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一、确立会议主题

毋庸置疑，重要会议的论题内容是提前确定好的，但会议的主题却可以体现承办方的一些理念与诉求。杭州会议公司会议的主题是指会议从主旨到内容所体现出的一种思想或精神，是留给参会者对会议主办者及承办方的总体印象。因此，在举办会议时，必须提前确立会议主题，所有的策划下作在这个主题下依次展开。

二、会议接待

承办会议，极为重要的是会议的接待工作。会议的参加者可能来自天南海北，差异极大，会议接待工作某种程度上成为会议是否成功的重要标准。在会议固定安排的议程之外，杭州会议公司承办方的策划人员可以用心策划议程外的一些活动，增加参会者的意外惊喜与满意度。

请专门的文艺团体表演与会议主题相符的文艺节目。旅游景点的游览。联系旅行社对著名风景区进行观赏。参会人员的联谊活动。其包括舞会、卡拉OK表演、户外舞会等。

对于承办方的组织来说，可以通过事先的调查，精心策划一些有新意而参与度高的活动，给所有参会者留下深刻的印象。

三、会议交通

一般情况下，大型重要会议参会人数多、级别高、活动区域相对较大、会议用车较多，因而会议交通问题是要认真对待的。杭州会议公司策划者要事先设计好行车路线，有专人事先协调好交通部门，保证出行安全、顺畅，不影响会议各项议程的顺利进行。

四、媒体宣传

重要会议的举行，需要媒体的配合。承办方的策划人员要与一些媒体记者进行联系，确定媒体宣传主题，拟定记者招待会的主要内容，确定专人撰写新闻稿件，把握媒体报道视角，注意突出组织的声誉与形象，使会议的召开获得最大的社会效应。

五、礼物馈赠

重要会议，主办方及承办方一般会有礼物相赠。杭州会议公司恰当的礼物会给与会者留下长久美好的记忆，而选择不当的礼物，则会影响与会者对会议的美好印象，甚至给主办方及承办方留下不好的感觉。因此，举办或承办会议，也要认真考虑礼物问题。