一位PPT发烧友，分享一系列相见恨晚的 PPT 知识（自带功能篇）

文/邵云蛟（知乎）

本文系公众账号“旁门左道（pangmenzd）”授权发布

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作为一个资深的PPT发烧友，让我带你们见识一些足以让你相见恨晚的知识，希望给各位增加点人前装逼的资本！

PowerPoint作为一款备受欢迎的办公软件，很多用户只是知道常见的一些基础功能，而更深层次的功能，我估计90%左右的人都没接触到。下面就看我一一介绍，请注意，常见的就不说了哈！

1，咱们就从“开始”说起。

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1.1 【替换字体】

指一键将A字体替换为B字体。

当我们做了一个PPT，里面正文用的是宋体，但做好之后，我们觉得，正文用微软雅黑更好一点，我们 点击【替换字体】，即可一键替换文件中所有宋体，变成微软雅黑。 试想，如果没有这个功能，你要白费多少力气才能全部替换？

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1.2 【自定义设置默认字体】

指我们将输入的文字字体默认为其他字体，而不是系统默认的宋体。

举个例子，当我做一个PPT时，我会挑选字体，比如某一个案子，我选择了标题使用华康丽金黑简体，正文使用黑体。但大家都知道，系统默认的字体是宋体，如果我想使用黑体，我有两个选择：一是去替换，这是事后干预。

二是直接开始就把黑体设置为默认的正文字体，这是事前干预。

PPT中的设置默认文本框功能，就是这个作用。

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1.3 【PPT图层】

指PPT中单个页面中所有元素的层级关系。

很多人只知道PS有图层，但很少有人知道PPT的图层吗？这个图层有什么作用呢？

大家都知道，当某一页PPT元素过多时，我们编辑起来会很麻烦，知道了图层的概念，我们就可以分层编辑，暂时不需要编辑的层可以选择隐藏。点击【 选择 】就能看到这个功能。

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举个例子看一下：假如我们需要在一页PPT中同时编辑这么多图片，我们可以打开选择窗格：

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对最上面的那张海报进行编辑时，我们可以先把其他的海报暂时隐藏起来，等首层的海报编辑后，再把这一层隐藏，第二层打开。

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另外，当我们动画插入过多的时候，同样可以采取这个方法进行操作。

1.4 【格式刷增强版】

指复制一次格式，同时为多个文本框刷出指定的格式。

那普通的格式刷是什么呢？选择一段文本框，点一下格式刷，为指定的文本框刷出格式，然后格式刷效果消失，如果想继续为另一段文本框刷出格式，需要循环上面的操作。

但格式刷增强版就不用担心这个问题了。如果你想同时为多个文本框刷出同样的格式，只需要选择一段文本框后， 双击格式刷选项 ，然后你就可以任性的给N个文本框刷出同样的格式了！

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2，接下来说“插入”里，都有什么让你相见恨晚的知识。

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2.1 PowerPoint自由截图工具

指在不用链接网络的情况下，自由截取屏幕画面。

你常用的屏幕截图工具都有哪些呢？QQ？微信客户端？第三方截图软件？好像没了吧，但你要知道，那些工具一般需要联网才能使用，那么如果你电脑未联网，你要怎么截图呢？也许， 你可以试试PowerPoint自由截图工具。

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2.2 利用SMARTART来排版图片

指将图片插入至smartart，快速实现排版效果。

图片排版和图文排版一直是很多人头疼的地方，怎么对齐？怎么排版？一直是个难解，如果你不追求太新颖的排版方法，你可以试试【 插入SMARTART 】。

比如，我们想做瓷砖风格的图片排版：

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我随便找了几张图片，看起来很整齐吧：

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或者像这样的：

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2.3 插入对象

指在PPT中插入PowerPoint无法输入的元素，对象包含绘图工具，数学符号，EXCEL等。

先给我们伟大的人民教师谋个福利，尤其是数学老师。当我们想在PPT中插入一些数学符号时，该怎么办呢？有些人说可以【 插入公式 】：

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但这个公式数量不多，如果我们想插入其他公式或特殊符号怎么办呢？你可以试试【 插入对象 】，别想歪啊，我看评论去已经有人淫笑了。比如这个：

记得是Microsoft 公式 3.0，还可以勾选右边的显示为图标。

让我们插入个特殊符号试试，如

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知道了这个方法，老师们就不用在网上复制粘贴别人的公司再来修改数字了。

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当然，【 插入对象 】中还有个很强大的东西，叫绘图。如果我们想在PPT中插入一个手绘的图片，我们可以直接点击【插入对象】，选择Bitmap image，就可以直接在画板上作业了。

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2.4 【音频录制】

指录制声音文件。

OFFICE之所以强大，还表现在强大的音，视频处理方面，先来说录制音频方面。

说个常见的场景吧，我们知道，PPT毕竟是配合演讲使用的辅助演示工具，当我们想把做好的PPT文件发给别人时，我们 对PPT文件的解读如果能同时附带在里面，就会更好一些，这样别人不仅能边看PPT页面，边听我们对PPT页面内容的解读。 那【录制音频 】就很好的解决了这个问题。

另外，还有很多人把PPT中的录制声音当做一个录音机来用也是不错的选择。

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2.5 【录制视频】

指完成电脑视频画面的录制。

如果我们想在PPT中插入一段视频，而视频却不能从网络上下载下来，那怎么办呢？这时候就要用到【 录制视频 】的功能了。

选择录制视频播放窗口的大小，开始录制，直到结束，然后插入到PPT文件中。

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3，我们说说“切换”里面有哪些令人相见恨晚的知识。

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3.1 【设置自由换片时间】

指对PPT中页面切换方式的设置，包含自动定时换片和手动换片。

当我们想让PPT某些页面自动播放，有些页面手动播放，该怎么办呢？你需要对相关页面【 设置自动换片时间 】。

如果想自动播放，就【设置换片时间】，如果想手动播放，就选择【点击鼠标时】。

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4，接下来说说“幻灯片放映”里面的东西。

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4.1 【设置幻灯片放映】

指对幻灯片放映方式的选择。

我们的幻灯片放映默认是全部，这里你可以修改为从X到N的页码，注意，页面必须是一个区间。

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但有些时候，你想挑选某几页幻灯片来放映，如我想播放第1，4，5页，其他的都不播放，该怎么办呢？

你需要【 自定义放映 】，但这个按钮正常情况下是不能勾选的。

你需要先在这里设置下：

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然后，这里就可以勾选了。

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4.3 【一键去除幻灯片所有动画效果】

指幻灯片动画效果不在放映时出现。

这里还有一个神技能， 99%的人都不知道 ，当你做了一个PPT时，里面设置了很多的动画，但老板说，A客户不想看动画，B客户想看动画，虽然坑爹，但很多时候就会这样。放在以前，你肯定需要一页一页的删除动画，那么我教你一招，【放映时不加动画】：

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4.4 【使用演讲者视图】

指幻灯片放映时的视图效果。

当我们在台上演讲时，一般而言，无论是投影屏幕还是电脑，显示的都是本页内容，那下一页是什么内容怎么看到呢？

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实际效果就是这样，左边为当前页，右边为下一页：

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5，让我们来看看“审阅”内都有什么值得惊叹的东西。

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5.1 【翻译工具】

指将A语言进行自动翻译为B语言。

我们做PPT时，经常需要用到英文，那一般而言，很多人都是打开某些翻译网站，输入中文，翻译成英文，这个方法有点慢，我们可以使用PowerPoint自带的【 翻译工具 】。

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5.2 【幻灯片文件合并】

指讲A幻灯片的所有页面原封不动的插入到B幻灯片中。

这里要用到审阅中的【 比较 】功能。

这个功能主要应用场景是，我们想把一个PPT的所有页面原封不动的插入到另外一个PPT中。看个例子：

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把一个PPT插入到另外一个PPT后的效果：

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6，再来看看“视图”里的一些知识。

6.1 【形状对齐时显示智能向导】

指在对齐形状时，软件自动出现智能参考线，帮助完成对齐。

我们可以选择【 显示 】中的【 形状对齐时显示智能向导 】，勾选开启后，我们再对齐形状时，就会自动出现智能参考线。

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7，最后，让我们看看“文件”里都有什么知识。

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7.1 【保护演示文稿】

指对文件进行保护，防止他人进行修改。

有些时候我们做完一份PPT后，为了防止文件被修改，我们可以对文件采取相应的保护。

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7.2 【检查幻灯片兼容性】

指检查幻灯片文件在各版本中的兼容效果。

有时候我们电脑上制作PPT用的是高版本的PowerPoint软件，如13版，但演示用的电脑上可能是低版本的PowerPoint软件，如07版，那么我们做好的文件都会出现什么问题呢？我们可以【 检查兼容性 】，这样就能够提前发现一些兼容性导致的问题了。

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7.3 【增加操作撤销次数】

指修改PPT误操作的次数，默认为20次，最高可修改为150次。

PowerPoint有一个撤销编辑的功能，当我们做了某些错误的操作时，可选择撤销，但默认智能撤销20次，我们可以修改为最高150次。

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在【文件】，【选项】，【高级】中，我们可以修改：

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7.4 【嵌入特殊字体】

指将幻灯片中的特殊字体嵌入到文件中，防止文件转移后的字体丢失。

当我们做PPT时，我们可能会用到一些特殊字体，但别人的电脑上没有这个字体的话，那做好的文件中的特殊字体就会默认变成宋体， 那我们可以将字体嵌入到PPT中。

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7.5 【保持幻灯片中图片的质量】

指我们对幻灯片中插入的图片不进行压缩处理。

当我们在PPT中插入图片时，会默认把PPT文件中的图片尺寸缩小，在电脑上看不出来有什么问题，但是在大尺寸的投影屏幕上就会显得有些模糊，怎么办？

我们可以勾选不压缩图片文件的大小：

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好了，先写那么多吧。

来源邀稿：邵云蛟

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