

§4、工程部：

§处理同餐饮部。

仓库的管理

§5、酒店仓库：

§仓库库管员于每月末扎账前，应对实有库存进行实物盘点，与对应的实物保管账期末结存实物数量进行核对，发现问题，及时查清解决；

§6、财务部：

§（1）财务部稽核人员应定期抽查酒店各仓库的实物库存是否与其实际账存数量相符；各项库存实物的管理是否符合相关规定，发放实物是否严格按照“先进先出”的原则执行；

§（2）每月末，财务部稽核人员应参与各仓库库存的实物盘点工作，一方面，核实库存实物的账实情况；另一方面，核查库存实物的质量（有无质变、过期产品）和各品种库存是否合理；同时，对各部门填制的《本月部门物品领、用、存报告表》列数据进行核实（依据平时收到的各进、出、领用物品凭证进行核对）和确认；发现问题，及时查明原因，界定责任，报财务部负责人处理。

§（3）财务部负责人收到各种报告时，应及时依据酒店的相关规定进行处理，或会同各部门负责人协商后，报酒店总经理处理。

 

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和配合。