公司合同管理规定

1.目的和范围

1.1目的

　　为了进一步加强合同管理，维护公司的合法权益，防范与控制合同风险，依据《中华人民共和国合同法》和有关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本规定。

1.2 范围

1.2.1本规定适用于公司及所属分公司、各业务部门对外签订的各类合同、协议。

1.2.2本规定为公司统一的合同管理规定，各部门之前已制定发布的合同管理规定如与本规定相冲突的，按本规定执行。

2. 部门及其职责

2.1合同管理机构及其职责

2.1.1公司的法律事务部门是公司的合同管理部门，负责公司各类合同的管理工作。

2.1.2公司合同管理部门的主要职责：

㈠ 认真贯彻、执行国家有关合同及合同管理的法律、法规和规章，依法保护本公司的合法权益。

㈡ 负责制定和修订公司合同管理制度、办法；

㈢ 负责对公司的合同专用章、合同统一文本、法人授权委托书的发放和管理； 

㈣ 参与本单位重大合同的谈判和起草工作，参加合同审查，负责对合同的合法性进行审查，并依法提出法律意见；

㈤ 代表公司参加合同争议案件的调解、仲裁和诉讼活动；

㈥ 负责合同管理的日常工作；监督、检查本公司合同签订、履行情况。

㈦ 定期向公司领导报告合同签订、履行情况。

2.2各业务部门职责

　　

    ㈠ 负责起草、审查本部门业务范围内的合同文本；

㈡ 负责对本部门业务范围内的合同进行可行性研究、业务洽谈、磋商，资信调查、签约（依据授权）等工作；

　　㈢ 负责监督控制本部门业务范围内的合同的履行，随时掌握所签订合同的履行情况；

㈣ 负责合同履行过程中的证据收集和有关资料的保管工作；

㈤ 参加处理本部门业务范围内的合同争议，主要负责合同争议的协商和解，并积极配合公司法律事务部门参与合同争议的仲裁和诉讼活动。

㈥ 建立合同管理台账，每季度末向公司合同管理部门报告合同签订和履行情况。

㈦ 负责本部门的合同档案管理。

3.术语

 

术语	定        义
合同	指公司及所属分公司、各业务部门以公司的名义，在生产经营活动中对外所签订的设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。劳动合同除外。
合同标的	指合同当事人权利义务共同指向的对象。标的可以是物。如买卖合同中的出卖物；标的也可以是行为和智力成果。如某项劳务或技术成果等。
重大合同	指合同标的金额在10万元以上的合同、或者法律关系复杂，不易把握的合同、涉外合同、其他关系到公司重大利益的合同。
合同管理	指公司合同管理部门及公司所属分公司、各业务部门对合同签订、履行、变更、终止、争议处理、监督检查所实施的各项管理行为。

 

 

4.合同编号

合同编号      xxx(公司代码) →（合同业务部门代码）→ xxxx年份 → xxx（合同序号）

5. 工作要求

5.1合同签订

　　5.1.1关于合同的主体方面  

　　㈠ 公司及所属分公司、各业务部门对外签订的各类合同、协议应当以公司的名义签订，不得擅自以分公司或本部门的名义对外签订合同。

　　㈡ 订立合同前，应当对合同当事人的主体资格、经营范围、履约能力、资质资信等进行审查，不得与不能独立承担民事责任的组织或个人，或履约能力与合同要求明显不相符的法人签订合同。

㈢ 公司员工未经批准或授权，不得对外签订合同。不得超越代理权限签订合同。

    5.1.2关于合同的形式方面 

　　公司对外签订合同应当采用书面形式。书面形式包括《中华人民共和国合同法》规定的各种形式，但以信件、数据电文等形式订立合同的，合同成立之前，合同当事人应当签订确认书。

  　5.1.3关于合同的内容和文本方面  

5.1.3.1合同条款不得有重大遗漏，合同一般应包括以下条款：

　　㈠ 当事人的名称、住所；

㈡ 标的；

㈢ 数量；

㈣ 质量；

㈤ 价款或者报酬；

㈥ 履行期限、地点和方式；

㈦ 违约责任；

㈧ 解决争议的方法；

㈨ 其他根据合同的种类、标的所应当具备的条款。

5.1.3.2合同文本中所有文字应当清楚、明确，具有排它性的解释。对可能引起歧义的文字和用语应在合同中进行解释。

5.1.3.3合同中对方要求我方提供担保，或者我方要求对方提供担保的，应结合具体情况根据《中华人民共和国物权法》和《中华人民共和国担保法》的规定办理担保手续。 

5.1.3.4 合同中涉及商业秘密的内容，如有必要应约定保密条款，及违反保密条款的违约责任。 

5.1.3.5合同在签字盖章前，合同经办人应对合同最终文本进行逐条核对，防止对方任意修改、增加、删除合同内容。

5.1.3.6公司的各类合同必须经过相关部门审查和审批流程后，才能盖章签订。

严禁向对方出具盖有我方印章的空白合同书。

5.1.3.7合同的末页不得留有大段空白，空白页应有“此页无正文”的说明。

5.1.3.8合同应由双方签字盖章；并加盖骑缝章。

5.1.3.9合同签订后，合同正本、附件等应及时存档，妥善保管。严禁涂改、毁损合同资料。

5.1.3.10送货回单，增值税发票收据以及业务往来的电文数据资料、信函、对帐单等资料，应认真保管不得遗失；重要资料应将原件和合同共同存档保管。

5.2合同的履行

5.2.1合同生效后，应当按照合同约定，全面正确履行合同。

5.2.2合同履行中，应随时掌握合同的履行情况；发现有以下情形，应及时中止履行，并通知对方，依法采取相应措施。

㈠ 经营状况严重恶化；

　　㈡ 转移财产、抽逃资金，以逃避债务；

　　㈢ 丧失商业信誉；

　　㈣ 有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。

5.2.3合同履行中，对方如有违约行为，应及时提出书面意见，并注意收集、保全有关证据。

5.2.4遇有不可抗力等情形，应当及时以书面形式通知对方，及时采取措施减少损失，并注意收集、保全有关证据。

5.5合同变更、转让和解除

5.5.1经协商一致合同当事人可以变更，补充合同。变更和补充合同应当采取书面形式。

5.5.2经协商一致合同当事人可以解除合同。也可以依照法律和合同的约定，单方解除合同。

5.5.3生效的合同可以依法转让。债权人转让权利，应当通知债务人。未经通知，该转让对债务人不发生效力。合同权利义务一并转让及债务人转移义务的，应当经债权人同意。

业务部门应当收集、保管相关合同权利义务转让、转移的证据。

5.5.4合同当事人签订变更或补充协议、合同转让协议、协商解除或单方解除合同，均应按本规定的要求，重新履行审查批准流程。

　　

　　5.5.５依照合同约定或依照法律规定单方解除合同，应当以书面形式通知对方。

　　

　  5.5.6我方如接到对方解除合同的通知时，应当立即审查对方的理由是否合法、合约、正当。如有异议，应当以书面形式提出，如有必要可以依法请求人民法院或仲裁机构确认合同的效力。

　　

　　5.5.7如果因解除合同而损害了我方利益，应当向对方提出书面索赔请求。

5.5.8我方向对方发出的合同文件，包括通知或索赔请求等，应要求对方签收，或采取适当的送达方式。如公证送达或挂号邮寄送达等方式，并妥善保存好送达回执等证据或书面证明材料。

5.5.9有下列情形之一的，我方有权依法解除合同。合同经办部门应及时向主管领导汇报：

（一）因不可抗力致使不能实现合同目的；

（二）履行期届满之前，对方一方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；

（三）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；

（四）对方迟延履行债务或者有其他违约行为致使不能实现合同目的；

（六）法律规定的其他情形。

5.6合同争议处理

5.6.1在合同履行过程中如发生争议，业务部门应按照平等和诚实信用原则，依据合同约定和法律规定，协商解决； 

5.6.2无法就争议达成一致意见，或对方当事人无意协商解决的，业务部门应及时书面告知公司合同管理部门，报告主管领导。 

5.6.3公司决定采用诉讼或仲裁方式处理的合同争议，或对方当事人提起诉讼或仲裁的，相关业务部门应及时将合同的签订、履行、争议的产生及协商情况整理成书面材料，连同有关证据提交公司合同管理部门，并积极配合和参与诉讼或仲裁。

5.7合同专用章的管理

5.7.1公司对外签订合同应当使用合同专用章。

5.7.2合同专用章由公司合同管理部门统一编号，公司所属分公司、各业务部门应当指定专人保管。合同专用章的使用必须有审批手续，使用登记。

5.7.3公司的业务人员不得随身携带合同专用章或已盖章的空白合同出差。特殊情况，由公司领导特别授权。

5.8合同档案管理

5.8.1公司所属分公司、各业务部门应当建立和健全合同档案管理制度。

5.8.2合同档案应当由专人保管。

5.8.3合同资料应当及时归档。合同资料包括：合同签订的背景资料、合同主体的各种资料、合同正本、附件、定单、送货回单，增值税发票收据、信函、对帐单，以及双方业务往来电文数据资料等与合同签订、履行，以及合同争议解决，包括协商和解、诉讼或仲裁的各种资料。

5.8.4合同档案资料未经公司领导决定，不得随意销毁。

5.9合同监督、检查

公司合同管理部门可以定期、不定期检查公司所属分公司和各业务部门的合同管理情况，必要时，也可以组织由有关职能部门参加的合同检查小组，进行专项检查。

 

6.过程描述

6.1  管理流程

合同洽谈磋商——合同文本起草、审查——审批——合同签订——合同履行——合同变更、转让和解除——合同争议处理——合同归档。

6.2流程描述

6.2.1合同洽谈磋商：由合同业务部门实施，根据公司生产经营需要，与合同当事人对方进行的，以签订合同为目的的协商过程。

6.2.2合同文本起草、审查：合同业务部门在与对方洽谈与磋商的基础上，由合同业务部门起草或对方提供合同文本，经双方交换意见后形成合同文本的过程。

如属重大合同，合同业务部门可以提请公司合同管理部门委派法务人员参与合同文本的起草与审查，提出法律意见。

6.2.3合同审批：指按公司合同管理的相关规定，将合同文本报送公司主管领导审查和批准的过程。

6.2.4合同签订：指公司授权的合同业务人员与对方合同当事人签订合同的过程。

6.2.5合同履行：指合同签订并生效后，合同当事人按合同约定履行合同的全过程。

6.2.6合同的变更、转让和解除。

合同变更，是指在合同履行过程中，为达到合同目的，合同当事人经协商一致而对原合同进行的修订和补充。

合同转让，是指合同当事人将合同权利和义务的部分或全部转让给第三人的行为。

合同解除，是指在合同履行过程中，因发生合同约定或法定的事由，无法实现合同目的，或无继续履行的必要，合同当事人单方或共同协商解除合同的过程。

6.2.7合同争议处理：指对合同签订和履行过程中，合同当事人之间发生的争议的解决过程。合同争议通常经过协商和解、诉讼或仲裁方式解决。合同争议的处理方案由合同业务部门提出，重大合同与合同管理部门共同提出，报请主管领导批准后实施。

6.2.8合同归档：是指合同签订、履行和终止后，所有合同资料按本规定的要求，统一纳入合同档案管理的行为。

7.附则

7.1本规定的修订和解释权归公司合同管理部门。

7.2本规定从      年    月     日开始执行。