文件等级分类

保存期限

举例说明

管控要求

1: 一般文件

3年或文件有效期

1.1 日常性通告、公告、且不涉及政策性与技术性的；

1.2 有关工作或生产进度安排之文件、公告、通告、内部连络单；

1.3 有关休假、调假、补假、放假等之文件、公告、通告、内部连络单；

1.4 有关人员之奖惩、晋升、降级、公开表扬与奖励等之公告、通告、内部连络单；

1.5 政府或有关部门要求代为发布的文件且不涉及政策性的；

1.6 日常性签呈、请购单、委托修复单、提案与提报类(但不包括人员奖惩或调薪)且不涉及政策性与技术性的;

1.7 日常性呈批单据(如:派车单、公出单、忘打卡证明…) 且不涉及政策性与技术性的；

1.8 其它有效期在1年以下的文件、文书、且不涉及政策性与技术性的；

公司内部人员均有浏览权限

2: 密件

5年或文件有效期

2.1 有关人员之奖惩、晋升、降级、调薪之建议案或签呈；

2.2 有关劳动合同及其附属文件；

2.3 员工薪资及其相关档案文件(含银行账号)；

2.3 员工个人资料及其相关个人隐私文件；

2.5 ISO相关文件、档案与数据；

2.6 订单、采购单、生产命令单、入库单、报价单….等单据与相关数据(含计算机档案)；

2.7 厂商(供货商、协力厂商、配合厂商)资料；

2.8 一般合同或协议书、且不涉及商业价值或技术性的(如:用工合同、勤工俭学、改建工程等)；

2.9 劳资协议或合同(如:年薪合同、保密协议、竞业禁止、工伤赔偿、培训协议等)；

2.10 登录”MES系统”之个人账号与密码；

2.11 开发人员之计算机开机或重要数据之账号与密码；

2.12 尚未对外公开之会议记录;

2.13 各单位日常生产数据、入出库数据及各项数据窗体;

2.14 其它经部门经理级以上核定为密件的；

相关部门负责人有浏览权限

3.机密文件

10年或文件有效期

3.1 设计图纸、BOM数据、样品测试数据、样品数据；

3.2 品保部各项检验或测试数据和标准;

3.3 客户往来电邮或书信等一切资料(不涉及客户基本数据及价格数据)；

3.4 生产或组装使用之各项装配图、检验检测标准或数据、说明及含有技术性之文件；

3.5 生产系统内之各项数据；

相关部门经理级以上以及相关授权人有浏览权限

4.极机密文件

20年或文件有效期

4.1 财务部之各项文件与内部流通报表；

4.2 采购部内部流通文件与报表；

4.3 其它经协理、厂长、行政人事处核定有必要订为极机密的文件;

相关部门经理级以上有浏览权限

5: 绝对机密文件

50年或文件有效期

5.1 与各户有关之价格数据与基本数据(如：客户联系人及电话地址等)；

5.2 与海关或商检局正式往来之各项资料(如：报关单、账册等);

5.3 财务部正式上报报表或账册、单据等资料;

5.4 公司副总经理级以上人员或投资方之各项资料;

5.5 其它经副总经理以上核定有必要订为绝机密的文件;

公司决策层

浏览权限