编码不是目的，管理才是价值所在
——装配制造行业的物料编码标准化方法及管理持续改善

正略钧策管理咨询 顾问 付颐芳

　　物料编码标准化，信息化实施的第一座难关

　　信息化实施面对的行业和企业千差万别，但无一例外其物料编码的问题是摆在实施前的第一座难关，而对于装配制造行业而言，物料问题更是覆盖了其从技术、组织到流程等信息化实施的各个方面。
　　从业内众多信息化实施的操作来看，信息化实施的效果不好甚至失败的原因，很大一部分都是因为物料出现了问题：实际运营过程中的物料，无法有效地转变成为计算机系统可识别并有效运行的ITEM；物料档案及物料清单错误迭出；勉强完成了编码，却因考虑不周而难以适应复杂的变化，使得在实施的各个环节中遇到陷阱直到陷入绝境；缺乏物料管理上的组织与规范，难以适应系统精确的管理方式……
　　装配制造行业属于离散型制造业，其生产模式主要为按库存生产和按订单生产，通常两种情况同时存在。国内众多的装配制造企业由于成长快速、行业不规范等原因，均面临着物料管理粗放的问题，各种不规范随处可见，导致物料编码成为难点。物料管理粗放一般体现在以下几个方面：产品研发物料清单不准确，标准化程度低；销售产品名称、规格不统一；采购物料名称、规格随意性大；老旧物料无人识别；库存积压；等等。由于现代企业物料的复杂性，企业需要进行物料编码标准化工作，并为提升物料准确性而做出持续改善的努力。
　　物料编码是装配制造行业将实际物料进行整理、标准化的第一步。借助编码标准化及提升物料准确性，进行相应的管理优化，不仅可以成功实施信息系统，还能实现准确的运营管理，以及快速的产品开发的更高目标。

　　物料编码标准化的方法与阶段

　　物料编码虽然难，但也有方法可循。有一点需要提示读者注意：没有完美的编码，只有更好的编码。编码的确定需要进行充分的讨论（其中肯定有需要做出让步和牺牲的方面），选择较合理的编码方案，并且辅助以物料属性、BOM参数等设置，这样才可能较好地解决大部分系统物料问题。
　　物料编码标准化的工作主要可分为四个阶段：
　　1. 组织工作小组。工作小组并不是一个松散的团体，而应当有相应完备的组织结构、工作任务和工作计划。
　　工作小组通常应由标准化部门（一般情况下属于研发或设计部门）牵头，并抽调相关部门（如信息化、销售、采购、工艺、财务、仓库及售后等）人员组成，同时分部人员也应参与其中，以便对涉及物料运营等各方面充分地进行了解。小组成立之初，应由专业人员进行编码基础知识培训，而为了配合信息化项目安排，一般应提前3~6个月启动编码工作小组。在不同的阶段，小组结构和成员可进行调整。此外，当企业存在较多物料问题时，工作小组有必要保持一定的编制，保障系统上线直到运行良好。
　　作为一个类似项目操作的小组，工作小组需要制定编码工作的范围和目标、设定工作计划时间、人员需求，同时建立工作交流汇报机制和奖惩机制。

　　2. 物料整理、分类。在这一阶段，工作小组要对历史资料进行收集、清理物料、确定物料的分类原则和层级关系、识别物料的性质。
　　借此机会，企业对物料进行一次清查十分必要。不仅需对历史数据理分析，还要对实物进行清查，确定对废旧物料的处理方式。清查的范围还可包括供应商供应物料的范围以及仓库、货位等情况。清查完成后，即可着手开始建立物料明细总表和产品型号规格表（可参考使用企业之前的库存物料表）。
　　对物料进行整理后即可着手对物料进行分类并确定层级。每一种类别的层级以不超过三层为宜，此种层级是为更好的编码结构做准备。对于装配制造企业而言，大类一般可根据装配部件的工程材料特性不同而进行划分，例如分为电器件、塑件、铁件、附件等；中类可根据物料的用途划分，例如电器件里面分为PCB、充电器、变压器、电池等；小类中则可进一步考虑颜色/尺寸的不同。物料分成三级以内有利于容纳物料，具有更大的灵活性以适应企业未来产品的发展。
　　在物料的整理、分类阶段，小组成员可充分对物料在各不同部门的使用状况进行沟通，识别物料的基本属性，尤其是一些使用方式不同的物料。装配制造企业是以离散型物料装配为主，但也可能涉及到流程型物料，例如烤漆加工等等。对于某些常见问题，有如下处理建议：
　　a. 由于物料属性设置错误，导致系统采购模块运行不顺。需特别注意流程型物料的属性设置，例如白胚物料的属性为采购件，烤漆物料则为委外加工件，同时还要特别注意加工的时间周期属性。
　　b. 有的物料在采购时为批量散件，但领料生产时需要按不同颜色成套出库。对于此类问题，在物料上必须准备成套物料编码，按照实际使用情况设置虚拟件或者套件属性，同时编制成套物料的BOM；在系统上需准备入库组套功能，根据套件BOM自动组套，形成库存数据。在实际管理中，由于运输和库存摆放的实际需要，仍然按照批量散件（成堆）摆放，出库时保证成堆出库的物料数量与系统出库数量一致。
　　c. 设计部门出具的物料明细表内物料过于细分，而有些物料却是成套采购、领料出库。此问题实际上涉及到不同种类BOM转化的问题，在装配制造企业，有两种便捷的方法可尝试：通过恰当地设置物料属性，将采购的主物料单位设置为套，其他配套的物料设置等级，使之不在采购、出入库等环节使用，可以满足不同部门的需要；第二种方式是制定套件物料和BOM，实现成套管理。然而也要注意在有的情况下并不能成套，例如售后需求要细分供应的配件，则应该要求采购、仓库转变管理模式，对物料进行明细管理。

　　3. 编码准备。在此关键阶段，将对物料名称、规格进行标准化，进一步确定物料的细分与组合，最后确定编码规则和BOM规则。
　　深入到国内装配制造企业的实际运营中，我们发现企业的平均年龄不足10岁，快速发展而显得生机勃勃，然而隐藏在其中的各种问题已经开始阻碍企业进一步发展。物料名称、规格的不统一是一个看似简单但实际很难处理的问题，有些物料，尤其是定制的塑件，名称叫法不统一造成入库困难。确定编码之前，工作小组需要规范统一物料名称，纠正混乱的称呼。同时规范物料规格的描述方法，不能仅从设计角度，而要从运营角度考虑，使物料的规格描述能方便所有相关部门的使用和识别。在工作方法上，最常采用的是在初期制定物料名称对照表，必要时可辅之以图片说明，进行充分的培训；另一方面则要对外部供应商进行沟通，对名称和规格描述达成共识，要求送货规范。经过前期的培训及后期系统的运行，规范的名称将在企业各部门内流动使用，最终达成统一。
　　经过上面的阶段，物料编码规则和BOM的规则已不难确定。物料编码的分类很多，从不同角度可分为定长编码和非定长编码、数字编码和混合编码、顺序编码（无含义编码）和规则编码（赋义编码）、人工编码和自动生成编码。装配制造企业通常所采用的是定长、数字、规则编码。其优点是定长编码可较容易发现手动输入错误，全数字利于快速输入提高效率，规则编码便于简单识别物料。当然，有优点必然也有缺点，采用哪种编码方式具体还需要根据企业物料特性而定。
　　确定编码的一般原则可归纳为：唯一性、简单性、完整性和可扩展性。其实最简单的6位流水号顺序编码都可以满足这些原则。讨论如何编码似乎不是个问题，但在实际工作中，顺序编码没有含义这一缺点被大多数企业认为不可接受，而宁愿采用有赋义的编码，从而产生了如何较好地定义编码的问题。本文对此的建议是：含义不可多，有三层分段的含义足矣，甚至还可以更少。含义主要是对物料分类的体现，对某些数字段进行赋值。编码可含有1~2个特征码，例如颜色、版本。但不建议用编码表示过多的规格特性（例如尺寸），分得太细会造成编码资源有限，影响扩展使用。除非是一些特别有规律的物料，例如国标紧固件，可用编码表示尺寸。由于企业物料差别很大，有时候一套编码规则不能满足，可采用多套规则，在不同的大类里采用不同规则，最典型的例子是产品和零部件的编码采用是不同规则，此外国标件也可采用单独的规则。
　　BOM的结构基本上来源于设计部门的物料明细表。由于装配企业的特点，不存在过多的流程处理，工艺主要反映为装配的顺序，对BOM结构的影响不大。故较为便捷的方法是导入设计部门物料明细表，在此基础上对物料属性进行设置，增加一些套件/虚拟件/中间件的物料，最终形成适合各部门使用的“泛义BOM”。工作小组需要分析制造物料与设计物料的差异，以便得出调整的具体方案。

　　4. 应用基础物料档案与物料清单。在最后阶段系统即将上线前，工作小组分工导入数据。物料档案不仅记录有物料的编码、名称、规格、单位，还要设置有关属性，使得物料在不同的运营环境下起到不同的作用，满足不同部门的需要。物料清单BOM的录入和调整工作量大，且需要细致的处理，适当地采用一些通用模块可以大大减轻工作量，提高BOM的准确性。

　　助力于物料编码标准化工作而进行的持续改善

　　通过物料编码标准化的工作，企业得到的并不仅仅是一套编码，而是可以借助于此项工作提升物料管理的水平，从物料产生的设计源头到使用的各部门，都可进行改善规范。
　　1. 设计部门是基础物料及BOM的源头，应不断完善物料及BOM的准确性，完善BOM的编制及发布流程。
　　首先，设计部门对新部件要进行明确的定义。物料规格相同、可完全替代老物料、对生产装配没有任何影响的物料不应认作新部件；物料规格相同、由不同厂家供应的物料，不应认作新部件。新建部件要谨慎，确保新部件准确、无重复。设计部门标准化部应主导此工作，对编制物料明细的工程师进行明确的要求和规范。
　　其次，保证物料明细表的准确性。由设计部门标准化部主导物料名称和规格的标准化工作，对此进行培训和审核，同时把物料明细表的标准化作为设计工作绩效考核的一项重要指标。设计部门发布的物料明细表是所有物料的根源，必须从源头上保证明细的准确性，并应遵照系统的物料标准。通过调整优化物料明细表的编制及发布流程、设计变更通知发布流程，可从制度流程上保证一定的BOM准确性。
　　再次，设计部门需保证产品化过程。产品化过程是将设计部门的物料明细与实际采购、领料及生产装配活动进行核对，根据物料的实际使用情况调整物料明细及其属性的过程。对于新品，设计部门负责设计成品的工程师要跟踪生产批量装配一段时间，直到批量生产物料相对稳定，有变化的物料要及时下发通知，更新明细和BOM；现有的BOM根据领料打单反馈的问题核实后进行修改，并将修改内容反馈设计部门，下发通知更新明细和BOM；如果是紧急的情况，生产工艺部门现场更换了物料，之后需通知到设计部门，下发通知，更新明细和BOM；形成反馈机制，保证信息的通畅。最终使得实际使用物料和系统中的物料保持一致，提高物料准确性。

　　2. 编码部门或人员是把关系统物料准确性的关键，要遵循一物一码、严谨性、正确性、适用性的原则，维护系统内及新建物料的准确性。
　　编码部门或人员的工作要遵循相关原则：严禁出现一物多码的情况；谨慎地添加物料；确保系统内物料的正确性；物料分类、编码、名称和规格描述要尽量适应公司各个运营部门的需要，适应采购、生产、销售及财务等业务要求。由于企业管理基础所限，在系统运行初期，基础物料和BOM肯定存在着各种错误，编码人员需要对不同问题进行分类，总结出一般的修改解决方法。要注意的是必须得在经过适当的调查确认后，才可进行修改。通过调整优化系统物料变更流程，增加对物料的管理规范。
　　对于编码部门或人员，还应设置一系列的规范：
　　a． 系统基础物料部分操作规范。定义编码工作的目标和内容；规范操作流程；约束工作完成时间；确定相关责任和奖惩措施。
　　b． 基础物料注意事项。重点是对不同物料的属性进行归纳记录，以备查阅。
　　c． 编码手册。公司范围发放，包括物料、部门、仓库、表单、供应商、客户等编码规则。
　　d． 物料编码规则。
　　e． 物料规格描述一览表。

　　3. 其他与物料相关的部门，学习并统一使用规范的物料名称和编码。向上下游单位逐渐进行渗透，并最终影响行业的标准化。
　　首先，通过系统的运行，逐步规范公司各部门对物料编码、名称及规格的统一认识，使得公司上下对物料的识别向系统靠齐，摈弃不规范的名称叫法。设计部门标准化部应积极与各部门接口沟通，采取适当的培训和指导；使用物料的有关部门，例如采购、财务、仓库等，对要细分的物料必须细分清楚，仔细阅读核实物料规格，避免使用错误。
　　其次，通过盘点物料，进一步纠正物料错误，达成帐实相符，库存数据实时准确；各部门从原来的物料粗放管理逐渐转变到精细管理；为提高管理水平，有关部门需进行组织上的调整和资源分配。
　　最后，各部门通过与上下游单位的接触，将物料标准渗透出去。设计部门将新品的系统标准物料明细发给供应商进行核对及备案，同时采购部应当要求供应商在送货单上按照标准的物料名称写明物料并在物料标识上准确地写明物料编码，以编码作为唯一标识。企业也可以参与制定行业内标准，将合理的物料相关标准向行业内进行推广。经过一定时间的渗透，达到提升业内环境，提高效率的目的。

　　结语：从国内装配制造企业现状来看，信息化的过程需要从基础抓起，从最基本的物料入手。我们并不只是为了获取一套完美的编码方案，而是通过对物料编码标准化的工作，去查找和发现物料管理中的黑洞，对其进行修正和规范、提升我们企业的物料管理水平，为企业的进一步发展提供坚实的基础。

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