[李洁明]如何进行时间管理

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时间管理杂谈 |
分类: 明眼观察 |
时间是生命的元素,一切过程都在时间中运行。先说说观念。
时时要有目标。人生本是自我经营,成功并不艰难。造物主对每个人都是公平的,对你的安排也是有使命的,完全有时间和精力完成一件事情。做自己喜欢的事情,不必“劳其筋骨,饿其体肤”,坚持下去,成功是水到渠成的事。现代社会,视野无比宽阔,选择无比丰富。正因如此,眼睛花了,心情乱了,无从选择了。简约生活,我比较推崇的一种态度。要自己想要的,做自己该做的,锁定目标,绝不贪婪。
有了目标,还需专注。目标感,是对生活的聚焦,仅是聚焦,没有专注的付出,也是空谈。效率来自于全心的投入,在约定的时间内把事情处理完毕。一次只做一件事情,一次就把事情做好。大脑处理问题需要集中精力,全力以赴。一旦搁置了,前期做过的很多事情还要捡起来。只有提高注意力,才能提高效率和效能。
不要完美主义,允许事情不完美。专注能调动全身的能量,但若钻牛角眼,非要做到完美,也将浪费时间和精力。不要在一件事情上投入过多,做好就行了。做好的事情要比把事情做好更重要。做好的事情,是有效果;把事情做好仅仅是有效率。首先考虑效果,然后才考虑效率。
做有附加值的事情。对职场上的人来说,工作不在于多寡,在于是否具有工作品质,能否为自己的工作能力升值。有些人,看似忙碌,却是在做机械重复的事情,而这些事情往往没有挑战性。
把事情分出轻重缓急。按照“紧急重要、紧急不重要、重要不紧急、不重要不紧急”四个象限进行区分,先行处理完紧急的事,有利于平静地处理重要的事。
对事情进行统筹规划。在有限的时间内,琐碎的事情是可以交叉的,同一时间段可以同步进行很多事情。大家初中都学过华罗庚《统筹方法》,可得出合理安排工序,能够节约时间。
以上谈了一些观念,接下来进行详细阐述:
圣经开篇即用“起初”言明时间的概念,创造天地万物是在时间的范畴内进行的。基于此,我们可以明白上帝对任何人都是公平的,在时间上赋予每个人每一天86400秒。我们每天从上帝那里支取86400元来实现自我创造美好生活。作为成年人来说,生活包括很多方面,按照我的理解,我分为四个维度,每个维度又包含若干层面:事业(信仰、使命、财务)、家庭(爱情、亲属、儿女)、健康(饮食、睡眠、娱乐、运动)、信息(人际、学习、社团)。大家都见过不倒翁,不倒翁之所以不倒,是因为上轻下重,而重心又恰在黄金分割点附近。为了平衡生活,我们需要根据目标的重点进行权衡来安排每一维度的时间,如下图所示:
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生活规划图
时间管理首要解决的是人生规划,它是生活规划的核心,也就是图中的“目标”。其他几个维度始终要围绕这一核心,围绕“目标”进行时间分配,架设各个层面的管理方式和解决方案。
我认为,人的成长轨迹是螺旋式曲线发展的,既有一帆风顺,也有逆流而上。对于生活重心,我的排序是:家庭第一,事业第二。家庭是社会的基本单元,家庭美满和谐对事业、家庭等方面有基础性决定作用。无论对女人还是男人来说,家庭至关重要。我们要明白,事业是服务于家庭的,是为家庭提供物质和精神保障的。特别是对女人来说,建立家庭是在一定年龄段完成的,同样男人也不要等到事业成功后再去建设家庭。
现在社会急剧变化,生活节奏加快。对未来,我们莫名地恐惧。往往我们是一头钻进事业里,拿生命赌明天。不要说,我们忙,忙得顾不上吃饭,健康是根本。个人认为,生命是有节律的,按照人体的生物节律进行饮食、作息。当然,每个人的情况不一样,不过,我是倡导早睡早起的生活习惯的,别经常熬夜,思虑过度,轻则失眠,重则神经衰弱。
人与社会是唇齿相依、相克相生的关系。我们需要与社会产生互动,参与社交,自我教育、参加社团,不断地从社会中获取信息,通过信息的交融,价值的互换,完成思想体系的健全和社会资源的整合。一个人在社会上要想成功,首先要扩大影响力。个人品牌如何树立,这就需要扩展人脉、传播思想、在一些组织中有所地位。在知本时代,学习是必须的,而且是终身的。通过学习,完善自我、提升竞争力。社会中人,学习不再按部就班,在工作中学习,在学习中工作。我们不能永远做准备者,不再是积累,学以致用是首要考量的因素,将所学的直接转化成生产力。
时间管理是需要形成习惯的。西方有句话:“播下一种思想,收获一种行为;播下一种行为,收获一种习惯;播下一种习惯,收获一种性格;播下一种性格,收获一种命运。”我想,成功是由好习惯堆砌的。将正思正念正行培养出来,那成功是必然的。对于时间管理,市面上有很多书,但真正有价值的书没多少,很多都是阐述观点而已,操作性很差。有本书《尽管去做》是眼下最为流行,操作性也比较好。接下来,我会结合这本书的观念和做法谈谈。
1)
“凡事都有定期,天下万务都有定时。”(《传道书》3:1)
从人的发展阶段来看,每个阶段有每个阶段的目标和任务,不冒进也不拖延。从生物节律来说,要遵从人一天的生理状态来安排事务;处理事务时同样要左右脑互换,这样脑力和体力就可以得到有效的调剂和放松。这一点,我通常是一段时间的逻辑思维,一段时间的感性思维。写写文章、做做设计,二者互为补充。
2)
“神说,地要生出活物来,各从其类。牲畜,昆虫,野兽,各从其类。事就这样成了。”(《创世纪》1:24)
上帝在造万物时是各从其类的,体现了一种秩序。秩序是一种美。均匀、对称、平衡和整齐的事物能给人一种美感。简洁就是速度,条理就是效率。我们要学会整理,对物要各从其类。编上号,摆放整齐,及时归档,清理无用物。记生活日志,逐一落实。写生活日志就是整理事务的过程。在《尽管去做》一书中,第一步就是收集资料,建立工作清单。好记性不如烂笔头,勤于记录,这一过程是将心中所想进行目视化或符号化。我们得学会清空自己的思维,否则大脑始终在那喋喋不休,容易造成很大的精神压力。
3)时间管理是有心理区别的;
“你要保守你心,胜过保守一切(注:或作“你要切切保守你心”),因为一生的果效,是由心发出。“(箴言4:23)
人与外界的信息沟通一般有三种形式:视觉型、听觉型、感觉型。通常情况下,感觉型对信息的认识比较深刻,但较为迟钝;视觉型对信息反映最快,吸取的信息量也较多;听觉型次之。每个人的信息系统不一样,但这三者不可偏废。说到这,我的意思是我们既要内省与外化相结合,内省强的要学会运用视觉和听觉;视觉和听觉强的应加强自省。在我们内心深处,积攒着很多的能量,这点能量交织在一起,形成碎碎念,此起彼伏地折腾。如何解决这个问题,途径就是强化视觉和听觉的能力,不但对外界,还要对自己的思想。一旦静心观察,思想就可能中止。这样我们就可能从浮想联翩中抽离出来。通常,你大脑中盘踞问题的多少与其解决的效率成反比。《尽管去做》一书中,要求我们最大的变化就是把一切赶出你的大脑,目视化就是做好的选择,(1)能量集中于眼部,练习注意力;(2)目标画在纸上,进行量化。
具体的操作方案,见《尽管去做》一书,对于细节,视情况自己而定。我呢,采用“理念先行,行动跟上”的策略,做事情前,先进行策划(收集资料、整理判断、设计流程),然后开始行动。借助工具有笔记、便签、outlook和GTD软件。