第一步：根据你的精力周期细分全天的时间。

必须要承认，人在一天不同的时间段中，精力水平是不一样的。你首先要做的就是划分出你的“优质、中质、低质”时间段，之后才能将不同难度的事情安排到不同精力水平的时间段中去。

第二步：为你的每个时间段确定一个虚拟的精力总值。

根据这个时间段的长短，和一定的标准(例如十五分钟对应一个0.5的精力值，半小时对应一个1的精力值等)，为这个时间段建立一个总体数值。

第三步：定义事务的精力消耗值。

每完成一件事情，都需要消耗你的时间和精力，但是消耗的多少是有区别的。你需要定义精力消耗的等级。(注意定义的等级尽量简单，不要有太多等级。)

有一些事情做完以后不会消减你的精力，反而会提升你的精力，例如你做了一件自己特别喜欢的事情，或者是一个放松休闲的事情。不过根据我的经验，这种小小的精力提升不会特别多。

你只需要用各个时间段的精力总值，减去事务的精力消耗值，就可以估算出剩余精力，就可以知道自己这个时间段是不是能做得完这么多事情(相减为负，当然就意味着你做不了这么多事情；相减为正，就可以继续在这个时间段内安排事情)。

第四步：在合适的软件上分配你的待完成事务。

把上面定义的分类体系移植到一个合适的时间管理软件中，你就可以开始实际的操作了。

选择时间管理软件的标准：

1、全平台的软件是首先考虑的(即有pc版本、mac版本、手机版本、网页版本)。

2、不能实现网络同步功能的时间管理软件都不要选择。

3、至少有3类以上能够自己定义的分类信息。

4、“任务(task)”和“日历(calendar)”不是一回事，别选错了软件类型。

5、快捷第一原则。记录下一个任务需要点击的按钮越少越好，理想情况在3次以内。