时间管理

1、课程要点

第一讲：时间管理的概念与误区

第二讲：时间管理的基本原则

第三讲：时间管理的方法与技巧

2 、第一讲：时间管理的概念与误区

一、时间管理的概念

二、时间管理的误区： 什么是时间 ？

3 、我们的哲学家说： 时间是物质运动的顺序性和持续性，其特点是： 一维性，是一种特殊的资源。

4 、时间的四项独特性（1）供给毫无弹性； （2）无法积蓄；（3）无法取代； （4）无法失而复得。

5 、小案例分享：如果银行每天早晨向你的帐号拨款8、64 万元。你在这一天可以随心所欲，想用多少就用多少，用途不作规定。条件只有一个：用剩的钱不能留到第二天再用，也不能节余归自己。前一天的钱你用光也好， 分文不花也好，第二天你又有8、64万元。 请问：你怎么花？

6 、什么是“时间管理”？ “时间管理”所探索的是如何减少时间浪费，以便有效地完成既定目标。 由于时间所具备的四个独特性，所以时间管理的对象不是“时间”，它是指面对时间而进行的“自管理者的管理”。

7 、案例分析： 一个活到72岁的美国人对时间的花法：  睡觉  工作  个人卫生  吃饭  旅行 21年  14年 7年  6年  6年  排队  学习  开会  找东西  其它  6年  4年  3年 1年  3年  你有何感受？

8 、第一讲：时间管理的概念与误区：

一、时间管理的概念

二、时间管理的误区

误区之一：工作缺乏计划；  误区之二：组织工作不当；  误区之三：时间控制不够；误区之四：整理整顿不足； 误区之五：进取意识不强。

9 、误区之一：工作缺乏计划。

案例分析：查尔斯·史瓦在半世纪前担任伯利恒钢铁公司总裁期间，曾经向管理顾问 李爱菲提出这样一个不寻常的挑战：“请告诉我如何能在办公时间内做妥更多的事，我会支付给你任意的顾问费。”李爱菲于是递了一张纸给他，并向他说“写下你明天必须做的最重要的各项工作，先从最重要的那一项工作做起，并持续的做下去，直到完成该项工作为止。重新检查你的办事次序，然后着手进行第二项重要的工作。倘若任何一项着手进行的工作花掉你整天的时间，也不用担心。只要手中的工作是最重要的，则坚持做下去。假如按这种方法你无法完成全部的重要工作，寻么即使运用任何其它方法，你出同样 无法完成它们，机时且倘若不借助某一件事的优先次序，你可能甚至连哪一种工作最为重要都不清楚。将上述的一切变成你每一个工作日里的习惯。当这个建议对你生效时，把它提供给你的部属采用。” 数星期后，史瓦寄了一张面额两万伍仟美元的支票给李爱菲，并附言它 确实已为他上了十分珍贵的一课，伯利恒最后来之所以能够跃升为世界最大的独立钢铁制造者，据说可能是导因于李爱菲的那数句真言。

10、不做或不重视计划的原因： 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效；3、不了解计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 由于工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确； 2、没有进行工作归类的习惯； 3、缺乏做事轻重缓急的顺序；4、不知如何做计划； 5、没有时间分配的原则。

11 、误区之二：组织工作不当。组织工作不当主要体现在以下几个方面： 职责权限不清，工作内容重复， 事必躬亲，亲力而为 ，沟通不良 ，工作时断时续。 解决问题的方法：首先学会如何接受请托； 其次学会如何利用好各种资源。

12 、误区之三：时间控制不够。小测试：“拖延商数测验” 评分标准：每一个“非常同意”评4分，“略表同意”评3分， “略表不同意”评2分，“极不同意”评1分。总分 小于20分，表示你不是拖延者，也许你偶尔有拖延 的习惯。总分在21至30分之间，表示你有拖延的毛病，但不太严重。总分多于30分，表示你或许已患上严重拖延的毛病。

13 、我们通常在时间控制方面容易陷入下面的陷阱： 1、习惯拖延时间； 2、不擅处理不速之客的打扰； 3、不擅处理无端电话的打扰； 4、泛滥的“会议病”困扰。

14 、误区之四：整理整顿不足。文件处置测验： 请快速解答以下十个问题。如你无法即刻对某些题目提供确切的答案，则请在题目前打问号“？”。 1、订购文具后所取得的帐单。 2、收到一本管理杂志，其中可能具有值得阅读的文章，但目前你无暇阅读。 3、来自上司的会议通知（下周一举行会议）。 4、某大学企管系学生寄来的问卷。 5、部属交来（或你个人的）一份用于准备下一个月业务报告的有关资料。 6、一封需要尽快回复的信，但你必须先打数次电话才能回复。 7、一位你经常接触的人告知新地址及新电话号码的E-mail. 8、客户寄来的一封投诉信。 9、人事部门发出的有关员工考核程序的函件。 10、提醒自己明年及早准备财务预算的备忘录。

15 、假如你在以上10个问题的前面写上了两个或两个以上的“？”，则表示你仍欠缺一套完整的文件处置系统。你最好尽快设计这样的一套系统（包括你的纸面文件夹和电脑文件夹）。

16 误区之五：进取意识不强。进取意识不强主要表现在以下几个方面：个人的消极态度，做事拖拉，找借口不干工作，唏嘘不已，做白日梦，在工作中闲聊。

17、 送大家一句话：昨天是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票，今天则是随时可以运用的现金。 请你善用它！

18、 第二讲：时间管理的基本原则

时间管理的六项基本原则： 1、明确目标； 2、有计划有组织地进行工作； 3、分清工作的轻重缓急； 4、合理地分配时间； 5、与别人的时间取得协作； 6、制定规则、严格遵守时间纪律。

19、 原则之一：明确目标，目标刺激我们奋勇向上，如何制订目标（SMART的工作目标） ?具体的（specific） ?可衡量的（measurable） ?可达到的（attainable） ?相关的（relevant） ?基于时间的（time-based）

20、 原则之二：有计划、有组织地进行工作， 所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。

21、制定计划的步骤： 1、确立目标 2、探寻完成目标的各种途径 3、选定最佳的完成方式 4、将最佳途径转化成月/周/日的工作事项 5、编排月/周/日的工作次序并加以执行 6、定期检查目标的现实性以及完成目标的最佳途径的可行性

22、 有了计划，就必须有行动。 行动是一件了不起的事！

23、 原则之三：分清工作的轻重缓急。

小测试：请看下面的行事次序，看看你自己平时喜好那种方式？ 1、先做喜欢做的事，然后再做不喜欢做的事。2、先做熟悉的事，然后再做不熟悉的事。 3、先做容易的事，再做难做的事。 4、先做只需花费少量时间就可做好的事，再做需花费大量时间的事。 5、先处理资料齐全的事，然后再处理资料不全的事。 6、先做已排定时间的事，然后再做未排定时间的事。 7、先做别人的事，然后再做自己的事。 8、先做有趣的事，再做枯燥的事。9、先做自己尊敬的人或与自己关系密切的利害关系的人所拜托的事。 10、先做已发生的事，再做未发生的事。

24、处理事情优先次序的判断依据是事情的“重要程度”。 “重要程度”：即指实现目标的贡献大小。

25、 四象限图中的时间管理“急事”与“要事”的 关系：不紧急也 不重要事第四象限 重要又急 迫的事第一象限 紧急但不 重要事第三象限 重要但急 迫的事第二象限

26、分组讨论：你是否“知道”在哪些方面如果持续有优异表现，对个人生活或工作会有积极影响？

27、 这些方面包括有： 1、改善人际关系； 2、改善事先准备工作； 3、更周详地规划与组织 ；4、善待自己；5、抓住机会； 6、充实自我； 7、增进能力。

28、急迫性指数测验  0到25分属于低度急迫性心态； 26到45分属于强烈急迫性心态； 46分以上严重急迫性心态。

29、原则之四：合理地安排时间，巴列特定律（也称80/20原理）： 总结果的80%是由总消耗时间中的20% 所形成的。

30、原则之五：与别人的时间取得协作。 1、尊重对方的时间安排； 2、提前做好计划。

31、 原则之六：制定规则、严格遵守时间纪律。制定规则、遵守纪律的核心主要体现在以下三个方面： 1、在进行工作的时候，一定要念念不忘这个工作应于何时截止。 2、即使外部没有规定截止的日期，自己也要树立一个何时完成的目标。 3、由于不得已原因而不能按期完成时，一定要提 前和相关部门取得联系，将影响缩小在最小范围内。

32、 第三讲：时间管理的方法与技巧

一、分析自己使用时间的方式和状况；  二、做好工作计划；  三、缩短别人干扰的时间；   四、省时之道。

33、 一、分析自己使用时间的方式和状况

表一：时间使用清单表表二：一星期日志与简略分析表 表三：一星期时间总结表

34、 表一：时间使用清单表

自检题 ：1、我如何浪费我的时间？未来有何好途径预防或减低时间 的浪费？ 2、我如何浪费别人的时间？我浪费了谁的时间？我应如何预防不使其发生？ 3、哪些活动我现在可以减少、不予考虑或交给别人做？ 4、别人浪费我的时间？未来有没有方法减少或排除其发生？ 是什么方法？ 5、我做的哪些事既重要又紧急？ 6、我做的哪些事对我的目标很重要？ 7、我是否花费时间追求那些对我很重要的事？如果没有，原因何在？如果有，是哪些事？

二、做好工作计划： 1、计划的基础概念：分类标准 按广度分 计划类型  战略性计划、作业性计划 按时间框架分 按明确性分 短期计划、长期计划具体性计划、指导性计划

39 、2、注意事项（1）事先的了解所在部门的业务定位 所在岗位的业务定位 上级主管的业务目标 上级主管对你的期望和要求 与其它相关岗位的业务接口关系  Why  What  When  Where  Who  How to How much

40、 （2）遵循5W2H原则 （3）设置控制点

3、利用计划工具（1）计划管理之一：WBS 定义：WBS（工作任务分解）是创造出产品所必须进行的全部活动的清单。 （2）计划管理之二：PERT 定义：PERT（网络计划评审技术）是以网络图 的形式制定计划，求得计划的最优方案， 并据以组织和控制开发进程，达到预定 目标的一种科学管理方法。

41、 三、缩短别人干扰的时间 1、打电话的艺术 ? 事先的约定与准备 ? 保持简短而明确的开场白 ? 控制电话时间、保持通话主题 ? 过滤电话 2、当你被打断时 ? 来自上司的打断 ? 来自同事的打断 ? 来自同事的打扰？

42、 四、省时之道，科学省时之道： 1、等待的时候做什么 2、逆势操作 3、追求互赖模式 。

                    最后 祝大家都拥有一个有意义、充满欢乐的人生！