一、招聘前期用人单位需要准备的招聘文件主要包括：

    （一）招聘条件；

    （二）工作邀请函（或称offer letter、offer等）；

    （三）用人单位基本信息告知函；

    （四）应聘人员基本信息登记表。

二、招聘后期用人单位需要准备的招聘文件主要包括：

    （一）劳动合同和保密协议等相关协议；

    （二）录用条件和录用条件告知函；

    （三）劳动合同和其他文件的签收确认单；

    （四）职工名册。

注：

1、用人单位基本信息告知函。

    用人单位应当以基本信息告知函的方式来履行法定的告知义务，留存好证据。这样就可以避免有关劳动者知情权以及由于知情权问题导致的劳动者权益受损等方面的争议。

    用人单位应当将本单位的基本信息（包括工作内容、工作条件、工作地点、职业危害、安全生产状况、劳动报酬，以及劳动者要求了解的其他情况）如实告知劳动者。一旦用人单位没有证据证明已经告知劳动者相关信息，劳动合同中也没有此项内容，就会产生争议，并可能会导致对用人单位不利的结果。例如，如果劳动报酬没有明确，用人单位就很有可能要付给劳动者比用人单位预期的更多的劳动报酬。

2、应聘人员基本信息登记表。

    应聘人员基本信息登记表是记录劳动者基本信息的重要表格，也是确定劳动者诚信记录、同劳动者保持联系的重要依据。当然，有关内容放在劳动合同（或者劳动合同附件）当中都是可以的，单列出来可能更便于用人单位保存相关档案。如果没有劳动者的基本信息，用人单位的人类资源管理可能就会缺乏最基本的一些依据，法律文件送达不能的风险和其他各种风险都可能会接踵而至。

（吴圣奎）