如何全方位立体化进行岗位描述

正略钧策管理咨询  顾问  何佳佳

提到岗位描述，大部分人想到的就是岗位说明书，即将该岗位的基本信息、岗位职责、岗位关系、岗位权限、协助关系、工作特征、任职资格和职业发展等内容用文字描述出来，从而达到规范岗位的目的。但是很多企业认为，仅仅用岗位说明书描述岗位，过于理论化，不够精细，指导作用不强。因此，如何将岗位描述做得更清晰、更加立体，是企业人力资源管理者关注的问题。

一、全方位立体化岗位描述模型

要想清晰地描述出一个岗位，就要把所有与岗位相关的因素统统地找出来。除了岗位说明书中通常包括的基本信息、岗位职责、岗位关系、岗位权限、协助关系、工作特征、任职资格和职业发展等描述性内容，与岗位相关的还有岗位的工作量、岗位各项职责开展的步骤及串联上下游相关部门的流程、岗位各项职责履行所需用到的工具如表单、岗位履行需参照的各项制度和标准。此外，与一个岗位相关的还有绩效指标、薪酬待遇等相关因素，但由于这些已经超出岗位描述的范畴，且已有现成的体系，因此这里不再对其进行讨论。

笔者认为，将岗位说明书、岗位工作量、岗位相关流程绘制、相关表单、相关制度和标准综合起来，就能够清晰、定性与定量相结合且立体地描述出一个岗位，形成一套规范化的操作文件手册。因为，岗位说明书能够定性地描述岗位职责、工作量测定能够定量地描述岗位工作强度、岗位流程绘制能够体现工作的步骤关系和所涉及到的所有部门和岗位、表单能够规范工作的过程和结果的表现形式，而相关制度和标准能够提供操作准绳。通过这五个方面的规范(见图1)，一个很立体的岗位形象就显现出来了。

二、全方位立体化岗位描述的工作方法

1、建立岗位说明书。通过基本信息、岗位职责、岗位关系、岗位权限、协助关系、工作特征、任职资格和职业发展等维度对一个岗位进行定性的描述。岗位说明书是很成熟的工具，具体如何撰写，这里不再赘述。

2、测定岗位工作量。首先将岗位工作划分两大类：一类是日常性的部门职能工作，一类是阶段性的部门内部工作，或部门项目、公司项目，可以根据实际情况按照月度、季度、年度等不同周期来划分。对日常性的工作明确其工作对象、内容、发生频率（或次数）、单位工作时间，全年工作量等；对阶段性工作明确其工作内容、工作或项目周期、工作量发生的特点等。

具体如下表所示：

3、流程绘制。按岗位各项职责开展的步骤及串联上下游相关部门的流程进行清点，将每个岗位的所有职责的工作步骤梳理出来，以流程图的形式表现出来。

4、规范表单。对于每项工作的开展所需要的表单进行规范化，设计时以能够清晰且有助于高效率的工作为原则。

5、明确各项工作需遵守的相应制度和标准。对于制度和标准通常是厚厚一叠，从而导致执行率较低的情况，通过对岗位建立制度索引来提高制度查找的效率，从而在一定程度上提高制度和标准的执行率。

6、最后形成一整套成果文件——岗位职责管理手册。

三、全方位立体化岗位描述模型的作用

1、新员工的行动指南。对新入职的员工来说，是一个全方位的指导手册，在新员工培训时能够尽快使其熟悉岗位。

2、规范化管理的基础。对于内部管理非常不规范的企业来说，这样的梳理是建立规范的内部管理体系的第一步。只有先把这一套文档梳理出来，才能够为员工提供一个执行的标准，从而才可能在执行的过程中进一步优化和完善。

3、管理者有效管理的工具。 管理者能够全面立体地了解下属的各项工作，这样不仅方便其对下属进行监督检查，也能够更有针对性地对其工作进行指导。

四、编制工作要点

1、编制方法要慎重。建立这样一套全面而立体的岗位描述文档，能够清晰地对岗位进行描述，但是其建立需要耗费大量的时间和精力。因此在实际操作的过程中，可以先在公司内选取一个部门编制作为样本，通过培训编制方法，规范编写流程和标准，从而在全公司进行复制，由专人对各部门编制工作进行指导修正。

2、执行要到位。岗位描述文档建立起来后，如何能够使其发挥作用，而不是束之高阁，还要依靠高层领导的重视和大力推广，以及各部门领导的配合并在使用的过程中不断进行优化。

3、动态化管理。伴随着企业组织架构、业务流程和岗位的动态调整，必然引发此套岗位职责手册内容的调整。因此，主管编制部门如人力资源部或企管部，需要定期进行检核、升级和更新，确保岗位职责手册更好地适应公司业务发展实际，真正成为管理者和员工的管理利器。

本文作者系正略钧策管理咨询顾问，该文章已发表于《人力资源》2009年11月（上）刊，如需转载，请联系正略钧策市场部，010-59082982。