版本控制就是管理一个文件的多个版本。

 

在多可文档管理系统里，当我们对某个文件进行修改后，系统能把每个修改完成的文件版本保存下来，并且以后随时都可以查看和修改这些历史版本。

 

如果是多人共同对该文件进行修改，那么在查看文件的历史版本时，还能看到是哪个用户在什么时间做的修改。

 

本文将介绍历史版本的生成和管理，及其注意事项。

 

一、历史版本的生成

 

当一个文件新上传到多可系统里时，是没有历史版本的，他只是一个文件。

 

怎样才能生产历史版本？

 

有以下几种方法：

 

• 使用“签出签入”来修改文件；

• 使用“在线修改”来修改文件；

• 先在本地电脑上修改文件，然后上传到该文件所在的文件夹里；

 

无论你使用上述哪种方法都可以，多可系统都会自动生成历史版本。

 

二、历史版本的管理

 

在文件夹里有如下文件：

  http://s1/mw690/002bFS1ozy7jMVG33eU90&690

你以为这只是一个普通文件，但实际上它经过了多人修改，已经是枚有历史版本的老文件了。

 

从哪里看出来的呢？

请注意这个书本样的图标：http://s12/bmiddle/002bFS1ozy7jMVIWtNFcb&690

 

凡是文件名后有该图标的，就说明该文件有历史版本。

 

下图中的4个文件，前2个文件名后没有图标，说明他们没有修改过，没有历史版本；后2个文件后面有书本样图标，说明这两文件修改过，有历史版本。

http://s7/mw690/002bFS1ozy7jMVKANNAe6&690

https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/TzCibZmafiaAQCQy4m0lMN6R44cs1eoEnbSFoBV5FQHmg9GRZWEib8zLiczZ5MibEVgXthpc2OQVV80TPYTHkSpgL6A/640?wx_fmt=jpeg 

用鼠标点击图标http://s5/bmiddle/002bFS1ozy7jMVMe3UUc4&690，就能打开此文件的历史版本区：

  https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/TzCibZmafiaAQCQy4m0lMN6R44cs1eoEnbpdRrSWesuFhiafxp6ibG5zJBxuXDA4ibIPVRk0Ruhog34FXE8NbZOMlkQ/640?wx_fmt=jpeg 

该窗口的最上方是文件名：http://s13/bmiddle/002bFS1ozy7jMVOr4hCfc&690

 

文件名下方是常用菜单：

http://s8/bmiddle/002bFS1ozy7jMVPIdtd77&690

 

再下方是文件的最新版本和所有的历史版本：

http://s3/mw690/002bFS1ozy7jMVQXEWe82&690

 

这里我们可以看到文件历史版本的修改者、文件大小、上传时间和操作类型。还可以给每条历史版本添加简单的文字备注。

 

在本例中，一共有三个版本：

• 排在最上方的、序号为2的文件，是该文件的最新版本，也就是在文件夹列表里显示的那个版本。

• 排在最下方、序号为0的文件，是该文件的最原始的版本。

• 中间的文件、序号1文件，是对原始版本进行修改后的版本，已经变成了一个历史版本。

 

无论是最新版本，还是历史版本、原始版本，你都可以通过先勾选版本，然后点击菜单栏里的各菜单来进行相应操作。

 

在下面的例子中，我们先勾选了序号1文件，然后分别点击菜单栏里的获取、预览、回滚、删除、附加，会出现什么情况？

http://s4/mw690/002bFS1ozy7jMVT9eE373&690
https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/TzCibZmafiaAQCQy4m0lMN6R44cs1eoEnbxN31OicnYxU0YvLmibibfBZcobvwoq502jVHpTcl76R2D8gbIzuicUpqvA/640?wx_fmt=jpeg

 

获取：等于“下载”。点击获取后，就会弹出下载框，你就可以把选中的历史版本文件下载到本机上了。

http://s15/mw690/002bFS1ozy7jMVVKb3E8e&690

 

预览：可以预览该版本的内容。点击预览后，会自动打开预览窗口。

http://s12/mw690/002bFS1ozy7jMVWQHSr3b&690

https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/TzCibZmafiaAQCQy4m0lMN6R44cs1eoEnbmRa9Dk885miaAqFESYC6r73t0bdtymwgSodcd6kjfApe7Hs7hzxj2sg/640?wx_fmt=jpeg 

回滚：等于删除最新版本，然后把选中版本变成最新版本。点击回滚后，系统会弹出提示框，询问是否继续操作。除非你确定要用旧版本替代新版本，否则还是不要轻易尝试该操作。

http://s16/mw690/002bFS1ozy7jMVYzp6L0f&690

 

删除：就是删除选中的历史版本。该操作只是删除选中的历史版本，不会影响到其他版本和文件本身。只是删除了的历史版本无法恢复，所以还是提醒大家小心操作。

 

附加：就是在当前文件后面，手动上传一个文件。

如果你电脑上有个修改后的文件，又暂时不想把它作为最新版本上传，而只是想把它当作一个历史版本，就可以用附加的方式上传。

http://s9/mw690/002bFS1ozy7jMW046Sc58&690

在上传完成后，该版本会排在上传时选中的文件前面，序号小于选中的文件。同时，其他各版本的序号也会随之增加。

http://s1/mw690/002bFS1ozy7jMW2XaGQ10&690

 

细心的你有没有发现上图中的序号少了两个？少了2和1。

 

那是使用“删除”操作后造成的。因为删除了第2和第1个历史版本，所以序号缺失了。

 

上面这个例子中，我们修改文件的次数还不太多，才只有几个历史版本。

 

在实际工作中，有时候我们会对文件进行很多次修改，就会产生很多个版本，这时候文件序号会变成2位数、3位数，甚至4位数，而且还会翻页显示。

 

就像下面这个例子：

http://s9/mw690/002bFS1ozy7jMW7jjny18&690

 

下载全部版本：就是把该文件的所有版本都下载到本机。该操作不需要勾选某个历史版本，只要点击“下载全部版本”即可。

http://s9/mw690/002bFS1ozy7jMW5Lgvuf8&690

https://mmbiz.qpic.cn/mmbiz_jpg/TzCibZmafiaAQCQy4m0lMN6R44cs1eoEnbq7ic5KlGuPMpzn41k4fib05zmQRguOv272qhELnwiaF37h9VEAY5bmcEQ/640?wx_fmt=jpeg

 

点击下载全部版本后，会弹出下载窗口。你可以点击选择键来选择文件下载后的保存路径。

http://s7/mw690/002bFS1ozy7jMW9KljE76&690

 

下载下来的各个版本会自动添加序号。其中没有序号的就是最新版本。

  

三、两点注意

• 只要不删除，文件的历史版本就会永久保留下来，越存越多，同时也会占据越来越多的服务器硬盘。所以对于很久之前的、肯定不会再用的历史版本，你可以酌情删除之。

   

• 历史版本不算文档数。就算这个文件有成千上万个历史版本，它始终只算一个文件。

 

 

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延伸阅读：

• 有一个功能叫“签出”，其实它是用来修改文件的

• 签出签入的具体操作方法

• 嫌签出修改操作麻烦？那就用在线修改吧