主持会议的十大技巧

鸡蛋花：8月26日摄

 

快速决策已成为英特尔的企业文化，靠的就是高效率会议及高效率主持人。每一个新进员工都需要接受如何开会的训练，会议要事前准备、事后追踪进度与执行成效。而且会议室和电话会议频道需要预订并限制时间，这些压力在无形中就会提升开会的效率。需要特别沟通的时候，他们经常运用“一对一”会议，不只是主管对部属，部属也可以主动要求和主管一对一，甚至同事之间，都能透过这个方式处理工作上的问题。

 

此外，还有“开放论坛会议”，有高阶主管列席，不管是什么职位的员工，都有机会向他们直接反映问题或提出意见。主要让最高阶可以听到第一线的声音，而不是过滤之后的资讯。如此开放、自由的言论空间，鼓励人人都能提出有建设性意见，无形中也养成员工从工作中思考问题及改善方案的习惯。

分

“主持会议技巧”是主管必备的领导技巧，从自己主导的每一次会议开始，掌握关键诀窍，一次又一次地运用，最后团队绩效会说话。

 

1. 会议前，将开会重点思考一遍

 

   进入会议室前，先理清思绪，思考会议主题、目的、流程、与会人员、时间，提醒自己掌握重点，以让会议能有效地进行。

 

会前预备事项：

● 会议通知中载明议程及会议目的，以便与会者事先思考问题及解决方案。

● 邀请适当的与会人员。

● 会议开始先安排同仁进行简报说明，有助于聚焦讨论主题及范围。

● 主持人事先也先思考问题及可行的解决方案。

 

2. 开场白，简单扼要地说明会议的目的及流程

 

   为了让与会者建立共识，主持人要先将会议的目的和背景，以及流程的安排，清楚地向大家表明。

 

讨论议题安排顺序：

● 由容易到困难：让大家渐渐融入会议进行的节奏，不要一开始就接触不熟悉的议题造成挫折感。

● 尽量将重要议题排在上半段，以免重要的议题最后讨论不完，无疾而终。

● 由不尖锐到尖锐：将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感，再讨论尖锐议题，气氛才不会显得尴尬。

 

3. 鼓励人人积极参与讨论

 

   主持人可以采取轮流发言原则，让与会者有表达意见的机会，采取举手发言方式，若有人始终不表达意见，则应适时地以目光示意想听他的看法，让大家感觉被重视，并乐于奉献心力。

 

如何让大家愿意发言：

● 塑造会议和谐的气氛。

● 建立开放、包容、安全的讨论环境。

● 保持客观，对事不对人。

● 不以言立人，不以言废人。

● 设置暗椿，带动与会人员的热烈参与，造成抛砖引玉的效果。

● 主动出击，适时发问，塑造发言机会，且予以正向的肯定与鼓励。

● 有效的倾听与良好沟通。

 

4. 掌握会议讨论的气氛及流畅感

 

   会议气氛会因内容不同而异，如“脑力激荡”应以轻松气氛来激发创意。“决策会议”应准备完整资料，让与会者快速进入状况。主持人要能因“事”制宜，控制气氛。

 

   主持人应扮演引导、协调者的角色。主持人要引导讨论重点及方向，避免单项讨论时间过久，浪费时间；也要扮演协调者的角色，掌控会议的纪律及进度，避免发言离题或冗长，适时地提醒与会者，将重心拉回焦点。

 

5. 善用倾听及表达的谈话技巧

 

   倾听时，要能迅速攫取谈话重点；提问时，要清晰、具体，让大家的讨论聚焦于主题目的，并能充分提供看法，以达到集思广益的目的。

倾听的技巧：

 

   注视对方、不中途打断、询问不明之处、适当归纳、不任意表露情绪。

 

6. 及时处理会议不良行为

 

   不良会议行为犹如老鼠屎，会破坏会议的气氛与流畅性，如离题并谈话滔滔不绝、交头接耳或采取回避不谈的态度，主持人要及时制止，技巧性地导引到正轨上。

 

面对“离题并谈话滔滔不绝的人”对策：

● 兜一圈切回主题。

● 给予肯定再切断话题。

● 将离题的议题留置最后再做讨论。

● 请他做归纳或替他做归纳。

● 事先请将规则讲清楚。

● 发言限定时间。

 

7. 会议冲突时，以中立、客观的态度处理

 

   在会议过程中，一定会有正、反两方不同意见。主持人要保持中立、客观的态度，并对双方进行安抚、重申议事规则；冷静下来后，再让双方都有充分表达意见的机会，鼓励互换立场思考。

 

   看冲突的积极与消极两面：

面对冲突时，消极的制止不致于造成会议停摆，积极的面对冲突有时候可以凸显出问题，激发出新想法，主持人可以因势利导。

 

8. 汇整会议总结，责成专人完成会议记录

 

   主持人在会议结束前，要简单汇整出会议结论，并指派专人负责完成一份准确完整的会议记录，会后将会议记录传给相关与会者。

 

   开会精益求进小秘诀：

   在每次会议结束后，简单讨论此次会议的优缺点，并且逐项记录下来，并在下次开会前，先浏览上次的记录，避免错误重复发生，循序渐进改善会议缺点，开会就会越来越有效率。

 

9. 开会时间掌握越精准效益越高

 

   每一场会议都需要花费时间与金钱成本，长期下来会累积相当可观的成本，越有竞争力的公司，为了不耗费时间，越善于掌控细节，时间掌控越精准，效益越高。

 

   精准掌控会议时间的技巧：

● 会议要能准时开始，如果一开始觉得延迟10分钟还好，恶习一旦养成，就会持续恶化，导致原本准时的人也延后10分钟，大家都养成晚到的习惯。

● 会议结束时间一到，就以铃声提示，主席也要做结束的动作。

 

10. 建立会议追踪模式，由专人负责及完成期限

 

   建立会议后追踪模式，每项决议都要有负责追踪的人及管制程序，如有意料外的情况，要及时调整，以确保达成会议目的。

 

   会后专责追踪管控：

   会议的决议要指派专责执行人员及完成期限，专责人员需要多少资源，由谁支援，也要在决议记录说明，避免会后互相推诿，影响决议的完成。

 

   哪些集众会议不必开：

 

   告知或协调会议不必开

   除了需要集思广益、共同决策的会议外，其他告知与协调的会议，尽可能采用其他方式执行，以节省自己与他人的时间。告知性质的会议，可改用电子邮件或内部公文传递取代；协调性会议可以与个别单位主管讨论后，再发信传达相关单位。

 

   可以运用电子通讯设备的会议

   遇到非位于同地点办公室的会议，若即时通讯软体或视讯会议也能达到开会效果，可取代集众会议。

 

   可以直接委派和授权的事情不必开会

各部门年度计划内的工作项目，在不脱离原定计划的范畴下，可授权负责单位直接执行，不需要每次都重新开会。

 

 

摘自：《管理杂志：主持会议的十大技巧》

李宜萍                  撰述