上一周,王副校长向我索要近三年的麦可思公司为我们学校做的《社会需求与培养质量年度报告》电子版。
因为我是就业工作的负责老师,《社会需求与培养质量年度报告》是由我们就业指导中心牵头、第三方数据调查公司麦可思所做调查的成果。所以,王副校长需要这本问我要,找对了人。
因为我才接手就业工作,自己手里没有之前的文本,所以,一接到任务,我即请就业办一位老师办理。我清楚地交代,要把近几年所有麦可思公司为我们所做的报告打包,然后发给这位领导。
我相信大家的办事能力。布置完之后,我便没有再管。昨天下午突然想起此事,打个电话,问这位拍档是否把所要的材料发给了王副校长了。同事很自信地告诉我,已发给她好几天了。
我接着问,发完之后跟王副校长确认收到了么、或者说收到王副校长的邮箱回复了么。他有些迷茫地说,这个没有。
“马上请你跟王副校长打电话或者亲自到她办公室去问问,她收到了没有。”我叮嘱我的同事。一般来说,如果她在邮件上收到文件,都会有个回音的。没确认、没回音,基本可以表明,她压根没收到。
碰巧的是,今天早上一上班,我在楼梯口遇见了王副校长。我赶忙请问她,是否已经收到我们就业中心所发的麦可思报告。
她告诉我,这两天学校邮箱有问题,所以一直没有打开。她说她马山到办公室去查,如果没有,再给我电话。
在王副校长到自己办公室查看邮件的时候,我径直跑到我同事的办公室。我问他,昨天跟王副校长确认了没。他说,昨天下午去找她,她没在办公室。所以正准备马上再上去找她。
这个不错,执行力很强,行动很迅速。
我告诉他,不用再去找了,我刚刚已经跟王副校长确认,截至目前,她没有收到邮件。她现在正在查自己的邮件。我说干脆这样,赶快把资料打包发给我,如果王副校长确认邮箱没有收到,就由我直接用QQ发给领导好了。而且,我也刚好需要一份完整的资料保存。
果不其然,王副校长很快打来电话,告诉我她的邮箱里没有收到麦可思的报告。我马上把我同事发来的文件转发给她。QQ在线发送文件的最大好处是,接收的时候我们能看到,接收完毕我们也能知道。此外,接受结束之后还可以进行现场反馈。
当看到王副校长接收完文件、在QQ上发来“收到,谢谢”的时候,我心里松了一口气。到此为止,领导交办的事情,已算圆满画上句号。
作为一个职场人,势必要做一些工作,承担一些项目,完成一些任务。做这些工作项目任务,必须严谨、认真、负责、细致,一丝不苟。这是一个基本的职场原则,这也是敬畏岗位的具体体现。无论什么工作,哪怕是一个小小的任务,从头至尾就像环环相扣的链条,哪个环节出了一点点断裂,都会出问题。
仔细分析同事处理这件事情的过程,这里其实有两个问题值得注意。一个是及时告知领导,请他确认有关事项。就是因为发完邮件之后缺失了向领导本人告知确认这个环节,导致领导没及时查收,从而把这个原本的举手之劳的小事耽误了好几天。如果说时效性很强的事情,几分钟都耽误不得,别说几天了。因此,不能图懒省事,也不能想当然认为一定没有问题。第二是告知领导处理过程,请他放心。交给你一项任务,在完成了交办的工作后,一定要给交代你任务的领导以反馈,告诉他事情的完成情况,以免让他牵挂和担心。如果没有完成,中间有一些难处,也该及时告知领导,事情的进展情况如何,还有什么问题和困难,你准备如何采取措施加以应对,这样的话,一方面领导会给以指示和帮助,使得问题迎刃而解;另一方面,会让领导放心,而不会是让领导懵懵懂懂,毫不知情,提心吊胆。
所有的工作,只要接手了,都必须落实,这也是一份担当。不确认、不反馈、不落实,工作只能是逗号,就留了个尾巴,工作就可能没干完,可能有隐患,可能就会耽误事情,领导就会不满意。这是我们每个人都要力戒的。
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