财政部、人民银行在《关于做好企业的银行存款、借款及往来款项函证工作的通知》中明确规定，各银行在收到询证函后，应当予以积极配合，在10日内及时回函。但是并没有公布具体的实施细则，导致银行员工在询证函业务操作过程中无明确的操作流程和规范制度可循，极易产生操作风险，也可能同时引发相应的法律风险和声誉风险，因此，构建统一、规范的银行询证函业务操作流程十分必要。

一、银行询证函

银行询证函是由会计师事务所在年度财务报告审计，验资或企业的分立、清算、合并业务过程中以企业（即询证单位）的名义向银行发出的一种证明性文件，目的在于审查企业的银行存款、银行借款及往来款项等是否真实、合法、完整，保证会计信息质量和财务报告的真实性、准确性和完整性，完整的银行询证函通常包括对企业的银行存款、银行借款、开销户情况、委托存款、委托贷款、担保、承兑汇票、贴现票据、托收票据、信用证、外汇合约、存托证券及其他重大事项等内容的查询。银行询证函业务即为银行对会计师事务所发来的银行询证函进行核实并回复的业务，询证函业务办理的前提是询证单位在鄞州银行开立账户或在过去的一个年度中存在账户。

二、存在的风险

目前，相关部门还未出台统一的银行询证函业务实施细则，各银行也没有统一的操作流程可供参考，使员工在办理过程中无明确的规章制度可遵循，再加上一些员工对询证函定义和用途的了解并不全面，导致不同支行在办理询证函业务过程中存在不同的操作流程和标准，可能引发潜在的操作风险，同时也有可能给银行带来相应的法律风险和声誉风险。

第一，操作风险。操作风险是当前银行业风险管理的重中之重，银行职员操作权归属不清是操作风险产生的根源，银行询证函业务中的操作风险主要体现以下几个方面：一是未对办理询证函业务的人员身份进行核查和记录，导致事后无记录可核，无法核查询证函的来源；二是未对询证函的内容及真实性进行分辨，未检查询证函内容是否合规、是否有企业（即询证单位）和会计师事务所签章等，无意中导致未经批准访问客户账户的现象发生；三是未做到人印分离，即业务经办人和银行业务公章保管人未实现分离，通常是业务公章保管人即业务经办人，无法发挥互相监督的作用以保证业务的真实性和客观性；四是询证函核实完毕后，只在末页银行签章处盖业务公章和经办人私章，未加盖骑缝章。

第二，法律风险。此处的法律风险主要是指合规风险，即由于违反监管规定和原则，而招致法律诉讼或遭到监管机构处罚的风险。通常，来银行询证的人员为企业（即询证单位）的财务人员，业务经办人在办理完业务后习惯性将询证函交由企业财务人员，可能会使询证函遭到篡改，从而卷入相关的法律纠纷。《中国注册会计师审计准则第1312号——函证》中规定，询证函中应指明直接向接受审计业务委托的会计师事务所回函，并注明回函地址和联系电话等。因此，询证函应由银行业务经办人直接向会计师事务所回函，禁止由企业财务人员取回，避免非会计师事务所工作人员直接接触询证函而导致询证函被篡改或企业财务信息遭到泄露的事件发生，从而避免引起法律纠纷。

第三，声誉风险。良好的声誉是银行重要的无形资产，是银行的生存之本，也是维护良好的投资者关系、客户关系以及信贷关系的重要保证。声誉风险产生的原因较为复杂，各种潜在的风险因素都有可能触发声誉风险，尤其是操作上的违规、失误等。完善银行各类业务的操作流程，对银行内生性风险进行控制，是降低并避免声誉风险发生的重要途径，也是树立银行良好的企业形象和品牌的重要保证。操作风险的存在以及潜在的法律风险，都有可能导致银行的声誉受到影响，因此，制定规范、完善的业务操作流程，是降低声誉风险的有效途径。

三、询证函业务流程设计

基于风险规避的原则，为降低银行面临的各种潜在风险，实现安全经营和长足发展的目的，本文针对询证函业务中较为常见的漏洞和风险，对构建较为规范和完善的询证函业务操作流程进行探讨。询证函业务操作流程主要有以下几个步骤：

第一，核对身份。当客户来办理询证函业务时，经办人应首先对客户的身份进行核查，若是企业（即询证单位）的财务人员，要求其出示个人身份证件，进行联网核查后复印件留存；若是会计师事务所工作人员则还应要求其出具工作证件，或是单位开具的带有公章的介绍信，并身份证复印件一同留作档案。

第二，核查询证函。业务经办人在收到询证函时，应仔细审查以下内容：①询证函的内容、格式是否符合法律法规的规定；②询证函上询证单位的名称和账号是否正确，公司签章与询证单位名称是否相符，并通过验印系统进行验印，检查询证函上的公司签章是否与其预留印鉴一致；③若询证函有多页，则检查询证单位是否盖骑缝章；④检查会计师事务所签章是否与其名称一致，是否盖有骑缝章。以上缺少任何一项都不得受理。

第三，收取询证费用。通过核心系统在客户基本存款账户中通过转账收取询证函费用，并打印两联回单，一联待企业签财务专用章和法人章后作传票上交，另一联作企业询证函扣费回单。

第四，进行查询并填写。首先对询证函上列明的信息在银行核心系统中进行查询，是否相符，如与银行记录相符，则在询证函下端“信息证明无误”处盖银行业务公章并经办人私章；如有不符，则在“信息不符”处列明不符项目及具体内容；如存在与客户有关的未列入询证函的其他重要信息，则应当在“信息不符”处列出其详细资料。其次，要注意的是询证函填写时，若有未填的空格，应当在空格内划对角斜线，以表示此处未填写内容，防止询证函受到篡改。

第五，回函。询证函业务处理完毕后，留存复印件，并在复印件上签“与原件一致”章并经办人私章，留存档案。回函一律由经办人统一用EMS方式直接寄回至来函的会计师事务所，禁止由来函人员取回。

此外，在办理询证函业务时，还应注意以下几点：

①函证内容的截止时间。经办人应注意询证函中注明的函证款项的截止时间，保证询证函回函的准确性；

②监督授权。经办人和业务公章保管人不得为同一人，同时，经办人的办理过程应受到业务公章保管人的监督，并在业务公章保管人的授权下进行盖章。

③询证函邮寄至鄞州银行的情况。经办人应更加认真细致地检查询证函各项内容是否合规，并将邮寄投递凭证留存档案。

④对于验资业务公司签章的特殊处理。验资业务中通常会出现询证企业在筹建中，还未刻有公司印章的现象，因此要求以筹建企业的所有投资者共同签名代替。

⑤核对不符的处理。监督人和经办人应对不符款项的性质和金额进行记录，同时应根据不符款项的性质和金额大小，及时向银行领导进行汇报，并进行行内自我检查，防范潜在的资金风险。

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