利用网络工具解决总包监控问题

 

正略钧策管理咨询  顾问  陈学南

 

既然案例的结尾是问杨主任如何向厂长提建议，那就让我们站在杨主任的角度帮帮他的忙。往杨主任这个角度一站，从小杨肩膀上看过去，发现问题不是总包、分包这么简单。意见提的不好，小杨以后能不能混下去都是问题。从他这个角度我看到问题涉及到技术考量、采购方式以及内部沟通三个方面的问题。杨主任作为公司一员，首先要搞清楚自己的位置，以及在这个位置上如何提建议才能即起到积极的效果，又不危及自己的职业生涯。

 

如何提总包、分包建议？

 

首先我们帮小杨看一下他在组织中的位置：

这次杨主任面临直接越过王总向秦厂长提出自己看法的尴尬局面。之所以尴尬是因为自己的直接领导正和杨副厂长就此问题发生争议，自己在这个时候要像裁判员一样拿出意见。在这种情况下，任何主观的意见都会引发矛盾。小杨的首要任务是确定客观标准来决定总包还是分包。制定不偏不倚的客观标准，说起来容易，做起来难。我们需要先从总包、分包争论的焦点研究起。

 

总包、分包争论的根源在哪里？

 

通常上系统，前期要做一个商务梳理，鉴于水泥厂规模不大，流程比较简单，一般的软件公司都可以顺带做这个工作。在这方面，似乎让软件公司总包比较好，因为最终的效果是从软件的应用体现出来的。而且软件公司对硬件配置高低的理解也比较到位，给出的配置建议没有利益冲突。不像硬件公司，可能出于自身利益给客户提出过高的配置，造成浪费。

 

但是正如案例中所说硬件采购金额比较大，软件公司作为总包会不会在向外发包过程中赚取差价？软件公司是否会站在水泥厂的角度控制硬件采购成本？

 

无论是总包还是分包，一切争论的根源来自于对供应市场信息不够了解，采购方和供应方存在信息不对称现象。

 

1、水泥厂不如软件公司了解硬件市场，总包存在被软件公司操控硬件采购获取不应得利益的风险。

 

2、分包时，硬件公司比水泥厂知道更多设备信息，存在价格欺诈风险及过高配置风险。后来进入的软件公司同样可以利用自己优势的专业知识增加不合理费用。

 

3、不论总包、分包都会存在由于水泥厂技术人员，包括小杨在软硬件专业方面知识的欠缺，给供应商以降低质量标准，提高价格的可乘之机。

 

当王总和杨副厂长争论时，恰恰由于没有供应市场的确实信息，而使得争论失去了评判的标准。这也是小杨主任最头痛的地方。

 

如果能够轻松掌握供应市场信息，当然最好的方式就是总包。如何在软件商总包的情况下，掌握所有硬件采购的环节就是小杨要解决的问题。

 

另外，从采购类别划分上，软件商和硬件集成商是有明显区别的，一方面软件商技术含量高，在实施中有话语权；另一方面，此项目大部分投资是在硬件方面。一般采购类别划分见下图：

从上图可以看出软件采购属于瓶颈型采购，硬件采购属于利用型采购。鉴于这种情况，采购策略可以定为：对于瓶颈型的软件采购，用总包模式加大水泥厂的谈判筹码，提高违约成本，同时解决了水泥厂信息人才不足，难以选择硬件集成商的问题。对于利用型的硬件采购，虽然划归软件商总包，但仍要进行充分的市场竞争，且这个竞争过程必须由水泥厂掌控。

 

实行软件商总包，同时掌控分包及硬件采购环节

 

对此案例，我的建议就是由软件商进行总包，但是要求软件商在选择硬件集成商，以及硬件集成商在采购硬件时，所有的过程必须通过互联网共享平台，如：500BID网，以让朝阳水泥厂掌控采购过程。

 

具体步骤如下：

 

首先小杨要从供应商市场信息收集、评估入手，再利用供应商互相博弈搞清楚产品信息。

 

1、选择总包软件供应商

 

供应商信息收集方式不再赘述，无非是网络及各种渠道信息。供应商的评估却非常关键，如何辨别合格的供应商？如何应对供应商对自身不良信息的隐瞒？供应商作为独立的法人，当然有自己的利润追求，为了在谈判中获得优势，企业往往会保留私有信息，如产品的成本与质量、企业的生产能力等。在此，对供应商的评价标准不仅仅包括传统意义上的价格因素，还应该涵盖了价格、质量、服务、交货期等诸多要素。在要求供应商曝露信息方面，相对于阿里巴巴等网站交易平台，专门用于采购管理的500BID网起的作用是有意制造有利于采购方的信息不对称，让供应商在网站平台上“吵架”，从而采购方获得优势市场信息。在此，建议小杨按照以下流程进行供应商评估：

2、监控软件商选择硬件集成商过程

 

在选定总包软件公司后，由软件公司收集硬件集成商的信息，并通过500BID网比较，而小杨的信息办公室可以在500BID网上同步看到比较信息，并参与决策。

500BID网利用反向信息不对称解决了实际中有利于供应商的信息不对称带来的问题。新华信正略钧策管理咨询在采购咨询上已经全面引入了500BID网工具用以改善客户的采购信息收集质量情况。

 

3、监控硬件集成商采购过程，重点在价格、质量及服务控制

 

难点：

 

1、硬件采购是在软件商总包之下的硬件集成商的采购，属于上上游的采购，典型的分包项目采购模式，在正常手段下难以监控。

 

2、在项目采购中，价格往往不仅仅是价格问题，而是涉及到水泥厂总的使用成本问题，其中包括参数是否合适，质量是否达标，以及售后服务是否到位等等。

 

办法：

 

1、多层级监控问题可以通过500BID网询盘，然后给水泥厂以硬件集成商采购经理同等权力就可以看到所有价格及供应商反馈。轻松实现了多层级采购的监督问题。当然也可以要求硬件集成商在互联网上招投标解决这个问题。

 

2、参数、质量、服务问题是难以通过网上招投标解决的。任何网上招投标都是假设采购方完全了解产品参数的情况下做出的。因为产品只要放到招标网上，参数是不能够变动的。而网络硬件的采购非常复杂，且涉及到服务。在这种情况下，中标的往往是质量或服务最差的，因为供应商成本低、报价低。以往这种由于供应商掌握优势信息造成的逆向选择（质量差中标），是难以解决的。500BID网引入了供应商互评，且在互评中供应商互相不知道对方是谁，在这种隔离的情况下，形成“囚徒困境”效果，对采购方来说十分有利。说句不好听的，就像是让老千来抓老千。

 

500BID网采购管理效果图示：

500BID网最关键地是解决了质量及成本参数方面供应商掌握更多信息给采购方带来的弊端，其次减少了谈判环节，提高了采购效率。再就是对内部的管理也由于采购管理者掌握了优势信息，可以大幅减少审批环节，下放权力，提高了采购部运行效率。

 

对小杨来说，向领导提总包、分包的建议重要，提建议的方式更重要。搞不好职业生涯受影响。这就要求他找到问题的关键点，拿出有力客观的评判标准，以及如何去实施的方法。在总包还是分包这个问题上，其形式不重要，重要的是朝阳水泥厂能否掌控采购过程，而掌控采购过程的关键是掌握了供应市场上的优势信息。只有采购方掌握了优势信息，项目采购管理才能做到位。在这里考虑到水泥厂信息化人才的匮乏，对软硬件接口的技术不熟悉，因此采取软件商总包的方式比较合适。但这给硬件集成商选择及硬件采购过程监控带来困难，如何监控软件商的分包工作是难题。幸运的是目前互联网的发展，很多以前采购管理中不可解决的问题已经能够得到有效的解决。

 

本文作者系正略钧策管理咨询顾问，该文章已发表于《中国计算机用户》2009年7月8日刊，如需转载，请联系正略钧策市场部，010-59082982。