做PPT就应该这样“偷懒”！

文/郑少PPT

本文系作者授权“清南”发布

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做PPT就应该这样“偷懒”！




今天郑少就把做自己平时做PPT的“偷懒”技巧分享给大家。


主要从思维层和技术层两个方面进行分享。

既有道理也有方法，让你Get够。

一、思维层

对于思维层主要从内容设计和PPT演讲两个方面分享一下。

1、利用金字塔结构设计PPT

什么是“利用金字塔结构设计PPT”呢？

其实就是自上而下的结构关系，看一张图你就明白了。


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郑少做PPT的时候会将这个结构先设计好。

先做整体的框架内容，然后再到PPT里进行排版设计。

再举个【工作总结】的例子，看一下。


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这样做完后，结构十分的清晰，当内容整理好之后。

就可以在PPT里进行设计了。


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始终要遵循这个【金字塔】结构，同时从整体到局部，再从局部到总体。

也就是“总分总”的结构化思考模型。

怎么样，这个“偷懒”的办法是不是很不错。

2、快速掌控PPT演讲的技巧

做完PPT你总该要讲吧！

但是讲PPT又该怎么“偷懒”呢？

郑少总结了三个职场上讲PPT的套路。

1）大的演讲场合的三段论

这个三段论，即容易记讲起来又很清晰。


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比如老板让你出去为公司做一次品牌宣传。

如果讲小了显得没实力，讲大了吧又显得吹牛。

那么就可以从这个三个方面着手准备，同时用事实和数据进行讲解。

2）公司演讲：“三步法”

又快到年终总结了，你有没有想过该怎么讲个故事。

来结束一年的辛勤工作呢？


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对就用它，比如感谢公司的支持、同事的帮助、合作方的支持。

回顾这一年的经验、不足、解决、成绩。

愿景方面就是来年的发展、规划。

用这“三步法”在结合你的PPT，绝对是完美的组合。

3）汇报型演讲

比如公司要做一个大的部门汇报。

你就可以从下面这几个方面入手。


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你做的是什么，出现了哪些问题，怎么解决这些问题，得到的结果是什么！

按照这个顺序，会让你屡试不爽。

PPT也设计好了，讲也讲了，有没有更实在的“偷懒”技巧呢？

有，下面郑少跟你分享一下。

二、技术层

技术层的“偷懒”技巧，是郑少最拿手的。

不过这里也是有逻辑可循的。

1、用数据讲故事

数据在PPT里是很常见的也是很重要的一部分。

但是大多数都只是为了用数据而使用数据。

举个例子。


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如果让你做这份带有数据的PPT。

或许你会做成下面这样。


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其实这里面有一个数据的包含关系。

经过郑少的分析之后，却做出了下面这样的。


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再比如这个数据你又该什么设计呢？


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或许你会做出下面这样的效果。


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经过分析之后，这里使用一种对比趋势，才能更好的表达这份数据的意思。


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折线图数据是不是比上面的柱形图数据清晰了许多，很直观。

那么这个折线图是不是需要从新设计呢？

不需要，这里有个偷懒的技巧。


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选择柱形图，然后点击【设计】—【更改图表类型】—【折线图】。

这时你就会看见【折线图】了。


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但是数字却遮挡在柱折线图上，总不能一个个拖拽吧！

这里还又有一个偷懒的技巧。


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选择数字之后，右击鼠标【设置绘图区格式】—【系列选项】—【标签位置】—【靠上】。 

同理，下方的数字也是这样的操作。


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那么对于这个用户订阅调查的数据是怎么得到的呢？

这里推荐一个在线表单工具：金数据。


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使用金数据即可获得。

金数据很强大，而且还有部分的免费使用体验。

下面举个例子你就知道有多强大了。

找到一个符合自己的表单模板，如果文案不符合还可以进行修改。


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当一切做好之后，就可以发送给用户进行调查了。

只要有用户填写，数据就会实时上传。


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同时会生成一个用户填写的详细Excel表单。

然后再点击【报表】，还可以实时看见数据的详细分析。

简直让你爽到爆表。


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同时你还可以切换不同的图表类型。


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至于好处郑少就不多说了，谁用谁知道。

下面还有很多的“偷懒”技巧，跟郑少来！

2、母版里的版式

还记得上面做的这份PPT模板吗？


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对于过渡页和内容的标题栏，你是不是都是一个一个设计的。

这样效率太低了，看郑少怎么偷懒的。

进入母版之后，直接将色块放在那里。


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然后关闭母版，直接切换版式，其他过渡页也是同样操作。


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你会发现每页过渡页都被添加了色块。


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同理，内容页的标题栏也是同样的设计。

注意标题的文字需要使用占位符完成。


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设置好之后，就可以切换内容页的版式了。


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这种方法简直就是偷懒者的最爱。

3、Excel表格偷懒到PPT中

有时我们需要将Excel表格的数据输入到PPT中。

总不能一个一个输入吧，教你一招偷懒技巧。

举个例子看一下。


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那怎么才能将Excel表格转到PPT中呢？


郑少跟你分享一个比较厉害的技巧。

第一步：首先在PPT中插入一个表格。


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第二步：其次在Excel表格中按【Ctrl+C】复制数据。


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第三步：然后再到PPT里直接按【Ctrl+V】复制到插入的表格中。


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第四步：最后选择表格，点击【设计】和【布局】进行调整。


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再看一下最后修改之后的效果。


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然后再稍微调整一下，让你大开眼界。


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要是感觉背景的使用还是不好。

这时可以将背景直接去除。


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4、动画的酷炫偷懒设计

对于PPT中的动画也可以偷懒。

而且使用一种动画效果就会让你很满意。

看一下。


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这种弹性动画是不是很舒服，怎么做的呢？

很简单，看一下。


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你或许会问了，是不是每个圆形都要重新设置动画呢？

这里有偷懒的工具，【动画格式刷】。


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点击已经设置好的动画圆形，然后再点击【格式刷】。

当出现刷子时，既可点击其他的圆形了，这样每个圆形都被添加了相同的动画。

5、快速工具的设置

你要是细心会发现郑少的PPT界面，多了一栏工具。


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这个“偷懒”工具栏郑少屡试不爽。

怎么设置的呢，其实很简单，却能提高工作的效率。


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怎么用呢，郑少给你举个例子。

比如进入母版，直接点击设置的【快速访问工具】即可进入母版。


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包括主题色、对齐、裁剪工具等都可以快速使用。

6、一个做PPT的神器

这个神器就是郑少经常使用KOPPT。

绝对是“偷懒”的好法宝。

举个列子。


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这个文案看是很单调，在KOPPT找一个符合主题的图表。

整体就会立马高大上起来。


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找到之后直接替换内容，主题色什么的都不要问，会自动变色。


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是不是很爽。

7、转换图标的霸气软件

一提到图标，你肯定就会想到阿里图库。

没错，这次你不用在使用Ai打开了。

郑少给你介绍一个“偷懒”的软件，LvyhTools。

举个例子。


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在阿里图库下载一个图标，必须选择SVG格式。


下载之后使用LvyhTools打开。


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这时就可以将下载的SVG格式的图标打开了。


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或许你不敢相信，于是郑少对图标做了大小和颜色的调整。


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你以为这样就完了吗？

还记得上面的Gif动画吗？也是使用LvyhTools做的。


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这个霸气的软件还自带录制功能，更多好玩的等你去发掘。

好了，希望今天的偷懒方法在工作之中能帮助你。



来源邀稿：郑少PPT（简书）



作者简介：PPT偏执狂，热爱分享，喜欢写作。公号：PPT达人秀，专注帮助职场新人快速学好PPT。

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