1.會場預定

    首先要对會場類型以及預算已有一個基本的概念。在考慮具體會場之前，策划者應首先勾出会议的形式、來賓人數、費用和酒店、會場的地理位置。

春秋季是众多婚禮日期的熱選時間，但也是諸多商業活動、體育賽事的高峰；夏冬婚禮淡季，又是各大公司年中、年末會議的高峰期。策划者不僅要確認會場場地是否有空，還要確認会议當天是否有某些項目因為旺季的到來而導致的成本浮動。　

2.確定菜式套系
　　菜式套系價格和賓客的人數將最終決定預算的價格區間。中式以桌數計算，根據會場環境、氛圍、星級的差異以及菜式的不同價格不斷升級；西式以人數計算，根據菜式的不同價格逐級遞增，如果采用自助餐會則更有最低人數的限制。

3.會場布置方案
　策划者要通過與宴會銷售人員的交流了解會場的形狀、面積和功能，從而安排儀式進行區(舞臺)的方位以及主桌和其他餐桌的擺放方式，進而設計会獨特風格的會場布置方案议布局。雖然會場都會推薦具有會場特色的布置，但会议策划人更喜愛具有獨特風格的會場布置方案。
4.簽訂合同
　　如果您對酒店所提供的服務和報價大致滿意，就可以考慮簽署合同了，畢竟合同才是落實一切的法律文件。您可能還需要交納一定的定金以確認對會場的預定。所以一定要仔細小心，將所有的要求變成文字，才可以得到真正意義上消費者權利的保護。

5、再次確認
　　即便是簽訂了合同，您仍然有機會收集酒店、會場信息，來觸發對会议场地布置的靈感。但至關重要的是，在会议前兩周，您需要就会议的日程安排、會場布置、儀式流程與酒店作再次的確認，才能確保所有的構想能夠有條不紊地實現。
  在發布會的過程中，對於記者的提問應該認真作答，對於無關或過長的提問則可以委婉禮貌地制止，對於涉及到企業秘密的問題，有的可以直接、禮貌地告訴它是企業機密，一般來說，記者也可以理解，有的則可以委婉作答。不宜采取“無可奉告”的方式。對於復雜而需要大量的解釋的問題，可以先簡單答出要點，邀請其在會後探討。
    整個會議應有正式的結尾。如果發布會安排在晚餐或午餐前結束，則應該有酒會或自助宴會等，在會議結束時，由主持人通知時間與地點。
    發布會後，宴會前，一般在貴賓室安排更深入的采訪。
 

■研討會議
    研討型會議通常專業性較強，參與的人數不是很多，除非是行業標準討論，一般不會超過100人。這類研討會的關鍵點是會場及地點選擇。
    會場——除一般性的主會場外，通常需要一些小型會所以便分組討論。主會場的布置除保留主持人外，其他座位應當體現平等精神，發言用的麥克風應該每個座位都有——除非人數小於15人。
    關於地點，通常選擇相對封閉、安靜、利於保密的地點，最好能在郊區環境優美會所——應當滿足夜間娛樂休閑、團隊精神訓練、場景變換、交通相對方便等要求。
   
    ■培訓會議
    培訓會議也是專業型會議，通常是企業內部或者教育部門舉辦。除帶有研討性質外，更多的是技能交流及知識傳授，所以培訓會議對場地的要求相對較高——除了一般的封閉式會場外，應該還有各類拓展訓練設施或者場地，可能的話還應該有高品質的休閑放松場地。培訓會議的關鍵點：場地、系统家具培訓設施及培訓師。
   
    ■社團會議
    社團會議通常為純會議，往往需要發布一些宣言或者決議之類的書面信息。所以社團會議經常配合新聞發布會舉行。舉行此類會議，表決設施、現場會員排序及會場控制是關鍵。作預算的時候應當考慮新聞傳媒成本——包括記者的邀請、交通、住宿及餐飲安排等。
   
    ■公益性/技術性論壇
    此類會議多為公開性會議，系列分會將是此類會議的特點，所以會議場所的選擇非常重要，基本要求是可以分割或者主會場附帶小會場，對會議設施要求也比較高——同聲傳譯、傳媒記者招待、多媒體、視頻直播以及討論場地等均有可能要求提供。此外，如果會議主辦地的會場不能滿足幾種分割要求，那麽會務交通就成為需要重點考慮的內容。
   
    ■訂貨交流會議
    此類會議實際上兼有展覽性質，因此會場的要求相對特別。理想的場地應該是專門的展覽館或者會展中心，帶有商務會所或者類似場地則再完美不過。如果是小型訂貨交流會，可以設立在大型商務型酒店。系统厨具組織或者代理此類會議的關鍵點是：場地選擇、會場控制、展覽布置。
   
    ■秘書服務
    所謂秘書服務指向會展主辦方提供各類文秘、勤雜、臨時采購、臨時司乘、向導等服務。這些服務通常是臨時或者按時提供的，在預算時通常按類別籠統計算，不在細分——可以按不可預計費用或者按其他類別計算。如果通過代理公司操作，那麽告訴代理公司作好隨時服務的準備很有必要。代理公司與主辦方之間的最後服務費用核算將通過雙方指定的聯絡人互相簽單認可，由雙方財務或者相關人員核定。