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在Excel中，为什么提示“选定区域不能分组”？

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如图 6‑16中左图所示为客户存货信息汇总表。为方便显示每位业务员按月份分类的存货金额，需要将日期按月份自动分组，可是在为日期分组时弹出如图 6‑16中右图所示对话框。为什么提示“选定区域不能分组”，如何才能为该数据透视表中的“日期”设置分组呢？

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→ 解决方案1：

“选择性粘贴”后，将数据源中的“日期”列设置为日期格式。

操作方法

步骤1        如图 6‑17所示，单击数据源外的任一空白单元格→按组合键。

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步骤2        如图 6‑18所示，选中“日期”列→“开始”选项卡→“剪贴板”组中的“粘贴”下拉按钮，打开下拉菜单→“选择性粘贴”。

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步骤3        如图 6‑19所示，弹出“选择性粘贴”对话框→勾选“粘贴”组中的“数值”选项按钮，勾选“运算”组中的“加”选项按钮→“确定”，完成选择性粘贴的设置。

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步骤4        如图 6‑20所示，单击“开始”选项卡→“数字”组中“数字格式”下拉列表框中选中“短日期”。

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手动刷新数据透视表两次后，即可为“日期”字段设置按“月”分组，分组后的数据透视表如图 6‑21所示。

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→ 解决方案2：

通过分列将数据源中的“日期”列设置为日期格式。

→ 操作方法

步骤1        如图 6‑22所示，选中“日期”列→“数据”选项卡→“数据工具”组中的“分列”按钮。

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步骤2        如图 6‑23所示，打开“文本分列向导”对话框→“完成”。

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步骤3        如图 6‑20所示，单击“开始”选项卡→“数字”组中“数字格式”下拉列表框中选中“短日期”。

手动刷新数据透视表两次后即可为“日期”字段设置按“月”分组，分组后的数据透视表如图 6‑21所示。

→ 原理分析

本例中选定区域无法分组的原因为日期格式不正确。虽然显示结果与日期相同，实际上并非Excel默认的日期格式。通过选择性粘贴或分列的方法将单元格区域的内容转换为数值，并通过设置单元格格式将其显示为日期，两次刷新数据透视表后，即可对“日期”字段实施分组。

※选定区域不能分组的原因※

实际上，在数据透视表中选定区域不能分组的原因很多，大致如下：

●    数据类型不一致导致组合失败。

如某一列为日期格式，其中部分单元格为数字（或文本）格式，那么，刷新数据透视表后也无法对该字段实施自动组合。

当某一列为日期，其中部分单元格为其他日期格式或者为时间格式，均不影响自动分组。

在Excel 2007及以前版本中，当数据源引用整行（或整列）或某一列中存在空白单元格时，数据透视表对应字段因为数据类型不一致会导致组合失败。在Excel 2010中，引用空白单元格将自动忽略。

●    日期格式不正确

如本例，虽然是日期，但是从其他系统导入后并非Excel识别的日期格式，因此无法对日期字段实施自动组合。参考解决方案如下：

1、查找日期列中的“-”，并替换为“-”。

2、选中日期列，通过分列的方法得到Excel可以识别的日期格式。

设置日期列为“日期”格式后，即可在数据透视表中自动组合。

●     透视表本身引用区域失败

当数据透视表中的数据源被删除或引用的外部数据源不存在时，数据透视表引用区域会保留一个失效的数据引用区域，从而导致分组失败。

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