高效搞定工作型PPT，表格如何美化？

文/小巴

本文系作者授权“清南”发布。

 

通过本文你将学习到：

在工作中给别人发送PPT，有什么需要注意的？

工作中修改PPT的原则？

 

 

今天的修改案例是一篇读书笔记PPT，作者 @哇答西哇L，这个作品非常好，修改了两稿就过关了。

作者在前期交稿发邮件时犯了2个小失误，这也是很多人在工作PPT中常犯的： 

 

❶ 没有嵌入字体，效果大打折扣

由于字体没有嵌入，我看到的其实不是作品真正的效果。

这个很多人常犯，小细节。PPT如果使用了特殊字体，在发送给别人之前，要嵌入字体或另存为图片版，保证他人查看效果。

 

❷ 没有考虑具体的播放环境进行排版 

例如，左侧的标题居中对齐可能不是很合适（两端对齐为宜，因为书封面是竖排版，而本页是放左侧），例如有些页面比较满，下面会具体讲。

 

好，那这就是我们就讲的第1个问题：

发送PPT的注意事项

 

❶ 接收方查看方式

接收方将使用手机、平板还是电脑进行查看？

 

用美图秀秀等拼图软件拼个预览图，直接在邮件中插入图片，不需要下载PPT文件即可查看效果。会不会更方便？

 

尤其是前两种设备，受限于设备，编辑操作不便捷，在邮件插入图片更方便预览。

 

 

❷ 传送方式

a.有些人选择用QQ离线发送，但这不是个很好的方法。一来不好接收，二来不方便查询，很容易被遗忘。

 

b.现在微信电脑版也可以发送文件，但发送之前必须确认，对方是否也是电脑登录，否则下载编辑也不方便，并且有文件大小限制。

 

c.使用邮箱发送一定是最稳妥的做法，记录随时可查询，不会丢失。

但发送时需注意确认，源文件会不会太大，超过邮箱可接收的范围？是否更换为网盘链接进行发送。

 

❸ 文件管理

a.文件名要清晰，保证对方下载后可以直接地了解到是什么文件。“演示文稿1.pptx”这种文件名，应该直接扔进回收站。

 

b.用的字体是不是通用字体，是否需要一起提供字体文件？

 

❹ 设计

动画太花哨？排版太杂乱？配色过于花？

——这些其实都要考虑

 

注意细节，让别人查看起来更舒服！这也是专业范的体现。

 

好，之前是小细节，或者是一开始就要考虑的问题，那下面以一页修改为案例，再现一个单页PPT修改过程和思路，带表格的页面如何修改。

 

作中PPT修改原则

又快！又好！

【原稿分析】

❶ 感觉还不错，就是四种字体、不统一。这个简单调整即可解决。

❷ 重点不太突出，怎么办？用色块法分析一下排版：

发现其实左下角的部分属于注释类，可以缩小，靠拢，修改一稿后：

使用对齐、聚拢的排版原则修改后二稿，似乎好了一些，统一了字体，修改了配色，但还是有些左右不平衡的问题？

 

【二稿分析】

用色块法分析一下排版：

本页的内容，可以按照红框分成三大块，那么右侧的表格部分，应该是本页的重点，需要突出，怎么办？——扩大重点内容的区域，改成上下版式，平衡排版。到这一步，基本上就可以发稿了。（发布稿是三稿效果）

 

那还能不能继续完善？

 

——能，有群友就提出，可以继续改，比如这么改：

继续升级的表格容纳了更多内容，但技术操作也增加了一些难度。

 

看上去只是表格加了一行深蓝色的部分，但工作PPT修改的有一个注意点：不要给别人带来太高的修改难度。

 

这页修改的操作挑战是——如何调整表格的框线、底纹、背景填充？

 

这个看似简单的操作，其实不容易哦。

 

比如很多人会问为什么鼠标变成了笔型，该怎么用？

 

下面就用图来全说清楚~

提示，注意按步骤顺序操作~

 

 

总结一下，这页PPT的修改，一方面是常见的细节，另外就是版式和表格的美化。

 

一般来说，工作中的PPT修改要求是不删改素材。那我们就必须要对原来的素材合理地进行位置、大小、颜色的修改。

 

——不能删一个字，不能改一张图，但就要变成高大上！同时，要又快！

 

这个案例修改，从收到到修改完成，10分钟搞定，搞不定就算不及格！

 

学好PPT，最重要的是先动手，其次是需要不断的完善和修改。

 

来源邀稿：幻方秋叶PPT

公众号：幻方秋叶PPT

 

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