第一条  为加强行政处罚案件案卷档案管理，进一步规范执法办案工作，根据《中华人民共和国档案法》、《工商行政管理机关行政处罚程序规定》，结合行政执法档案的特点，特制定本办法。

      第二条  案卷档案是指办案机构及其调查人员在履行工商行政管理职责、查处各种违法案件工作中形成的,能够反映案件真实情况、具有保存价值、经过整理立卷归档系统保管的案件材料。

      第三条  案卷档案管理,应当遵循一案一卷、利于保密、方便利用的原则。

      第四条  实行统一的案卷档案管理制度。

      第五条  行政执法案卷的整理、装订、立卷工作由案件承办人负责。谁办案件谁立卷,案结卷成。一切能够反映案件真实情况的事实材料均应及时收集；行政处罚决定执行完毕，应按照《工商行政管理机关行政处罚程序规定》的要求，及时将案件材料立卷归档。

     第六条  要及时做好案件材料的收集整理、立卷归档工作。按时完成每季度的立卷归档任务，不得借故拖延和积压。

     第七条  办案机构应设置案卷专柜,实行专人管理。

办案机构以县局名义查办的一般程序案件，应在案件办结之日起十五日内将办结案件卷宗直接移交县局综合档案室并将处罚决定报县局法制科备案。

办案机构以工商分局名义查办的一般程序案件，应将办结的案件卷宗十五内交给所内档案管理人员管理，并将处罚决定书报县局法制科备案。

按照简易程序实施行政处罚的，应当自当场处罚之日起5日内将当场处罚决定书、当事人当场缴纳款的单据（或复印件）等材料入卷，一周内交由档案管理人员保管,并将处罚决定书报县局法制科备案。

移交案件卷宗，应填写《档案材料移交清单》一式两份，双方各执一份。

     第八条  案件主办人应从受理案件开始，注意收集办案全过程中涉及和形成的相关材料，结案后及时整理。案件材料若有遗漏或缺损，应附说明。

      第九条  立卷的案件材料应符合下列要求：

（一）一般只保存一份，重复的材料一律剔除。

（二）字迹清楚，内容完整。

（三）办案文书应当使用A4办公纸，并碳墨打印或用毛笔、钢笔（碳素、蓝黑墨水）书写。

      第十条  立卷的案件材料按照正、副卷顺序装订，也可根据情况分为正卷和副卷装订。

正卷应当按下列顺序装订：

（一）立案审批表；
     （二）行政处罚决定书；

（三）对当事人制发的其他法律文书；（顺序：终审判决书、一审判决书、复议决定书、责令改正通知书、行政指导建议书、行政处罚听证告知书、行政处罚告知书、扣留封存财物通知书及清单、抽样结果通知书等）

（四）送达回证；(按送达时间先后排序)
     （五）听证笔录；
     （六）证据材料；顺序：当事人身份材料：身份证复印件、营业执照复印件、由登记机关或其他主管机关提供的证明材料等；对当事人经营现场的现场检查笔录；现场照片；对当事人的询问笔录；当事人提供的陈述、申辩、检查、交待等书面材料；当事人提供的证明有关事实的书证、物证（含照片、提取清单）等；证人证言：包括被侵权人及其他与案件有联系的单位或个人的陈述，含询问笔录、自述材料及随同提供的书证、物证（含照片、提取清单）等；

（七）财物处理单据；
     （八）其它有关材料。包括调查人员在办案中收集的和相关单位提供的可以证明案件事实的各种证据。

（九）卷内备考表
      副卷应当按下列顺序装订：
     （一）投诉、申诉、举报等案源材料；
     （二）调查终结报告及批件；顺序：案件调查终结报告、扣留封存财务有关事项审批表等有关事项审批表、行政处罚建议审批表、行政处罚决定审批表等）
     （三）核审意见；
     （四）听证报告；
     （五）其它有关材料。顺序：行政处罚建议书、奖励审批表、案卷多余材料等；

（六）卷内备考表。

      第十一条立卷的案件材料经过系统排序后，要逐页编号。页号用阿拉伯数字编写在有文字正面的右上角、背面的左上角。卷宗封面、卷内目录、隔页纸及卷底不编号。

      第十二条卷内目录应按案件材料排列顺序逐件填写或打印。一份案件材料编一个顺序号。没有题名的案件材料要拟定题名。题名不得随意更改或简化。

      第十三条卷宗封面应按规定项目逐项打印或填写。字迹要工整、规范、清晰。

      第十四条案件材料应在结案后15个工作日内移交案卷档案管理人员。

      第十五条案卷档案管理人员要做好案卷档案的接收工作。按照案件材料立卷和归档的要求,认真检查验收。案卷质量不符合要求的，应退回案件主办人重新整理。接收案卷时，要逐卷清点并履行交接手续。

      第十六条案卷材料装订前，要对案卷文书材料进行全面检查，材料不完整的要补齐，破损或褪色的要修补、复制。订口过窄或有字迹的要粘贴衬纸。纸张过大的材料要修剪折叠。加边、加衬、折叠均以A4办公纸为准。

文书材料上的金属物必须剔除干净。装订要求右齐、下齐。

      第十七条案件中形成的录音、录像材料按磁性载体档案的管理办法另行管理。同时应当编制说明，注明名称、数量、内容摘要等，归入同案案卷。   

另行保存的录音、录像材料档案每件应贴上标签，注明当事人、案由、案卷号、承办人、录制人、录制时间、录制内容等。

      第十八条  已归档的行政处罚案卷，由办案单位及法制部门加盖戳封。任何人不得抽取、涂改、增删、污损卷内的案件材料。确需增补的，经单位负责人批准后才可增补。

      第十九条  案卷档案管理人员必须严格遵守纪律，保守秘密，不得擅自扩大利用范围，不得泄露档案内容。

第二十条  县局的法制科将对办案机构的案卷档案情况进行抽查，督促有关人员办理归档工作。