如何轻轻松松修改论文格式？

文/雅客先生

本文系作者授权“清南”发布

比起PPT，我们可能使用Word会更多，因为在内容不多的时候，只需要录入些文字，排版也不用很复杂。

可一旦要进行长文档排版，特别是像写论文、手册这类有排版要求时，相信很多人都是要给这个软件跪了。

■ 某个字体怎么就是对不齐！

■ 怎么去掉封面和目录的页码！

■ 插入图片怎么文字也变位了！

天啊，宝宝已经已经开始怀疑人生了。

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针对以上大多数人排版困难的现状，雅客今天从写论文的角度，来跟大家分享一下如何快速高效地进行Word排版！

学会这些方法，长文档排版简直不能太轻松了！

一、操作步骤

明确一个科学的操作步骤，是提高效率的关键。在进行论文排版的过程中，我们一般采取下面的排版顺序。

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至于我们为何要按这个顺序来操作，看完整篇文章之后，相信你就能明白其中的意义。

而我们接下来的内容，也是采用这个顺序，来进行讲解。

二、设置页面布局

对整个文档进行页面布局，是我们进行论文排版的第一步。而很多学校或者单位，对文档的尺寸都有要求。比如说下面这个

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这是一份论文的页面尺寸要求，那我们如何进行设定呢？

第一步，先点击菜单栏中的布局，然后会看到一个页面设置，点击其右下角的三角形。

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接着会弹出一个页面设置的对话框，我们就可以对文档页面的上下左右边距和纸张大小，方向进行设置。

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三、设置字体段落样式

为了之后录入文字方便，我们也是在一开始就可以设置好所要用的字体和段落格式。

点击菜单栏中的开始，会看到右边有个样式库，点击右下角的三角形，我们新建一个样式，作为我们的正文格式。

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创建样式，给它起一个名字，可以叫论文正文，也可以用默认的样式1，之后按确认。

把鼠标放在新建的样式上，鼠标右键，选择修改，就可以对段落和文字进行系统设定。

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点击上图左下角的格式，就可以对段落和字体进行设定。比如要求正文字体为小四号宋体，英文为小四号Time New Roman，可以如下设置。

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段落也是一样。比如首行要空两个，可以设置首行左缩进2个字符，这样就不用每次都敲空格。行距一般来说是设定为1.5倍行距。

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四、设置章节样式

长文档还涉及到很多标题，如果我们每次到标题都重新设置格式、编号，就很麻烦了，借助样式工具，我们就可以一键设定，大大地提高效率。

这一次，我们就可以不用新建样式了，可以直接用系统自带的样式。修改的方法同上，把鼠标放在相应的样式上，鼠标右键，修改。

如果我们想它自动生成编号，就需要点击“格式”，选择“编号”进行相应的设定。

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我们同样可以利用编号工具，来帮我们生成。

选择定义新编号工具，在弹出的对话框中在默认的数字前后分别输入“第”和“章”字，设置好字体，按保存。即可实现自动编号的效果。

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注意，中间的数字是系统的编号，所以是不能删除或者修改的，只能在其前后加内容。

另外，系统由于不想一次显示太多的东西出来，所以把部分样式给隐藏了，点击样式右下角的三角形，选择管理样式，推荐，就可以显示出来。

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设置好之后，我们就可以套用这些样式到我们的标题上。然而在套用的过程中，有两点是容易出问题的。

第一，标题后面的样式没有设置为之前我们设置好的“论文正文”的样式。这样我们按回车键之后论文正文的格式就不是我们之前设定的格式。

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第二，设置好的编号标题前面出现黑色的点，不知道如何去掉。

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去掉的方法是，把鼠标放在标题上，右键设置段落格式，选择换行和分页，分别把与下段同页和段中不分页前面的勾去掉。

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五、图片图表自动编号

在写论文过程中，我们或许需要插入一些图片或者图表，而当图片或者图表数量增多时，采用手动添加就比较繁琐了。

那这时我们就可以利用题注给图片、图表、公式进行自动编号。

在菜单栏选择引用，再点击插入题注，会弹出下面的对话框。

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由于系统默认的标签只有3个图表，表格和公式，所以如果是图片的话，需要新建一个标签。

默认的题注只有序号，没有章节号，如果需要添加章节号，可以通过编号，在包含章节号前打钩。

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之后，把题注复制到其他图片下，编号对不上了，可以通过更新域，来自动更新图片的编号。

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六、快速生成参考文献格式

参考文献格式复杂，且每引用一篇文章，就要加上一条，如何通过一些工具，实现快速设置。

第一步，参照章标题的列表设置方法，自定义参考文献的编号。

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点击菜单栏上的编号库，在下拉的菜单中选择定义新编号格式。然后在“1”的前后分别加上方括号。

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第二步，利用文献生成工具，快速生成文献集。这里提供两种方式。

参考文献格式生成器

http://cite.readpaul.com/

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把引用的文献信息填充上，就会自动生成参考文献格式，如果格式与要求的不符合，稍微调整一下便可。

百度学术

http://xueshu.baidu.com/

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在百度学术上直接搜索引用的文献标题，点击下方的引用符号“<>”，即会出现引用的文献格式。

把生成好的文献复制到参考文献处，添加自定义好的编号，生成文献集。

七、设置页脚和页眉

通过双击文档页眉的部分，就可以进入到页眉页脚编辑区。

点击左边的“页眉”，我们可以通过内置的一些页眉模板，生成文档的页眉。

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把需要的信息录入之后，如果对页眉字体有要求，可以通过菜单栏中的一些设置，对页眉的字体进行格式修改。

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在页脚通常是要设置页码，可如何让页码从某一页开始，一直是困扰大家的难题，下面我就来讲一下如何让页码从某一页开始。

在需要设置为正式第一页的上一页文字末尾，点击菜单栏上的布局，选择分隔符，再选择分节符中的下一页。

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点击正式第一页的页脚，通过内置页码模板，添加页码，这时候会出现一个问题，就是页码不是从一开始的，我们可以修改。

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选择设置页码格式，在起始页码的位置处把数字改为“1”，那么页码就能从“1”开始了。

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这时候你会发现前面几页也出现了页码，你不想让前面几页出现页码，这时候就把正式第一页的页脚，取消链接到前一条的页眉。

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之后就可以把前面几页的页码给删掉，从而也不会影响到后面的页码了。

八、生成自动可更新的目录

在菜单栏中选择引用，点击目录，选择自定义目录。就会弹出下方的对话框。

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第一个，先把使用超链接而不使用页码这个选项前面的勾去掉。

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第二，如果你想制表符前面的导符是居中的，而不是偏下对齐的，要选择下方的导符。

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第三，如果你不想显示那么多级的标题，那么可以通过“显示级别”来进行设定。

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第四，如果目录对格式有要求，可以通过点击两个修改，来进入到字体格式的修改界面。

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修改完成后，我们点击确定，就能自动生成目录。而且如果你下方的标题有所改动，只要点击更新域，目录的标题和页码也会相应改过来。

以上就是格式修改的全部内容，制作这样的教程很繁琐，但还是觉得一步一步带着来操作比较好懂，希望你们看完后觉得有帮助。

来源邀稿：雅客先生

微博：雅客先生V    公众号：雅客PPT（YaKeppt）

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