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【一、关于接待工作】

 

1、如何迎接客人？ 

    一是确定迎送规格。通常遵循身份相当的原则，即 主要迎送人与主宾身份相当，当不可能完全对等时， 可灵活变通，由职位相当的人或由副职出面。其他迎 送人员不宜过多。 

    二是掌握到达和离开的时间。准确掌握来宾到达和 离开的时间，及早通知全体迎送人员和有关单位。如 有变化，应及时通知有关人员。迎接人员应提前到达 迎接地点，不能太早，更不能太迟，甚至迟到。送行 人员则应在客人离开之前到达送行地点。 

    三是适时献上鲜花。迎接普通来宾，一般不需要献 花。迎接十分重要的来宾，可以献花。所献之花要用 鲜花，并保持花束整洁、鲜艳。忌用菊花、杜鹃花、 石竹花、黄色花朵。献花的时间，通常由儿童或女青 年在参加迎送的主要领导与主宾握手之后将花献上。 可以只献给主宾，也可向所有来宾分别献花。 

    四是不同的客人按不同的方式迎接。对大批客人的 迎接，可事先准备特定的标志，让客人从远处即可看 清；对首次前来，又不认识的客人，应主动打听，并 自我介绍；而对比较熟悉的客人，则不必介绍，仅向 前握手，互致问候即可。  、

    五是留下一定时间。客人抵达住处后，不要马上安 排活动，要给对方留下一定的时间，然后再安排活 动。

 

2、如何称呼、介绍和握手？ 

    关于称呼。国际上,对男子通常称先生，对女子通常 称夫人、女士、小姐。其中对已婚女子称夫人，对未 婚女子称小姐；而对不了解婚姻状况的女子可称小 姐，年纪稍大的可称女士。对地位高的官方人士，还 可直接称其职务、阁下。 

    迎接一批客人，如何介绍呢？是先介绍客人，还是 先介绍主人？通常由礼宾工作人员或欢迎人员中身份 最高者，先将前来欢迎的人员按其身份从高到低依次 介绍给来宾。在介绍两个人互相认识时，怎么介绍 呢？是先介绍男士，还是先介绍女士？是先介绍年幼 者，还是先介绍年长者？是先介绍身份低者，还是先 介绍身份高者？是先介绍未婚女士，还是先介绍已婚 女士？西方是先卑后尊，我国是先尊后卑,西方与我 国正好相反。伴随介绍客人，就是如何握手的问题？ 伸手次序：由尊者决定。公务场合职务高、身份高者 先伸手，非公务场合，年长者、女姓先伸手。注意： 握手忌用左手、忌戴手套、忌戴墨镜、忌手脏，等 等。

 

3、如何陪车和引导？ 

    客人抵达后，如果需要陪车，宾主双方如何上车， 如何就座呢？ 

    乘坐轿车时，通常有两种情况：当有专职司机开车 时，小轿车1号座位在司机的右后边，2号座位在司 机的正后边，3号座位在司机的旁边（如果后排乘坐 三人，则3号座位在后排的中间）。

 

【如图】：

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       如果是主人自己开车，则要请主宾坐到主人的右 侧，即前排右侧的位置，也就是副驾驶的位置。 

       中轿主座在司机后边的第一排，1号座位在临窗的 位置。 

    乘坐中大型面包车时，则前座高于后座，右座高于 左座；距离前门越近，座次越高。为客人关车门时， 要先看清客人是否已经坐好，切忌过急关门，损伤客 人。 

    当宾主双方并排行进时，引领者走在外侧，让来宾 走在内侧。单行行进时，引导者应走在前，来宾走在 其后，起到带路的作用。出入房门时，引领者主动开 门、关门。出入无人控制的电梯时，引领者先入后 出，操纵电梯。

 

4、如何会见和会谈？ 

    会见座位的安排。通常将客人安排在主人的右侧， 译员、记录员安排在主人和主宾的后面，其他人员按 礼宾次序在主宾一侧就座。主方陪见人员在主人一侧 就座。座位不够可在后排加座。双方人员的排序由双 方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合 排定。 

    会谈座位的安排。双边会谈通常用长方形、椭圆形 或圆形桌子，宾主相对而坐，以正门为准，主人坐背 门一侧，客人坐面门一侧。主谈人居中。我国习惯把 译员安排在主谈人右侧。其他人员按礼宾次序左右排 列。记录员可安排在后面，当会谈人员较少时，记录 员也可安排在会谈桌上就座。双方人员的排序也由双 方按照每个人的职务、地位、本次会见的内容等综合 排定。 

    如会谈长桌一端向正门，则以入门的方向为准，右 为客方，左为主方。

 

5、如果有合影，如何安排就座呢？ 

    一般由主人居中，按礼宾次序，以主人右手为上， 主人的右手排第一位来宾，主人的左手排第二位来 宾，主客双方间隔排列。第一排人员既要考虑人员身 份，也要考虑场地大小，即能否都摄入镜头。一般来 说，两端均由主方人员把边。 

    如果是上级领导来视察，安排合影时，则要将所有 合影人员排出次序，每排再按开会时主席台上的就座 次序排列。为了突出主要领导，保证主要领导居中， 通常排单数就座，1号人员即身份最高者居中，2号 人员在1号人员左手位置，3号人员在1号人员右手位 置，以此类推。

 

【如图】：长条桌

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沙发室 【与外宾会谈】

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注：A为主方，B为客方

 

 

【与上级领导座谈】

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注：A为上级领导，B为主方领导

 

6、如何宴请？ 

    主要有三个环节：排好菜单、定好形式、排定座 次。 

    排好菜单。要体现民族特色、地方风味、节令时 尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴，少上昂贵菜肴，不 上禁忌菜。关于饮食禁忌，如回民不吃猪肉，犹太后 裔不吃猪肉、兔子及禽类等，印尼、马来西亚人也不 吃猪肉（信奉伊斯兰教），阿拉伯人不吃猪、马、 骡、驴肉，有的还不吃兔肉。了解了这些习俗，安排 时就要特别注意，千万不能上这些动物的肉。伊斯兰 教还禁酒，但也有例外，就是伊拉克人可以喝酒。 

    定好就餐形式。宴请总是通过一定的宴请形式来完 成的。宴请形式有宴会、招待会、茶会（又称茶话 会，是联络老朋友、结交新朋友的具有对外联络和进 行招待性质的社交性集会，重点不在“茶”，而 在“话”）、工作餐。宴会中的正式宴会和招待会中的 冷餐（即自助餐）是目前接待来宾最常用的两种宴请 形式。 

    正式宴会是仅次于国宴的一种宴会，可安排席间 乐，宾主均按身份排位就座，用地产白酒和其他饮 料。正式宴会的现场，应布置得严肃庄重大方，不要 用红绿灯、霓虹灯装饰，可以少量点缀鲜花。正式宴 会通常要挂“欢迎宴会”大字横幅，有时还配以标语， 标语的内容可以根据宴会的主题来拟定。 

    排定座次。正式宴会桌次的排列：主桌位置，圆厅 居中为上，横排以右为上，纵排以远（距离门的位 置）为上，有讲台时临台为上。2、3、4······等其它 桌的位置，以离主桌位置远近而定，近高远低，右高 左低。桌数较多时，要摆桌次牌。 

    正式宴会座位的排列：通常安排每桌10人，来宾的 位置以离主人座位的远近而定。我国习惯按各人本身 职务排列，以便于谈话。当只有一位主人时，1号来 宾坐在主人右手的一侧，2号来宾坐主人左手的一 侧，3、4、5、6、7、8、9号等来宾依次分别坐在两 侧。当有两位主人时，即有第一主人和第二主人时， 1号来宾坐在第一主人右手的一侧，2号来宾坐在第 一主人左手的一侧，3号来宾坐在第二主人右手的一 侧，4号来宾坐在第二主人左手的一侧，5、6号来宾 分别坐在1、2号来宾的两侧，7、8号来宾分别坐在 3、4号来宾的两侧，其他来宾依此排座。 

    冷餐会（又叫自助餐），常用于宴请人数众多的宾 客。往往设主宾席座位，其余各席不固定座位，食品 与饮料均事先放置桌上，招待会开始后，自动取食进 餐。这种进餐形式越来越受到欢迎，宾主双方感到轻 松自由，便于交流。

 

【如图】：

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7、如何观看节目？ 

    观看文艺节目，一般以第七、八排座位为最佳。观 看电影则是第十五排前后为好。专场演出要把贵宾席 留给主人和主要客人，其他客人可排座位，也可自由 出入。 

    如举办舞会，时间掌握在2小时，即尽量在晚上8： 00—10：00。参加舞会的男女人数要相当。注意歌 舞相间。男士要主动请女性跳舞，女性可以婉拒；女 士请男士跳舞，男士不可拒绝。舞会快结束时，结尾 曲要能让来宾感到舞会快要结束了。

 

8、如何参观游览？ 

    一是项目选定。结合来访目的、客人意愿和兴趣、 来宾是否参观过进行安排。

    二是安排布置。项目确定之后，应做出详细计划， 先看什么、后看什么，在哪儿停车、在哪儿介绍、在 哪儿上卫生间、在哪儿上车，以及中间如何引导、如 何衔接、由何人介绍情况，等等，都要向接待单位交 待得清清楚楚。 

    对于大型的、重要的、复杂的参观活动，要特别注 意以下几点：精心选择参观点；反复预看路线，计算 好途中使用时间、参观使用时间和介绍使用时间，确 保用最少的时间，看最多的参观点；确定好联系人、 联系电话以及介绍人；安排好沿途解说人和解说词； 十分关注参观过程，及时发现并解决问题；适时根据 临时突然变化，做好适应性调整。

 

9、如何签约？ 

    一般在签字厅内设置长方桌一张，作为签字桌。桌 面覆盖深绿色台呢，桌后放两把椅子，为双方签字人 的座位，主左客右。座位前摆的是各自保存的文本， 上端分别放置签字文具，如是与外方签字，桌子中间 还要摆一旗架，分别悬挂签字国的国旗。 

    双方参加人员进入签字厅。签字人员入座时，其他 人员分主客各一方按身份顺序排列于各自的签字人员 座位之后。双方助签人员分别站在各自签字人员的外 侧，协助翻揭文本，指明签字处。在主方保存的文本 上签毕后，由助签人员互相传递文本，再在对方保存 的文本上签字，然后由双方签字人员交换文本，相互 握手。有时签字后，备有香槟或红酒，共同举杯庆 贺。

 

10、如何保持良好的仪表形象？ 

    这是做好接待工作的基础和开始，也是涉及到个人 乃至一个单位、一个国家形象的事情。

    一是精神要饱满自然，态度要和蔼端庄。面、手、 衣、履要洁净。说话客气，注意身份。在公共场所应 保持安静，遵守秩序，不打搅、影响别人。遵时守 约。 

    二是多用礼貌有语。如您好、请、谢谢、对不起， 再见。 

    三是尊重隐私。与人交往时做到五不问，即不问年 龄、不问婚否、不问去向、不问收入、不问住址。但 日常交往中，有的人最喜欢问的却是这些问题。这是 要引起注意的。 

    四是体现女士第一。即时时处处做到女士优先、保 护女士。男女同行时，男士应走靠外的一侧，不能并 行时，男士应让女士先行一步。在开门、下车、上楼 或进入无人领路的场所、遇到障碍和危险时，男士应 走在女士前面，为女士服务。就餐时，进入餐厅入座 的顺序是，服务员引导，女士随后，男士“压阵”。 

    五是着装要得体。着装要体现整体性、个性、和谐 性。男士衣着的颜色不能超过3色，否则就会显得杂 乱，不够庄重。袜子一般应穿与裤子、鞋子同类颜色 或较深色的颜色。通常情况下男士均穿便服，便服包 括外衣、夹克、衬衣、T恤衫和各式西装。但出席正 式、隆重、严肃的会议或特别意义的典礼，则应穿深 色西装或礼服。

        六 是餐饮要规范。要坐得端正，双腿靠拢，两足平放。 双手和手肘部要离开桌子，不要放在、扒在桌上。主人示意开始时，客人才能开始。进餐时要细嚼慢咽， 不要发出大的声响，如喝汤时“咕噜咕噜”，吃菜时嘴 里“叭叭”作响，都是不文雅的表现。若控制不住要打喷嚏或咳嗽时，要用手帕捂住口鼻，低头转向一旁， 尽量避免发出声响。敬酒时，上身挺直，双腿站稳。劝酒要适可而止，切忌饮酒过量，以控制在本人酒量 的三分之一为宜。

    用筷子时，一旦夹上食物，应立即放入口中，不要 停留时间过长。夹菜时，筷子不要在盘子里乱搅，也不要把筷子伸到太远的菜盘里。若偶尔掉下一些菜到 菜外，也不可重新放回盘内。扒在桌子上就着碗吃是被禁止的。（西餐时，左手持叉，右手持刀。上一道 菜，使用相对应的餐具。如临时离座，刀叉在盘内摆 成“八”字形，表示尚未用完。如用餐完毕，则将刀叉并排横斜放在盘内，柄朝右。） 自助餐时，要按顺序自动取食，不要抢先；取食后 可换适当位置坐下慢慢进食；第一次取食不必太多，若需添食，可再次或多次去取；所取食物最好吃完，不要剩余，以免造成浪费。 

这里要提醒一下穿西装的注意事项： 

    西装袖子长度以达到手腕为宜，西装衬衫的袖长应 比西装袖子长出1-2厘米。凡是正式场合，穿西装都 要系领带，西装要系扣。衬衫和领带要精心选择，衬 衫的领子要挺括，领带颜色要与衣服、场合协调和 谐，不能太随意。系领带时，衬衫的第一个纽扣要系 好。衬衫的下摆要放在裤子里。衬衫里面一般不要穿 棉衣，天冷时，衬衫外面可穿一件羊毛衫。穿着羊毛 衫时，领带应放在羊毛衫内。穿西装一定要穿皮鞋。 一般是黑色或棕色皮鞋。皮鞋要上油擦亮，不能蒙满 灰尘。西装在日常穿着时可以敞开，也可以扣上第一 粒纽扣。西装的衣袋和裤袋里，不宜放太多的东西， 以勉显得鼓鼓囊囊。穿西装不扎领带时，衬衫的第一 粒纽扣不要扣上。

 

【打领带注意事项】： 

       系领带不宜过长或过短，领带一般在第四、五个纽 扣之间。站立时其下端触及腰带为宜。如内穿背心 时，领带要放在背心内，领带夹也不要露出背心。生 活中有的人把领带夹夹在衬衣的第二个纽扣处，显得 十分显眼、难看。在宴会等喜庆的场合，领带颜色可 鲜艳一些；参加吊唁活动，一般系黑色或其它素色领 带。在日常生活中，只穿衬衣（包括短衬衣）也可系 领带，但衬衣下边要放在裤子里。穿茄克衫等翻领衣 服，内穿衬衫时，也可系领带。小脸型、高身材的人 不要打太窄的领带，胖者不要打太宽的领带。 

 

【二、关于会务工作】

 

1、如何制发会议通知？ 

    通知发出后，一定要确认参会人员有没有接到通 知，参不参加会议。对那些兼任多个职务的特殊人 员，一定要核实到人，是不是本人参加，以便正确摆 放席卡。

 

2、如何选定会场？ 

    主要按照大小适中、条件具备、距离较近、经济实 惠来选定。

 

3、如何确定会标、回头标和宣传标语？ 

   会标可以根据会议通知来确定。回头标和宣传标 语，要紧扣会议主题，富有号召性、鼓动性。

 

4、如何排列席卡？ 

   主席台的排列。当主席台人数较多时，可设立1排 以上的主席台，领导分排就座。以面向台下来看，当 主席台人数为单数时，1号人员居中，2号人员在1号 人员左手位置，3号人员在1号人员右手位置，以此 类推。当主席台人数为双数时，1号人员在中心点偏 右的位置，2号人员在中心点偏左的位置，即1号、2 号人员之间的中心点即为主席台的中心点，3号人员 在1号人员右手位置，4号人员在2号人员左手位置， 以此类推。 

    有发言的要准备“发言席”席卡，会前摆放到位。发 言前5分钟，要请发言人员到达主席台后面靠近发言 台的一侧，准备发言，发言后回到自己的座位上。

 

【如图】：

http://s5/mw690/6be1389btx6CIBibHmc34&690主席台人数为奇数时

 

 

http://s4/mw690/6be1389btx6CIBk94D9e3&690

 

主席台人数为偶数时

 

 

5、如何保证话筒和音响良好？ 

    选择好的话筒。反复查看检修，确保稳定运行。会 议开始前10分钟还要最后检查一次话筒，确保使用 良好。

 

6、如何发奖？

    将领奖人员安排靠前相对集中就座，便于组织领 奖。 

    对礼仪小姐进行彩排。礼仪小姐从主席台一侧手捧 奖品依次上台，前后两人距离相等，走到第一排主席 台前，先自然转向台下，展示奖品，然后，转向主席 台，将奖品交给发奖领导，自然转身，从另一侧离开 主席台。  

    对领奖人员进行彩排。确定每批领奖人数。按照主 席台上第一排所坐发奖领导的人数，确定每批上台领 奖的人数，要注意领奖人数一般不要超过发奖领导人 数，尽量避免一位领导同时颁发1个以上奖项，减少 失误的可能。 

    将发奖人姓名与领奖人姓名一一对应排列打印，发 到每一位领奖人员手中，让其记住自己走到哪位领导 面前领奖。 正式上台领奖前，由礼仪小姐引导领奖人员走上主 席台，走到对应的发奖领导面前后，所有领奖人先转 向台下，约停顿5秒钟，然后向后转向主席台，面带 微笑从对应的领导手中领奖，领奖后，再次向后转向 台下，约停顿8秒钟，展示奖品，让摄影摄像记者摄 影摄像。最后，从另一侧回到座位上。

 

7、如何签订责任状？ 

    将签状人员安排靠前相对集中就座，便于组织签 状。 

    准备责任状、签状桌椅、“签状席”卡、签字笔。安 排抬签状桌的人员，并要统一服装。礼仪小姐要训练 有素。参加签状人员要事先通知。签奖时乐曲配套， 音量适中。事前要多次彩排。

 

8、如何做好会议的后勤保障（主要是车辆、秩序、 电力）？ 

    调配会议所需车辆，特别是接送参加会议领导的车 辆，要座位充足，车内整洁，并准备1台备用车辆。 要有工作人员现场服务。 

    安排人员维持会场内外秩序，保证车辆停放有序， 环境安静。开会之前要检查会场内外，开会时也要关 注会场内外，以便及时处置突发情况。 

    准备电力保障车，并有专业人员跟踪服务，确保停 电之后立即供电。

 

9、如何做好节俭工作？ 

    遵循必要、简单、方便的原则。 

    一是会场大小适中、设施设备够用，不要过份追求 高档豪华。会场距离较近，方便多数人来往。 

    二是场内布置都有必要性，以烘托气氛，不能太复 杂、太花哨。 

    三是会议材料要尽量减少。 

    四是食宿要就低不就高。住宿可安排普通标准间。 

    五是车辆以自接为主，以借为主，尽量不租用。

 

 

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