策划举办一场文艺晚会活动常常被比喻为执导一部电影：无论活动的规模有多大，档次有多高，实际上组织和策划的晚会活动更像是在策划一场现场直播的表演。它如同高空走钢丝而没有任何安全措施的表演。活动一旦开始就没有任何弥补的机会。活动必须一次性完成，不可能有预先排练（文艺节目可以串排、彩排若干次，但，活动只要正式开始，便不可重复。）电影、电视可以通过剧本及导演手法预知未来，而活动进行中你却无法预测在活动举办的过程中将会出现什么样的“情景”，很有可能是一些难以想到的“突发事件”在悄然发生。本人的实际工作经验是：只要做晚会（活动），就不可掉以轻心，俗语说得好：行百里半九十，稍有不慎，将会满盘皆输。

    如何避免一些常见的失误呢？以下是我个人的一点建议和想法：

    我们可以事先计划，做足充分的准备工作，以便随时可能处理应急事件的发生。小到一场婚礼，大到一场晚会，其实最关键的是要注重“细节”。只有注重了“细节”，才能使整个活动彰显个性，从而达到活动主办方的目的。

     无论企业或个人，拟举办一场活动（产品发布会、厂庆、店庆、会展、颁奖典礼、会议、促销演出、个人婚礼等）必须要经过如下流程：

    一、活动的目的。你为什么要举办此次活动？你希望达到什么目标？你的目标将决定如何制定详细的活动计划。

    二、成本的估算。你能花多少钱？中国有句俗语“有多大荷叶，包多大粽子”，在活动立项后，你必须考虑此次活动将会付出多少成本？成本的多少直接决定活动的规模和档次。无论活动大小，必须有资金作保障。在资金允许的情况下，列出详细的成本估算方案，会达到“事半功倍”的效果。

    三、活动的策划。包括活动的时间、地点、活动的类型、辅助设施设备的落实等细节。

    先说时间。上午、中午、晚上，三个不同的时段，在策划晚会（活动）时，应该注意要有细微的变化。上午，对一般的声乐演员来讲，嗓子很难打开最佳状态，需主办方为演员准备空间充裕的“练声”场地，以便提前练声、找演唱位置。舞蹈演员和杂技类演员需要提前活动身体，避免出现早起状态不佳，不提前活动身体关节，出现严重的演出失误。中午，饮食需要主办方特别注意，既不能让演员吃得太饱，菜品也不可过于油腻。另外，活动的性质必须搞清楚，是伴宴类演出还是演完后统一用餐或是边用餐边演出。必须提前告知所有演职人员，避免出现情绪化工作状态。晚上演出必须要考虑晚会开始及结束的时间。待晚会结束后，须提前协调是否与活动主办方相关领导共进晚餐。有的活动是提前一天到达演出目的地，有的则是当天往返，某种意义上说，作为活动的策划者，必须把时间的结合点掌握清楚，避免出现乱成一锅粥的情况发生。

    再说地点。地点是演出的关键要素之一。是室内，室外。体育场、剧院、酒店小会议室、还是露天广场。场馆的高度、室外是否有“回音壁”等情况必须考虑清楚。结合演出地点，特别是室外演出，必须与当天的天气情况有机的配合好。风力有多大，是否阴雨天气，天气的冷暖等一系列问题，直接决定你的活动效果。

    至于活动的类型，上面稍有提到，也可片面理解为演出的性质。演出性质决定演员的阵容及节目单的配比方式。主题是什么，观众群是何等人，修养及层次分别要考虑周全，方可将节目配比得科学化、人性化、和谐化。

     设施设备的落实要求必须分工明确，责任到人。灯、服、道、效、化、音等环节缺一不可。有很多文艺晚会，未开始前，各项工作自认为准备的充分有力，可往往在节目进行当中，却是漏洞百出，失误不断。以至于现场导演与工作人员手忙脚乱，极易产生大的失误，从而严重影响晚会（活动）质量。

    四、及时的回访。活动结束后，应该有两个事情必须要落实。一是要给演职人员分别致电，特别是明星大腕，这种做法，体现了活动策划公司的素质及修养。多听取演职人员的合理化建议，以待更好的提高。二要答谢活动出资方相关工作人员并进一步的回访其意见和要求。

    五、注重媒体宣传及公司成功案例的档案采集收藏工作。

    以上几点，是本人在工作中的一点小体会，受文凭所限，语无伦次，班门弄斧，恳请业界各位前辈及专家多多批评指正。