一、网络对办公的重要性

      随着信息论的兴起，现代社会进入了一个全新的“信息时代”。网络为我们提供了许多各种各样的信息。我们足不出户便可以充分的了解世界各地的经济发展状况。对于办公室工作而言我们不能只是利用网络单纯的发发邮件，制作一下表格或者幻灯片，以及统计各类数据。我们应该学会利用网上传播的各种知识用它们为我们的管理和企业服务。企业要发展需要大量的信息动态，那从哪里来？从管理决策中来。那么作为以后的管理决策者我们应当学会从网上搜集各类信息为企业以后的发展做努力。运筹于帷幄之中！现在发达国家通过各类经济和政治信息的能力和速度已经达到很高的水平，大大加快了经济运行能力，提高了行政管理的效率。就办公室工作而言，由于采用了大量的先进通讯设备和信息交换处理设备，使办公室信息沟通的技术和手段有了长足的进步。办公人员每天的工作都必须围绕信息的收集、处理、传输、存储、输出和反馈进行。因此如何更好的建立高效能的办公室信息系统，使办公人员掌握最新、最全、最准确的信息，成为现代办公室管理工作的一个重要内容。鉴于网络对经济、社会所产生的巨大意义办公人员掌握一定的网络信息处理能力是必不可少的。

      二、信息时代秘书如何网络提高信息素养搞好日常工作

      网络为我们带来了大量的信息, 信息是现代社会的宝贵资源，随着社会的发展进步，信息的价值将不断飚升。正如世界著名未来学家阿尔温。托夫勒预言："谁掌握了信息，控制了网络，谁就掌握了整个世界。"信息时代的到来，给我国秘书工作既带来难得的发展机遇，又遇到严峻的挑战，迫切要求现代秘书必须努力提高信息素养，学会利用信息技术开展秘书工作，以提高为领导工作服务的效率和质量.

现代秘书的信息素养，是秘书人员在工作实践中根据组织内外信息环境的发展要求，自觉接受教育训练而逐步形成的对待信息活动的修养与能力，它是一个涵盖广泛的综合性概念。具体说来，主要包括五个方面：

      1、现代秘书的信息观念。信息观念在信息素养中居于先导地位，它关系到秘书人员对秘书工作信息的接受和理解。在心理学中，观念包括有早先知觉而来的感性形象的再现和由原初形象组合而成的新的观念总体，它是意识的基础。现代秘书的信息观念，是指秘书人员对信息的初步认识以及在秘书工作实践活动中形成的对信息价值的总体印象。比如，对待信息技术和信息工具的观念。秘书人员如何看待信息技术，如何认识信息网络的功能，这就是衡量信息观念先进与否的一个具体标准。据了解，大多数秘书人员认为，互联网和各种局域网既是一种新的认识工具，又是一种新的交流工具，还是一种新的生产力，秘书工作只有同网络结合起来，才能产生新的生机和活力。但也有部分秘书人员对信息技术有一种神秘感，对信息网络不感兴趣，甚至"老死不想‘网‘来".这就是信息观念上的巨大差异。目前，国际互联网已遍布我国城乡，上网人数已突破6000万，仍在以前所未有的速度迅速增长；我国大多数党政机关的信息网络已联通至县（区），大中型企业也建立了自己的信息网络，网上的秘书工作信息已达海量规模，多种媒体构成的信息资源均可以作为开展秘书工作的参考资料。如果秘书人员具备先进的信息观念，积极地了解网络，熟悉和使用网络，就可能主动地去利用，从而减少许多不必要的重复工作；反之，就会因为远离网络而对做好秘书工作一筹莫展。现代秘书良好的信息观念，本质上是在尊重知识、崇尚科学、终身学习、勇于创新的基础上，树立起来的"信息就是资源"、"信息就是财富"、"信息是领导决策的基础和依据"的信息价值观。

      2、现代秘书的信息意识。现代秘书的信息意识是指秘书人员对秘书工作信息的感觉、知觉、情感、意志等心理品质。它具体表现为对信息是否具有特殊的、敏锐的感受力和持久的注意力，简言之，就是秘书人员对秘书工作信息的敏感程度。现代秘书强烈的信息意识，首先表现为能够敏锐地感受社会信息的变化对秘书工作带来的有利和不利影响。无论现在或未来，秘书工作者和他（她）的服务对象——领导者，都生活在被信息包围的社会里，电话、文件、图书、报刊、广播、影视以及各种互联网络，每天都有成千上万比特的信息向我们倾泻而来。秘书人员具有强烈的信息意识，就会积极主动的挖掘、搜集、利用有利于领导决策和秘书工作开展的各种信息；敏锐地发现别人尚未注意到的信息，迅速而准确地找到事物的本质、问题的症结；善于从司空见惯的信息中看到差异，并能迅速选择和捕捉，达到发现早、挖掘深、效率高的境界。其次，表现为对领导决策信息和秘书工作信息的关注。现代秘书要像吃饭穿衣一样，每天都要读一读文件，看一看新闻，听一听广播，浏览一下网络，查找所需要的资料，并形成一种习惯性倾向；无论是对涉及领导决策和秘书工作哪个方面的信息都能自觉敏锐地察觉，并主动与自己所关心的问题、需要解决的问题联系起来思考，从而更好地开展秘书工作。

      3、现代秘书的信息能力。现代秘书的信息能力是指秘书人员在从事秘书工作实践活动中所应具备的对于秘书工作信息的搜集、理解、分析、处理的能力。它主要包括五个方面的内容：一是信息获取能力。秘书工作除了充分利用好组织建立的内部信息网络以外，还应建立并掌握自己常规的信息渠道，善于开发新的秘书工作信息资源，并及时、准确全面地获取所需的信息。比如，秘书人员要了解信息网络上有哪些秘书工作的站点、网页、栏目，通过哪些方法和渠道（包括工具软件）才能迅速进行查找与浏览；如何下载和保存这些信息等等。二是信息选择能力。信息时代，人们每时每刻都面对着滚滚而来的信息，信息垃圾、信息干扰、信息焦虑实难避免。现代秘书必须学会对其进行筛选和分类，以达到去粗取精、去伪存真、为我所用的目的；学会准确无误地识别、理解所遇到信息的含义，正确判断所搜集到信息的价值与意义，全面把握所获信息对领导决策和秘书工作产生的影响等。三是信息预测能力。这是一种较高层次的信息能力。它是指秘书人员在现有信息的基础上对未来的一种推断和预见。信息预测能力其实是对信息理解程度的一种能动反映，是在获取信息的基础上，对事物发展的理性判断，它对秘书辅助领导科学决策具有重要意义。四是信息处理能力。狭义的信息处理主要是指对信息的加工、开发、传输、存贮、调阅和吸收等能力。即对所感知、获取和选择的信息加工深、开发新、传输快、存贮厚、吸收广和调阅方便。具体来讲就是能对信息进行综合分析，整理排序，归类处理，充实秘书工作数据库；能对这些信息的意义与可靠性有进一步的认识，提出有针对性的对策和建议，提供给领导者参考。五是信息运用能力。秘书获取、选择和处理信息的目的是为了运用。信息运用能力是各种具体信息能力的综合体现，是指秘书人员在获取和处理信息的基础上，把自己的思想与见解融入其中，并通过恰当渠道将这些信息传递给他人，与他人进行交流、共享的能力。秘书对信息的运用能力，集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整性、连续性、针对性和有效性上。

      4、现代秘书的信息知识。信息知识是指关于信息的理论、常识和方法。现代秘书的信息知识，是指秘书人员对信息基本常识的了解，对各种秘书工作信息源以及信息检索工具、检索方法等方面知识的掌握。信息知识是信息素养的重要组成部分，信息知识的掌握程度，关系着秘书人员信息意识和信息能力的强弱。一般来说，秘书人员的信息知识应该包括三个部分：一是信息文化知识。即具有基本的科学文化常识，对信息概念能正确地理解和应用，对信息技术的发展和变化有一定了解，对信息文化的影响与走向有所把握。特别是对信息网络文化要能正确地理解。二是计算机和信息网络技术常识。现代秘书的计算机知识，应通过考试达到国家二级以上水平。信息网络技术知识主要包括信息网络技术的基本名词术语、技术功能、特点以及构成、应用等等。比如，信息系统数字化的基本原理；信息系统软硬件的内容、各自的功能特点等。三是一定的外语和法规知识。因特网上90%的信息是用英语来传递的。我们使用的计算机系统和应用软件，大多都是用英文编写的，Windows操作平台的基础也是英语。因此，要更好地表达思想、接受和了解新技术和新信息，就必须掌握一定的外语知识。另外，由于信息网络技术的广泛应用而产生的一些法律问题，也应引起秘书人员的关注。比如使用计算机网络要遵循我国现已出台的法律条文；使用各种数据与信息，要合乎国家的有关法规，尤其应严格遵守保密法规，防止失泄密问题的发生。

      5、现代秘书的信息道德。信息道德是指秘书人员在获取和使用信息过程中，应遵循一定的伦理规范。不得危害社会或侵犯他人的合法权益，能自觉保护他人的知识产权、隐私权等，也不得向领导者和有关用户传递各种不良信息。秘书人员的信息道德关系到其信息素养发展的正确方向。当前，信息传播媒体多种多样，有广播、电视、也有自由度较大的各种互联网络；有政府主办的各种媒体，也有民间自办发行的书报杂志。媒体的多样性使信息传播过程中不可避免地带有一定的主观偏见，虚拟空间交流的隐蔽性也可能会伴生一定的无政府状态，如果没有一定的道德约束，就很容易使人们在享受信息网络技术带来便利的同时，产生一些与先进的伦理道德相悖的现象。这就对秘书人员的文明程度、道德责任感等提出了更高的要求。高尚的信息道德是保证现代秘书信息行为正确性的重要保证。

      综上所述，现代秘书的信息素养具有十分丰富的内涵和很高的目标要求。秘书队伍是我国职业大军中一个特殊群体，由于职业的特殊要求，其信息素养也必然表现出一定的特殊性：一是与领导工作联系的直接性。秘书人才的信息素养是直接为领导工作服务的。信息是领导决策的基础和依据，秘书辅助领导决策，主要是通过为领导者提供信息来实现的。秘书工作者的信息素养如何，直接关系到为领导决策服务的水平的高低，其重要意义显而易见。二是信息视解的全方位性。秘书工作以辅助领导科学决策和协助领导科学管理为主要职责，而领导者管理的都是一个动态的大系统，涉及到政治、经济、文化、科技等各个方面，具有高度的综合性。因此，凡是与领导活动相关的信息，都应该成为秘书工作者关注的信息。这就要求秘书的信息素养相对于其他机关工作者来说要求更高，胸襟要更宽广，知识要更广博，视角要更开放。三是提高发展的动态性。信息素养是秘书人才适应信息社会发展要求，经过培养和训练而生成的一种修养与能力，它必然随着时代的发展变化而不断提高和发展，决非一劳永逸的。

      三、新时代网络对于秘书工作发展的要求

      信息素养概念的提出，使人们对知识经济的认识更加深刻，也引发了我们对秘书人才培养的重新思考。众所周知，科学技术的迅猛发展以及在秘书工作领导的广泛应用，使秘书工作的科技含量越来越高。21世纪的秘书工作，将是一个知识、信息高度密集的领域，秘书工作的信息化程度越来越高，与此相适应，对秘书工作者的信息素养要求也越来越高，客观上要求我们在培养秘书人才时必须重视提高他们的信息素养。在以往的秘书学理论研究、秘书学教材的编写和秘书知识的传授中，我们虽然加强了信息工作的内容，但现在看来远远不够。对"信息"概念的理解过于狭隘，对"信息工作"的解释大多停留在手工作业和传统经验的水平上，对秘书人员的要求仅仅是了解和掌握一般的信息知识，没有上升到"信息素养"的高度认识。从现实情况来看，我国秘书队伍信息素养的整体水平仍然不高。一是观念陈旧，思想不够开放。一些秘书人员对信息的价值认识不足，特别是年龄较大的秘书工作者，接受新事物比较慢，不了解信息技术的巨大优势，对信息网络表现冷淡，习惯于"文房四宝"等老套路，缺乏放眼世界的眼光和敏锐洞察信息的意识。二是一些单位机关信息网络基础建设水平偏低，使秘书人员没有机会学习信息新技术。三是秘书人员缺乏良好的科学文化基础知识和相应的培训。信息素养是与科学文化素养紧密相联的，没有一定的科技知识、文化基础知识、计算机知识，没有一定的外语水平，信息素养难以得到真正的提高。有些秘书人员一见到信息技术设备就发怵，一看见英文就头疼。知识的缺乏导致了思想和行动上的障碍，从而制约了其信息素养的提高。这说明，我国秘书队伍的信息素养，与信息时代的领导工作对秘书素质的要求有了大量的提高.

      秘书的办公生活中缺少不了电脑，秘书同时也要具备果断分清各种信息孰轻孰重的能力这就要求我们不仅更加努力的去学好网络与沟通中的信息处理能力还要具备比较深厚的计算机知识进行高智能化的办公。有人说多媒体与信息高速公路是推动人类进入信息时代的两个技术杠杆。网络的发展，尤其是国际互联网的出现将信息时代的社会细胞（多媒体计算机和掌握了计算机技术的人）连成了一体，实现了人类智慧的连网，并由此创造出全新的网络文化。

      信息技术的发展对人们学习知识、掌握知识、运用知识提出了新的挑战。由于计算机技术和网络技术的应用，人们的学习速度在不断加快，也就是说从数字处理时代到微机时代，到现在的网络化时代，学习速度越来越快，这要求我们日常工作也要适应新的特点和新的模式.更好的利用网络为我们的工作和学习服务是必不可少的。