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(2015-03-18 15:37:06)
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分类： 法理实务 |
律师使用Excel完全手册
作者：张健
单位：大成律师事务所
专业：建设工程与房地产
微信公众号：法悟（ID：fawu100）
个人微信号：zenonlawyer
编者按：今天推荐的文章来自法秀专栏作家张健律师，年初推送的《诉讼律师为什么要用Excel》一文非常受欢迎，本文以可视化的方式详细介绍了Excel在诉讼中的各种应用场景和操作技巧，值得收藏。
1分钟消除律师Excel恐惧症
心理上的恐惧才是最大的恐惧，因为其效果完全基于想像，你的想像力有多丰富，就有多可怕，很多律师对Excel的态度便是如此。其实Excel一点也不可怕，只要明白她的功能和你的需求，去掉那些与我们无关的功能和要素，大胆偿试一下，就会知道她有多好。令人担心的是，这篇文章是不是真得能够达到那样的效果。
我做过一项粗略统计，有近80%的律师有Excel恐惧症。他们总是想当然的认为Excel这个极为重要的数据处理工具专属于理工男，作为一个早已将数学知识忘记的一干二净的律师来说，不可能掌握，就是学会了也没有用武之地。因此不管你如何苦口婆心，他们也无动于衷。看来，如何消除律师的Excel恐惧症成了当务之急，否则诉讼图表技术将因没有这个工具的有效参与变得失去很多生趣。
一、恐惧何来：彻底消除心理阴影
（一）内因：
我们总是潜意识的认为律师通过电脑处理的主要是文字和文档，而Excel是数据和数字处理的工具，因此这个工具不具有实用性。其实数据并不仅仅表现为数字，凡是那些可以被程序处理的信息都可以称之为数据，包括我们使用的文字和文档，当这些按Excel的要求进行设置和录入，便成为了可以被这个工具快速处理的数据。
恐惧很多时候因为你不了解和误解，当你明白了Excel对你的功能和作用，你的恐惧心理自然就会消失。
（二）外因：
习惯了Word界面后，对满屏的表格以及众多陌生功能的Excel功能按纽产生恐惧心理是很自然的事。而实际上，这些复杂的功能和按纽对律师整理案件来说，至少有80%没有用，如果我们去掉那些和我们无关的功能和按键，你会发现，她的界面不知道要比Word简单多少倍。
总之，产生Excel恐惧症并不是你的错，而是她的界面为了满足不同专业人士的需求，增加了尽可能全面的内容。明白了这一点，然后对那些与我们无关的内容视而不见，一切就都简单了。当你可以驾驭Excel为你所用的时候，你的恐惧症不仅没有了，反而你一定会立即爱上她。
二、化繁为简：明确一个功能二个按钮
（一）一个功能：排序
我们在处理案件时，主要工作就是通过证据核查案件事实，然后从诸多事实中提取案件线索，发现新的事实或找到认定错误的事实。因此对律师来说，对收集的证据或事实按不同关键词进行排序，通过不同的排序完成上述的任务至关重要。而Excel就是实现上述排序功能的最好工具。
Excel可以一键实现如下排序功能：
1.将证据和事实按时间顺序进行排序；
2.将证据和事实按关键词排序；
3.将证据和事实同时按关键词和时间顺序进行排序。
（二）两个按钮：
1.设置单元表格类型按钮
Excel能对同一行或同一列中的相同类型的数据进行排序，所以在对案件数据进行排序前，首先要对同一行或同一列中的单元表格的数据类型依据案件需要进行定义。
按如下方式找到设置单元表格按钮：
（1）用鼠标选定拟定义数据类型的特定行或特定列。例如：选定Ａ列时，应当先将鼠标放置在该列的列首的“Ａ”处，然后点击鼠标确定，该列即就被文本框选定且该列同时变色以示被选定。如下图：
（2）在选定特定行或列后，同时点击鼠标右键，然后出现如下菜单，然后在该菜单中选定“设置单元格格式”。
如下图：
（3）点击“设置单元格格式”后便出现如下菜单，在该菜单中依据案件需要，选定所需的数据类型，然后点击确定，该行的数据类型即设置完毕。
例如：将Ａ列的数据类型设置为“日期”格式。先点击“设置单元格格式”中的“日期”，之后出现一个子菜单，然后依据需要选择如子菜单中的“2001/3/14”，最后点击“确定”按扭即可设置完毕。在该列的任一单元表格中按“2001-03-14”的录入格式录入日期后，就自动生成“2001/3/14”的显示格式。
具体操作见下图：
2.排序按钮
（1）按上述要求将单元表格的数据类型确定好，就可以对某特定行或列中的数据按设定的要求进行排序。排序分为“升序”和“降序”两种。如果数据类型是日期或时间，升序排列则是由早到晚，降序则是晚到早；如果是数值，升级是由小到大，降序则是大到小；如果是文档，按首字的字母排序，升序是则A到Z,降序是由Z到A。
（2）排序按扭见下图：
（3）排序方式：
Ａ.升序排列：
先选定拟排序的特定行或列，然后点击上述的排序按纽右边的黑色三角，就会弹出如下菜单，然后点击“升序”按纽，就可以实现对选定的特行或列的单元表格按升序排列。
B.降序排列：
先选定拟排序的特定行或列，然后点击上述的排序按纽右边的黑色三角，就会弹出如下菜单，然后点击“降序”按纽，就可以实现对选定行或列的单元表格按降序排列。
具体操作见下图：
三、按部就班：亲身体验她的便利
通过一个案例，利用Excel对当事人提交的证据以及案件事实进行梳理。
（一）案例：
当事人王某按如下顺序提交了证据：
1.2013年6月17日张某出具给王某借款100万元的《借条》；
2.2014年5月10日王某向刘某银行账户转款100万元的转款凭证；
3.2014年12月31日张某和刘某共同向王某出具的200万元欠款的《还款协议》；
4.2013年6月16日王某向张某银行账户转款100万元的转款凭证；
5.2014年5月12日刘某出具给王某借款100万元的《借条》。
（二）用Excel梳理的流程
1.先行对当事人提交的证据进行页码编制，以对该证材料的顺序进行固定，防止证据的重新整理而打乱了当事人对提交证据的管理顺序。
2.依据案件需要设计Excel表格架构：
（1）表格内容包括：序号、日期、证据名称、证明对象、页码、关键词；
（2）将上述的表格设计录入Excel，见下图：
3.定义每类数据的类型：序号、证据名称、页码和关键词均定义为“常规”即默认类型；日期定义为“日期”。
4.按各类型数据的规定格式，将全部证据信息录入Excel表格，见下图：
5.选定Ｂ列，即“日期”列，然后点击排序按扭右侧黑色三角，选定“升序”排列。这时候就出现一个提示栏，点击确定，就完成了排序操作，此时当事人提交的证据即按形成日期的先后顺序进行了重新排列。
完成上述排序的先后操作如下三图：
6.完成“日期”的“升序”排序后，再选定“关键词”并按“升序”进行排序。这样就可以实现所有“关键词”按从A至Z的顺序排列，并将所有关键词相同的项目归集在一起，且同一关键词项下的证据实现了按时间先后顺序进行排列。
排序效果如下图：
通过上述展示可以发现，Excel虽然功能无数，但律师整理案件所需的功能和操作少之又少，但给我们带来的方便却无比巨大。因此，如果采取鸵鸟的态度对待Excel，我们将失去一个非常好的伙伴，真得太过可惜。其实恐惧多源于不了解，源于妖魔化，当我们真得想去了解的时候，你会发现，真正可爱的都是那些让你恐惧的。
Excel的神操作
将先进的技术应用到律师执业中，并以此来提升服务客户的能力，是每个律师必须思考并践行的。我们只有走在时代的前面，才有可能为客户提供更有价值的服务。Excel是现今最基本的办公应用软件，而且她对提升我们办公效率确实有极大帮助，我们没有理由不去学着了解和掌握她。本部分传授给大家的所谓“神操作”，其实是Excel中最不值一提的技术，作者仅仅想通过这项技术给大家带来方便，让我们尽快消除对Excel的恐惧和排斥心理。
在《1分钟消除律师Excel恐惧症》部分，我们介绍了律师可以运用Excel的排序功能，对案件的证据材料和事实进行整理。其实，Excel这个数据处理工具对律师的作用远不止于此。工具最大的特征在于其机械性，她可以革命性的快速处理更多的重复性的工作，Excel作为程序性工具也不例外，她可以瞬间完成对同一逻辑下的数据进行操作处理，其方便和完美程度一定令你无法想象。这里给大家介绍一个在我们律师执业中一定会用到的Excel操作，由于她的实用和方便，同时也最能体现Excel的价值，所以我将这个操作叫作“神操作”。
下面我们通过一个实例对“神操作”进行介绍和展示。
一、案例
下列共计10个日期，请计算各前后相邻的两个日期之间的相隔天数：
1.1998年10月3日；2.2001年12月31日；3.2002年2月21日；4.2005年3月23日；5.2008年9月20日；6.2010年8月21日；7.2012年7月31日；8.2013年6月15日；9.2014年9月4日；10.2015年2月4日。
二、传统处理此类事务的方式
传统计算器不具有直接计算“两个日期相减”得出相隔天数的功能，但是在办案过程中我们经常遇到这样的情形。通常情况下，我们会选择手工计算，因为不同月份的天数不同，所以手工计算时常会出现误差。为了解决这个问题，有的律师甚至采用数日历，甚至数手指头的方式，让人无可奈何。正是因为如此，涉及处理类似数据计算的案件，我们更多的是将这些工作交给当事人自行处理。
其实这样的处理方式无形增加了我们的执业风险以及当事人的诉讼风险。
三、利用Excel基本操作进行处理
在一定意义上说，Excel是一个可视化的计算器。普通的计算器，在计算出结果后，录入的基础数据及计算过程中使用的计算公式会立即消失而没有被储存，而Excel则始终保存着全部数据及过程，可以让你随时复查和修正你的基础数据及所使用计算公式的正确性和准确性。更为重要的是，Excel可以通过任意两个日期相减计算出这个期间内的相隔实际天数，从而满足我们利用普通计算器无法实现的需求。
具体操作如下：
（一）设计表格模式
依据该计算的需要，我们将表格的内容设计为“序号”、“日期”和“天数”。设计完成，录入Excel表格，录入后的格式见图1。
（二）定义数据类型
只有正确定义数据类型，才能在Excel中正确录入，也才能进行正确的数据处理。
1.“序号”的数据类型不进行特别设置，即采用默认格式
2.将“日期”的数据类型设置为日期格式
将光标移动至日期上方的“Ｂ”处，然后点击鼠标右键，在出现的菜单中选中“设置单元格格式”，然后选择“日期”，再选择“2001/3/14”格式，最后点击“确定”即设置完毕。具体操作见图2和图3。
图2
3.将“天数”的数据类型设置为“数字”格式
将光标移动至日期上方的“C”处，然后点击鼠标右键，在出现的菜单中选中“设置单元格格式”，然后选择“数字”，再将“小数位数”设置为“0”，最后点击“确定”，即设置完毕。具体操作见如下图4：
图4
（三）录入基础数据
将各个日期遵循时间先后顺序并按“1998-10-3”的录入格式进行录入，见下图5
图5
（四）计算
1.第一组数据的计算方式
（1）选定计算结果的显示位置
因为是后一个日期减去前一个日期，因此应将计算结果显示在“Ｃ”列中与“2001/12/31”对应的位置，然后点击该单元表格即完成选定。具体操作见图6。
图6
（2）写入计算公式
点击选定的结果显示单元表格后，然后依次写入“＝”，点击“2001/12/31”，写入“－”，击点“1998/10/3”，形成“＝B3-B2”。具体操作见下图7。
图7
（3）得出计算结果
写入计算公式后，点击回车键，即得出两个日期相减的结果，该结果“1185”就是两个日期之间的天数，见图8。
图8
2.比照上述第一组数据的计算方式，分别计算以后各组的计算结果，见图9。图9中“天数”中的每一组数据均为所对应的日期与前一个日期期间内的天数。
图9
四、利用Excel 进行“神操作”
如果仅利用Excel计算器功能计算各时间点的天数，并没有显示Excel的强大功能。程序作为工具最大的特点在于避免重复性的工作，而上述计算方式，显然存在大量重复性的工作，因为在每一组数据的计算过程中，都重复了第一组数据的计算公式。下面我们通过这个“神操作”，能够有效避免一切重复，实现瞬间就完成所有各阶段的天数计算，具体步骤如下：
（一）第一数组数据的计算方式：
1.选定计算结果的显示位置：同图6
2.写入计算公式：同图7
3.得出计算结果：同图8
（二）其他各组数据的计算
1.完成第一组数据的公式写入及计算后，将光标移至第一组数据计算结果“1185”右下角小方框处（小方框见图10中红色半圆圈定的区域），并对准右下角的小方框，直至光标变成一个黑色十字星“＋”。
具体操作见图10
图10
2.光标对准“1185”的单元表格右下角的小方框后，按住鼠标右键向下拉至最后一组数据或你选定的计算范围（期间不要松开手），然后松开手，我们便完成了整个“神操作”。这时你会发现在光标拖行的范围内的“天数”单元表格中产生了数据，该数据便是两个相邻的数据差值，即此期间的天数。通过这一简单的操作瞬间完成所有目标结果的计算。见图11。
图11
4.数据校验
为了保证该神操作的准确性，应当对这一操作的准确性和有效性进行校验。如选定序号为第6行的计算数据，用鼠标点到第六行所对应的天数即“700”处的单元表格，然后双击鼠标，就会显示该数据的计算公式为“＝B7-B6”，即2010年8月21日减2008年9月20日所得的差值，完全正确。具体见图12。
图12
因为这一操作极为简便和重要，也是最能体现Excel优势的基础功能，因此被我称为“神操作”，并由衷希望对Excel不太了解的入门律师能够掌握，这对我们升级法律服务至关重要。
如何利用Excel计算欠款利息损失
不少律师在处理案件时，总是习惯将涉及利息损失计算的事务交由客户处理，其实这是相当不妥甚至是错误的。数据处理是最精细的工作，很多时候我们只有亲自处理这些数据，才能真正理清案件事实和全面了解可能面临的法律风险，而Excel则是律师进行这些数据处理必不可少的工具。
在请求金钱给付的合同之诉中，如果双方当事人没有约定逾期付款违约金或损失计算方法的，原告通常选择依据中国人民银行公布的金融机构人民币贷款基准利率主张因逾期付款造成的利息损失。由于在欠款期间，经常会发生利率调整，在此情况下则需要对利息损失进行分段计算。由于利息损失分段计算的工作量较大，且容易出错，在此情况下如果使用Excel将非常简便的完成这项工作。有律师认为，很多软件可以更加轻松的完成上述利息损失的计算，没有必要使用Excel这种既麻烦又原始的工具。当然，那些软件确实极为方便的给我们一个利息损失计算结果，但问题是这个软件是不是被法官和客户等受众认可，如果被说服者不了解这款软件的内在计算逻辑，则很难相信和采信这个软件计算出的结果。相比较，使用Excel，不仅操作简单方便，而且计算过程较为直观，容易说服受众。笔者拟区分不同欠款情形，通过案例展示说明如何利用Excel计算欠款利息损失。
案例一 适用情形：单笔欠款，欠款期间发生多次利率调整，没有发生还款事实。
一、案例介绍
被告自2009年10月10日起拖欠原告借款1000000.00元，双方没有约定逾期还款的利息和违约金。现要求计算自2009年10月10日至2015年2月14日期间，被告应当赔偿原告的利息损失。
二、计算过程
（一）Excel表格的设计
1､表格内容
设计的Excel表格应当包括如下内容：序号、欠款金额、日期、事件、利率标准、欠款天数、利息金额、利息合计、本息合计。上述内容确定后，将该内容录入Excel表格中，并进行设计。设计后的方案见图1。
图1
2､单元表格数据类型设定
选中需设置数据类型的所在行，然后点击鼠标右键，在出现的菜单中选中“设置单元格格式”，然后依据下列要求分别进行数据类型设置：
（1）“序号”一列设定为“常规”格式；
（2）“欠款金额”一列设定为“数字”格式，且小数位置设置为“2”位；
（3）“日期”一列设定为“日期”格式；
（4）“事件”一列设定为“常规”格式；
（5）“利率标准”一列设定为“数字”格式，且小数位数设置为“2”位；
（6）“欠款天数”一列设定为“数字”格式，且小数位数设置为“2”位；
（7）“利息金额”一列设定为“数字”格式，且小数位数设置为“2”位；
（8）“利息合计”与“本息合计”设定为“数字”格式，且小数位数设置为“2”位。
（二）基础数据录入
依据设置的数据类型所需的格式，按下述要求录入基础数据：
1､需要录入的基础数据有：序号、欠款金额、日期、事件、利率标准；
2､第一行录入的基础数据：“序号”为“1”,“日期”为“利息起算日”之前中国人民银行最后一次进行利率调整的日期，本案为“2008/12/23”,“事件”确定为“利率调整”，其他项目不录入；
3､第二行录入的基础数据：“序号”为“2”,“欠款金额”为“1000000.00”,“日期”为“2009/10/10”,“事件”为“利息起算日”，其他项目不录入；
4､最后一行基础数据（不含“利息合计”与“本息合计”行，下同）：“序号”按实际排列计, “欠款金额”为“1000000.00”,“时间”为“2015/2/14”,“事件”为“利息截止日”，其他项目不录入；
5、第三行和倒数第二行的基础数据，均为利息起算日和截止日之间的利率调整数据，该数据按如下方式录入：
（1）在中国人民银行的官方网站中查询金融机构人民币贷款基准利率的历史数据（网址：http://www.pbc.gov.cn/publish/zhengcehuobisi/631/index.html）；
（2）确定适用的利率标准（通常依据欠款时间确定）；
（3）截取2009年10月10日之后的所有数据，然后导入或录入Excel中的“日期”和“利率标准”列的单元表格中（导入或复制时，应当注意将日期调整为“日期”格式，否则不能计算期间天数）；
（4）所有利率调整的日期对应的“事件”均录入为“利率调整”；
（5）所有“欠款金额”一列的单元表格中，均录入为“1000000.00”。
6､基础数据录入完毕后的样式见图2：
图2
（三）计算流程
1､计算各期间的“欠款天数”：
（1）第一组数据的计算：
用光标选中序号为2的所在行中对应的“欠款天数”的单元表格，然后键入“＝”，点击“2010/10/21”（显示为“Ｃ4”）,键入“-”，点击“2009/10/10”(显示为“Ｃ3”)，上述操作完成后显示为“＝C4-C3”。然后回车，即得出2010年10月20日（利息起算日）与2009年10月10日（欠款期间首次利息调整日）期间的“欠款天数”为375天。具体操作见图3和图4。
（2）其他各组数据的计算：
进行一个“神操作”，即计算剩余各期间的“欠款天数” （指两个事件间相隔的天数）。具体操作：光标点击“375.00”，然后将光标移至该单元表格的右下角（见红色圆圈圈定的位置），此时光标变成“＋”，然后按住鼠标，拖行至序号为“10”所在行对应的“欠款天数”的单元表格后，松开鼠标，就完成剩余各期间“欠款天数”的全部计算。见图5和图6。
2､计算各期间的“利息金额”：
（1）第一组数据的计算：
用光标选中序号为2的所在行中对应的“欠款天数”的单元表格，然后按键入“＝”，点击“1000000.00”（显示“Ｂ3”）,键入“*”，点击“5.94”（显示“E3”）2009/10/10”，键入“*”,点击“375.00”（显示“F3”）,键入“/36000”（因为在计算适用的利率为年利率，因此需要将欠款天数换算成欠款年数，故需除以360,同时由于利率为百分比，因此还需要除以100，最终共需除以36000）, 上述操作完成后显示为“＝B3*E3*F3/36000”。然后回车，即得出2010年10月20日（利息起算日）与2009年10月10日（欠款期间首次利息调整日）期间产生的利息金额。具体操作见图7和图8。
（2）其他各组数据的计算：
对第一组数据的计算，进行一个“神操作”，计算出剩余各期间的“利息金额” （两个事件间产生的利息金额）。具体操作：标点击“61,875.00”，然后将光标移至该单元表格的右下角（红色圆圈圈定的位置），此时光标变成“＋”，然后按住鼠标，拖行至序号为“10”所在行对应的“利息金额”的单元表格后，松开鼠标，就完成剩余各期间“利息金额”的全部计算。见图9和图10。
3､计算“利息合计”（各期间利息金额总和）：
用光标点中“利息金额”中的第一组数据“61,875.00”后，按住鼠标，然后将光标拖至“利息合计”所对应的“利息金额”所在列的单元表格，然后松开鼠标。然后点击求和键（见图12中的红色圆圈处的符号），此时，在“利息合计”行与“利息金额”所在列对应的单元表格中显示的数据就是所有各期间的“利息金额”总和。具体操作见图11和图12。
4､计算“本息合计”：
用光标选中“本息合计”所在行与“利息金额”列所对应的单元表格，然后键入“＝”，点击“利息合计”金额（显示B12），键入“＋”，点击序号为11所在列显示的“欠款金额”即“1000000.00”（显示Ｇ13），见图13。然后按回车，就得出“本息合计”金额，见图14。
图14
三、计算说明
为了便于受众快速理解上述Excel表格的计算逻辑和计算结果，应当对上述的计算过程进行如下必要说明：
1､欠款金额1000000.00元和利息起算日“2009年10月10日”均为双方确认的事实，见原被告签署的《还款协议》；
2、利息调整的日期及适用的利率标准见中国人民银行公布的金融机构人民币贷款基准利率历史数据。由于欠款事实始发于2009年10月10日，至2015年2月14日已超过5年，因此适用“五年以上”一档的利率标准；
3、由于欠款期间发生了多个事件，使得适用的利率标准不同，因此按利率分为不同的期间，以便于利息金额计算。在进行利息计算时，将后一个事件所对应的日期减去前一个事件对应的日期，其差为两个事件之间的相隔天数，即“欠款天数”；
4､“利息金额”＝(欠款金额＊该期间欠款天数＊该期间适用的年利率标准)/36000（36000为年利率折算成日利率，按银行通行的处理方式一年按360天计算）。
利用Excel计算欠款利息损失，不仅可以快速计算出利息损失结果，还能够让客户或法庭很容易理解其中的计算逻辑和计算方法，从而可以使其轻松判断该计算结果的有效性。毕竟只有受众充分理解和接受了其计算过程，才有可能接受该计算结果。这正是在使用Excel这一工具处理案件时应当高度注意的。
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