十年，不算长，不算短，不过，时间的确过得很快。

原来，我结婚快十年，女儿也快十岁了。十年前，无论在工作和生活上，整个精神面貌都和今日很不同。以前，我们很专注地、很乐在其中地，把时间放花在某些地方，好象很理所当然的，现在想起来，却像在回忆远古恐龙时代。

十年前，我还在用菲林相机。那时候，有隆重场合，我们才会带相机出街。一卷三十六张的菲林，几个月才拍满，要拿到快图美去「一小时冲晒」。取相片后的重要任务，是帮朋友晒相，饭聚时交换。

十年前，在办公室里，有专门负责处理传真的部门，所有公司出入的传真文件，都要经过公司中央处理，行政部同事负责收发传真，登记、影印、highlight发件人、收件人及副件收件人、存盘，之后将文件派回相关同事的in box。同事收妥之后，自行再存盘，在文件上钉孔、入活页夹，一切工作及交易的痕迹，就存放及纪录在一个个又黑又重的大活页夹内。

以上情景，都不是很久以前的事情而已，现在我每天都随身携带轻便相机，还有智能电话是有拍照功能的；拍摄相片每天平均不只三十六张；记忆咭可以储放几千张相片；几年没光顾冲晒店；所有朋友都会拍照并自动上载网上，「帮朋友晒相」的社交责任正式解除。

最近，我向人事部经理建议，删除我名片上的传真号码，以免有人将重要文件传真给我，一来不安全，二来我极少留意传真机收件，三来想尽量避免与工作伙伴之间建立以传真文件沟通的坏习惯。

我深信，如果世界上没有了传真机，对公司业务并不会有任何影响，相反只会节省时间、金钱和纸张消耗。我已多次向公司建议全面取消传真，以减轻相关的无谓行政责担，但由于很多过往签订的合约文件中都有注明传真通讯具有法律效力，有鉴于此，或许现时仍未是取消传真的时机，但我相信距离这一天已经不远了。这几年来，经我处理的合约文件，都会删去传真通讯的相关条文，从来没有合作伙伴有特别意见。

虽然，商务的书信及传真往来，现在已被电子邮件取替了大部份，这是与时并进，当中也有方便省时和保护环境的考虑；话虽如此，我仍然认为很多商务文件的规格，是要给下一代薪火相传的，很多细微处，不特别提醒，年青同事都不会留意，甚至认为是没有必要，只是上司个人喜好或吹毛求疵。可是，养成办公室的好习惯，是未来十年、廿年、卅年，我们都要给自己设订的工作要求和标准。

首先，任何文件及讯息，都要加上日子。以前，我们接受训练，由小时候写日记、写一封信、开始做一份会计帐簿，甚至是写支票，第一件事都是写日子。现在很多人都不会注重在文件上写日子，但当你的桌面上堆满来自四方八面的不同版本文件时，你就会明白，文件上的日子如何重要，要掌握一件事件发展和变化，时序是最大的逻辑脉络。

其次是文件名称、文件标题。为文件起一个贴切的标题，是储存档案和建立系统的第一步，这个步骤，如何去做好，很值得花时间去细心思考，你的文件该如何命名、分类和存盘，从而建立建全的系统？你能否有效地处理及搜寻自己的文件？如果不，试试从日子、标题和文件名称着手。

十年很快就过去，时代转变也很急速，但有些能导致成功的特质，无论在哪个年代都是一样的；十年前，我认识的成功人仕，今天都更加成功；十年前一事无成的，今日继续浑浑噩噩游走办公室。

如果不是太迟，还请尽快养成一些好习惯，给自己的生活和工作，一些良好改变。