《秘书学》期末试题一

一、名词解释（每小题3分，共15分）

1．    秘书活动

2．    秘书机构（狭义）

3．    专项职能

4．    秘书资格

5．    文书

二、选择题（每小题3分，共15分。每小题至少有一项答案正确，请将正确答案的序号填在括号内，多选、少选均不给分。）

1．狭义的秘书指（          ）。

A．文字秘书                               B．领导者的个人秘书    

C．具有某种职务的秘书                     D．机要人员

2．秘书工作指的是（         ）。

A．秘书人员为完成辅助领导工作和机关工作的任务而在一定业务范围内的劳动

B．秘书人员所完成的机关工作

C．秘书人员为完成辅助领导工作的任务而在一定业务范围内的劳动

D．秘书人员所完成的一切事务工作

3．秘书工作的作用有（          ）。

A．沟通协调                              B．监督审查         

C．总管                                  D．督促检查

4．秘书工作的原则有（          ）。

A．统一原则                              B．快速原则        

C．准确原则                              D．及时原则

5．同步原则指的是（         ）。

A．同步思维                              B．严格保密         

C．同步行动                              D．严谨一致

三、简答题（每小题10分，共20分）

1．简述秘书机构过滤作用的主要表现。

2．协助管理的主要特点？

四、论述题（20分）

    试述有效的信息沟通应遵循的基本原则。

五、案例分析题（30分）

 阅读下面的案例，试分析谢秘书的做法是否妥当，为什么？

                  谢秘书对一起交通事故的处理

 

某县工商局办公室谢秘书星期天值班。下午5时，接到一个紧急电话。电话的内容是

局里的一辆面包车与外单位的一辆大卡车相撞。面包车的司机及车内三人重伤。车损严重，不能开动。特请求局里急速处理。

秘书做好了电话记录后，思考出了三种处理办法：

一是等到第二天上班时，向领导汇报后，再按照领导批示去办；

二是立即向主管领导汇报，请领导亲自到现场处理；

三是自己立即到现场去做紧急处理，然后再向领导汇报。

谢秘书采取了第三种办法。他先给出事现场附近的直属单位——工商所打电话，请他们派人去保护现场，并妥善保护好伤员；接着给县医院打电话，请他们立即派救护车去现场抢救伤员，并请外科住院部做好抢救伤员的准备；然后又给县交警队打电话，请他们立即派人去现场处理这一事故；最后，又打电话给局领导汇报了上述情况。谢秘书自以为事情已经办好，他看了一下表已经6点多了。于是，他轻松地下班回家了。

要求：1．运用相应的理论进行分析。

      2．结合案例内容分析。

      3．600字以内。

 

              《秘书学》试题  答案及评分标准

 

一、名词解释

  1．秘书活动是秘书人员为领导者进行有效决策与管理所采取的辅助行动。

2．秘书机构（狭义），是指秘书担任文牍性工作，并直接为领导工作服务的办事部门，如办公厅（室）中的秘书、文字、机要等业务部门。

3．秘书职能，是秘书活动的任务、职责、作用和效能的统称。

4．秘书资格，是秘书人员从事秘书职业活动的条件和身份。

5．文书，是指能表达某种意思，用于处理各种事务，并具有一定体式书面材料。

                                                    

二、选择题

     1．A.B      2．A.C      3．A.D      4．C.D      5．A.C

三、简答题

     1．秘书机构的过滤作用，主要表现在三个方面：

    （1）要善于区分事务的轻重缓急，对于重要和紧急的事务，凡是能处理的就自行处理，无权处理的要立即请示报告；

（2）要分清政策性问题与业务性问题，凡政策性的问题，宜交领导人定夺；凡业务性问题，宜转交职能部门办理；

（3）要学会挡驾，善于婉言谢绝无须领导人亲自处理的事宜。

 2．协助管理的主要特点是：

（1）管理的综合性——管理的各项职能几乎离不开秘书活动；秘书部门对于各个职能部门，几乎都要提供智力服务；领导者为有效地进行管理，更需要秘书部门发挥综合辅助功能。

（2）管理的间接性——其主要表现，一是充当管理活动地配角；二是支持作用，从旁给予帮助；三是沟通作用，传递和反馈有关信息。

（3）管理地非常规性——管理过程中的综合、沟通、协调等服务性工作。

                                                                     

四、论述题

    为了进行有效的信息沟通，需要遵循以下基本原则：

    一是求实——沟通的信息要真实可靠，可信度要高；沟通的目的要十分明确，合领导者    工作的需要；沟通的内容要全面完整，利用的价值要大。     

    二是迅速——迅速是沟通的生命，也是检验沟通是否有效的重要标志。沟通要做到及时、适时。        

    三是简明——发送的信息必须明确、清楚，使接收者易于理解、接受；同时，发送的信息要尽可能简明、扼要，使接收者愿听、愿看。     

   四是公开——在不违背保密法规的前提下，信息的沟通应该尽可能公开化。其好处是既可以推进民主政治，增加公务的透明度，让更多的人了解和关心大局，调动各方面的积极性；又可以加强对领导者的民主监督，防止和纠正官僚主义错误。   

    五是多样——沟通形式和方法的多样化。         

                                                    

五、案例分析

对谢秘书做法的分析：

1．谢秘书在紧急情况下采取第三种办法解决问题，是正确的。

2．谢秘书的做法初看上去已无可挑剔，但仍有不足之处：

（1）谢秘书对这一起交通事故是遥控处理。在未得到任何信息反馈的情况下就下了班，显然是不妥的；

（2）谢秘书对事故的处理是草率的。他采取的几项措施是否落实，并没有任何督询措施，只是开了个头，离真正处理好还有相当的距离；

（3）事情正在处理过程中，而面包车又是工商局的，更何况又是车损人伤呢！如此处理实在是避重就轻。怎么能不及时请示领导派人前往出事地点呢？只简单地向领导汇报情况，是不秆行的，应出谋献策，拿出实实在在的办法来。

（4）事情正在处理过程中，谢秘书要下班，也要等接班的人到来之后才能离开，怎么能6点多就回家呢！岂不是失职？