加强学校照片档案的收集与整理

照片档案是档案的重要组成部分，相对于其他载体的档案，它能更生动、翔实、形象地反映一个单位职能活动过程，因而它的作用十分独特。

但是据笔者了解，目前中小学校的综合档案室里所保存的照片档案数量普遍很少。有的档案室虽然有照片档案，但内容单一，除了毕业班合影集外，几乎看不到学校教育、教学活动方面的其他照片档案。因此，必须重视照片档案的收集和整理，对其进行规范化管理。

一、     中小学校照片档案的归档

（一）归档范围

凡是在学校活动中直接形成的、具有保存价值的照片都属于归档范围。主要包括：

1.     上级领导来校视察、参观、检查工作的照片；

2.     反映学校重大活动（重要会议、庆典等）、重大事件的照片；

3.     学校历届党政领导、名优教师的照片；

4.     市级及以上知名人士来校讲座、校外代表团来校访问、交流所摄制的照片；

5.     反映学校历史沿革的照片，反映学校不同历史时期的典型建筑物、校园风貌、校园规划及基本建设的照片；

6.     反映学校教学活动、科研活动、学科建设、学生重要社团活动、文艺演出、艺术节、运动会、军训、社会实践活动等的照片；

7.     学校集体的各类奖牌、旌旗、获奖证书等的照片；

8.     各类表彰、授奖大会形成的照片；

9.     历届毕业生合影照片；

10.      历年校十佳文明学生照片，市级、省级、全国级学科竞赛获奖者照片，中考、高考市级前十名照片；

11.      教职工合影、退休教师合影。

（二）收集方法

1.建立联系，定期收集。档案员应与学校请来的摄影师或兼职摄影师建立长期合作的关系，明确告知照片档案的归档范围，并请他们作简要的文字说明。

2.咨询领导，定向收集。学校拍照往往是为宣传教育工作服务，拍摄者会把照片直接给校长获分管领导，档案员要根据线索向有关领导收集照片档案。

3.参加活动，关注信息。档案员要积极参加学校的重大活动，关注照片资料信息，及时收集相关照片。

4.眼观六路，耳听四方。档案员平时要注意观察学校的宣传橱窗、认真听取各种会议讲话，以获取照片档案资料信息。

二、中小学校照片档案的整理

（一）筛选

随着相机特别是数码相机的广泛使用，照片大量增加，照片档案的整理首先要有筛选。档案工作者一定要防止产生“有照必档，囫囵吞枣”的现象，对所有照片要进行细心筛选，选择有代表性、有保存价值的“精品”存档。

（二）分类

归档的照片应按专题分类整理成册，可分以下几类：

1.     历届毕业生合影；

2.     学校集体的各类奖状、锦旗、奖牌等照片；

3.     反映学校重大活动，如校庆活动中的一系列照片，按筹备、迎宾、庆典、演出、座谈、联谊活动的顺序整理，单独集结成册；

4.     校历届党政领导、名优教师照片

5.     反映学校历史沿革、不同时期校容校貌的照片；

6.     历年中考、高考全市前十名者照片；

7.     教职工合影、历年退休教师合影。

有的照片按年度分类整理，如学校师生的各类教育、教学活动照片，对外交流活动照片等。

（三）装订

纸质照片档案的整理应根据照片的尺寸和实际需要（留出写文字说明的位置），在A4硬面纸上用铅笔淡淡划角，用锋利的小刀切出四个小口，把照片的四个角嵌入所切的四个小口内。这四个小口要长短适宜，太短了照片嵌不进去，太长了照片会滑动，固定不了。一般一张芯页可固定5寸照片2张，或7寸照片1张；若文字说明信息量大的，5寸照片也只能固定1张了。

（四）编写文字说明

文字说明是照片整理过程中的核心部分。文字说明一般由事由、时间、地点、人物、、背景等要素组成。档案员要采用照片说明书面术语，概括地揭示照片影像所反映的全部信息，注明照片档案的出处和来源等。人物照要介绍人物的生平事迹，照片信息量大的，课用表格来较全面地表达照片所含信息。

（五）底片的整理

      底片的整理较为容易，可将全部底片按时间顺序编一个大的流水号，用铁笔在胶片的乳胶面的边上刻上编号。该编号能用肉眼直接分辨，然后将底片放入底片袋，并在底片袋左上角标明底片号。

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