珠海卓凡实业集团有限公司

内部往来业务核算管理规定

 

一、             目的

加强内部往来业务核算的管理，避免内部单位的往来核算不清，适应集团财务管理需求,达到集团报表合并的要求。

 

二、             适用范围

集团及下属各关联单位间发生的内部往来业务。

 

三、             内部往来核算架构

  1、   集团内部往来业务的核算，采用结算中心方式。整个集团设置一个一级结算中心，两个二级结算中心：

Ø         珠海激情文化传播有限公司（上海总部）作为酒吧板块的二级结算中心，下辖百度各单位；

Ø         北京今日良缘休闲娱乐有限公司作为北京区域的二级结算中心，下辖除北京百度之外的北京区域其他公司，包括北京今日良缘休闲娱乐公司（百度VIP和量贩）、北京今日良缘夜总会、北京金品轩和北京九洲水会；

Ø         珠海卓凡实业集团有限公司作为一级核算中心，下辖两个二级结算中心以及集团直管单位。集团直管单位包括珠海天地人间、珠海莲花万景城、珠海九洲水会、珠海九洲保健、太原卓凡大酒店、杭州今日良缘、苏州天地会所。

  2、   各结算中心和单位在进行内部往来核算时，必须遵循下列原则：

Ø         各单位发生的内部往来业务，不论对方单位，均只与上级结算中心挂账。各单位使用“其它应付款”科目核算内部往来，将上级结算中心作为一个供应商管理；

Ø         二级结算中心与下级单位发生的内部往来业务，按单位分别挂账；与上级结算中心及非本结算中心单位发生的内部往来业务，均只与上级结算中心挂账。二级结算中心使用“其他应收款—应收内部往来款”科目核算与下级单位的内部往来，将每一个下级单位作为一个客户管理；使用“其它应付款”科目核算与上级结算中心的内部往来，将上级结算中心作为一个供应商管理；

Ø         一级结算中心与直管单位发生的内部往来业务，应按单位分别挂账；与下级结算中心及下级结算中心单位发生的内部往来业务，均只与下级结算中心挂账。一级结算中心使用“其他应收款—应收内部往来款”科目核算与直管单位或二级结算中心的内部往来，将每一个直管单位或二级结算中心作为一个客户管理。

Ø         各单位、各级结算中心应在供应商中设置“代垫款项”，通过“其它应付款”科目核算，专门用于核算当月未邮寄单据。

 

四、             内部往来业务的处理

  1、   代付费用：指根据内部单位的委托，代为支付费用，但该费用由委托方承担的行为，主要包括代为接待客户、代为购买商品、代为购买社保等情况。

Ø         受托方代为支付费用，应取得委托方的书面委托。委托方在委托书中必须明示委托事项和承担费用限额，如无明示的视同无限额承担；

Ø         如委托方委托的代付事项是长期定时发生的，如代为购买社保等，在委托需要终止时，则应书面通知受托方明确终止时间，受托方在收到后应签字回传以确认委托终止；

Ø         单据邮寄日之前发生的业务，代付方借记“其他应付款（上级结算中心）”，贷记“现金”、“银行存款”等科目；

Ø         委托方收到单据后，借记“营业费用”、“管理费用”等科目，贷记“其他应付款（上级结算中心）” 。

  2、   资产调拨：是指集团根据管理的需要，将资产在内部单位之间调动使用的情况，包括同一城市几家单位共用仓库情况下的物品领用。

Ø        非共用仓库情况下的资产的调拨，应有参与调拨行为的单位的共同上级单位或部门的书面批准文件，文件中应明确调拨资产的名称、规格型号、调拨价格等相关信息；

Ø        调拨资产发出后，调拨方一应取得接收方收货人签名并加盖公章的书面收条，作为会计处理的支持凭据；

Ø        共用仓库的物品领用，仓管人员应要求领用人在出库单上签字；

Ø        单据邮寄日之前发生的业务，调拨方借记“其他应付款（上级结算中心）” ，贷记“库存商品”、“周转材料”、“固定资产清理“等科目”；

Ø        接收方收到单据后，借记“库存商品”、“周转材料”、“固定资产“等科目，贷记“其他应付款（上级结算中心）” 。

  3、   资金往来：是指各单位间的日常资金调拨，不包括股利支付和正常的营业性资金支付。

Ø        任何单位的资金调出，应取得集团计划财务中心的书面通知；

Ø        资金调拨产生的汇款手续费，由汇款方承担；

Ø        资金调拨，不使用邮寄转帐单的通知形式。资金调出方在资金汇出后，将汇款单复印传真给上级结算中心；资金收入方在收到资金后，将收款单复印传真给上级结算中心；如资金调拨双方不属于同一结算中心，则双方的上级结算中心还要将单据传真到一级结算中心，由一级结算中心传真给另一方结算中心；

Ø        因为各单位经常使用私人存折进行资金收付业务，所以传真的单据上应注明付款方和收款方的名称；

Ø        资金调出方在汇款单据传真后，借记“其他应付款（上级结算中心）”，贷记“银行存款”科目；

Ø        资金收入方在收款单据传真后，借记“银行存款”科目，贷记“其他应付款（上级结算中心）”；

Ø        结算中心应在收齐收、付双方的单据后，再做账务处理。如因收款跨月而无法在月末同时得到双方单据，结算中心根据支付方单据，借记“其他应付款（代垫费用）”，贷记“其他应收款—应收内部往来款（支付单位）科目；下月收到收款方单据时，借记相关内部往来科目，贷记“其他应付款（代垫费用）” 科目。

  4、   股利：指各单位在每月末予以分配的利润

Ø        各经营单位在每月上报的利润分配报告中，应明确表示是否分配，如有分配还应明确各方股东的分配金额；

Ø        利润分配的处理和支付，不通过结算中心；

Ø        分配方案通过后，分配单位应及时传真给集团计划财务中心。分配单位借记“利润分配—应付现金股利”科目，贷记“应付股利—珠海卓凡”科目；集团借记“应收股利（分配单位）”，贷记“投资收益—股权投资收益（分配单位）”；

Ø        支付股利时，分配单位在汇款后通知集团。分配单位借记“应付股利—珠海卓凡”科目，贷记“银行存款”科目；集团收到股利后，借记“银行存款”科目，贷记“应收股利（分配单位）”；

Ø        如果分配单位将前期内部往来款转做股利支付，则要将单据邮寄上级结算中心，借记“应付股利—珠海卓凡”科目，贷记“其他应付款（上级结算中心）”科目；集团在收到转来的单据后才做账务处理，借记“其他应收款—应收内部往来款”科目，贷记“应收股利（分配单位）”。

  5、   投资：指集团对于新开办项目的拨款和资产调拨。

Ø        在新项目筹建期间，集团的拨款和资产调拨按正常往来业务处理；

Ø        在新项目建设完毕后，集团、被投资方通过其所属结算中心，根据书面的投资确认文件，分别将内部往来转为投资和资本；

Ø        投资额确定后，再发生的流动资金借款、资产调拨等业务，均应作为往来业务处理，除非有正式的增资文件，否则不再作为投资款的追加。

  6、   结算中心业务处理：

Ø        同属于本结算中心的，借记“其他应收款—应收内部往来款（转入单位）”，贷记“其他应收款—应收内部往来款（转出单位）”；

Ø        本结算中心单位代付，承担单位非本结算中心单位的，借记“其他应付款（上级结算中心）”，贷记“其他应收款—应收内部往来款（转出单位）”；反之则做相反处理。

  7、   各单位接收的往来单据，应按本单位相关规定履行签批手续。

  8、   内部往来的会计凭证制单时，应清晰、规范：

Ø        凭证制单时，应逐笔制作分录，严禁将几笔往来混作一笔分录；

Ø        摘要中使用的单位名称，不能只使用地名，要使用单位简称；

Ø        摘要中的付款理由要简明扼要，要说明付款对象和付款项目。

 

五、             内部往来业务单据的传递

  1、   往来单据的手续必须齐全，否则接受方有权退单：

Ø        代付费用必须有对方书面委托的复印件、费用原始凭据原件，通过银行支付的，应提供银行付款单据的复印件；

Ø        资产调拨必须有调入方的书面收条的复印件；

Ø        共用仓库的物品领用，必须有符合公司规定的领用申请复印件、领用人签字的出仓单原件，属于代领行为的应有代领人签字和领用人收条；

Ø        内部往来转为投资或支付股利的，必须有相关确认文件的复印件；

Ø        接待费用根据集团规定应由接待人现金支付后回本单位报销，确因特殊情况需要转挂，要有相关人员签字确认后按规定报批：如被接待人是集团内部人员的，必须有被接待人签字确认；被接待人是外部人员的，必须有接待人签字确认；

Ø        应付员工款项的转移，由应付单位向员工所在单位单向传递。

  2、   往来单据在邮寄时必须符合下列要求：

Ø        转出方填写转账通知单时, 项目要齐全，必须写清转入单位、转出单位、摘要、金额，转账单必须有转出单位会计和财务负责人签名；

Ø        转账金额后面无需注明借贷，以金额识别：转出代付等应收款项的，填写正数金额；转出押金等应付款项的，填写负数金额。各单位在账务处理时，一律按照转账单上金额，转出单位借记，转入单位贷记；

Ø        单据被退回后，转出单位补齐手续再次转出时，应重新填写转账通知单，不得在原通知单上更改；

Ø        各单位和结算中心在转出单据时，必须附有纸质的明细表。明细表的表头项目依次为：转账日期、转出单位、转入单位、业务发生日期、摘要、转账金额、单据数量；

Ø        各单位转给上级结算中心、各结算中心之间单据传递，要同时将电子文档发至对方的指定电子邮箱。

  3、   内部往来单据应按规定的时间准时邮寄：

Ø        集团直管单位邮寄往来单据给集团计划财务中心的截止时间为每月20日；

Ø        北京项目各单位邮寄往来单据给北京今日良缘的截止时间为每月18日；

Ø        酒吧板块各百度单位邮寄往来单据给上海总部的截止时间为每月20日；

Ø        北京今日良缘邮寄往来单据给集团计划财务中心的截止时间为每月20日；

Ø        上海总部邮寄往来单据给集团计划财务中心的截止时间为每月24日；

Ø        集团计划财务中心邮寄往来单据给上海总部的截止时间为每月24日；

Ø        集团计划财务中心邮寄往来单据给北京今日良缘和集团直管单位的截止时间为每月27日；

Ø        上海总部邮寄往来单据给各百度单位的截止时间为每月28日；

Ø        以上规定的邮寄单据截止日期，均以邮件邮戳为准；

Ø        各单位邮寄单据时，应选择服务可靠的大型快递公司,以保障单据的准时送达；

Ø        邮寄单据的快递费用由寄出单位承担,严禁到付行为。

  4、   未能在邮寄截止日寄出的内部往来单据，不得作为内部往来处理：

Ø        各单位或结算中心当月未邮寄单据，应记在“其他应付款（代垫款项）”，在账务处理时可以列表作为附件，本科目按总金额做一笔分录；

Ø        “其他应付款（代垫款项）”月末余额为本月已代付未寄出单据金额，次月应及时调整到相应内部往来科目并寄出单据。

  5、   单据接收方在收到单据后，认为需要退单的，应在当月及时通知单据邮寄方。单据邮寄方在接到通知后，应将该笔单据金额从内部往来科目调整到“其他应付款（代垫款项）”。

  6、   内部往来业务发生后，代付单位应在有效期内及时传递单据：

Ø        内部往来单据传递的有效期为三个月，即内部往来业务发生三个月后，结算中心不再受理；

Ø        因代付单位寄出的单据手续不全，被结算中心或接受单位退单，退回单据的往来时间，不得在有效期内扣除；

Ø        超出单据传递有效期的代付费用，由代付单位自行承担。

 

六、             内部往来对账

1、   各单位、结算中心应在每月结账前，完成当月对帐工作：

Ø        每月30日至次月1日，由结算中心将与下属各单位当月的往来明细通过电子邮件下发，结算中心之间的由上级结算中心下发二级结算中心；

Ø        各单位在收到往来明细后，应及时核对，核对中发现的错误，错误方应及时纠正。往来对帐工作，应在次月2日前完成；

Ø        各单位应于次月2日下班前制作往来对账单签字后传真给上级结算中心，结算中心应在收到对帐单的1日内签字回传。结算中心之间的对帐，由二级结算中心制作对账单。

2、   对账单除特殊情况外，不得出现调节项。特殊情况是指单据寄出方按规定日期寄出，而接收方在次月3日下班前未收到往来单据的情况。

3、   对账单在任何时候都不得出现跨月调节项。