归档文件整理的方法与程序

 

 

归档文件整理方法和步骤：

装订→分类→排列→编号→编目→装盒

 

（一）装订

1、整理单位

以“件”为整理单位，进行文件级整理。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。

注意：“来文”与“复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看，包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等。此类文件可以作为一件，也可以分别各作为一件，故采用“可为一件”的表达方式，“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

2、文件修整

①     修裱破损文件

修裱是指使用粘合剂和选定纸张对破损文件进行“修补”或“托裱”，以恢复文件的原有面貌，增加强度，延长寿命。

修裱工作主要针对有重要保存价值的归档文件，无需移交进馆的档案一般保持原貌即可。

②     复制字迹模糊或易褪变的文件

③     超大纸张折叠

要注意尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外。此外，文件页数多时，宜单张折叠，以方便归档后的查阅利用。

④     去除易锈蚀的金属物（订书针、曲别针、大头针等）

3、排序

一般顺序如下：正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文在后；汉文本在前，少数民族文字文本在后。不同文字的文本，无特殊规定的，中文本在前，外文本在后。有文件处理单的，可放在最前面。

4、装订

（1）装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。一般来说，采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。

（2）装订方式和用品的选择〈〈规则〉〉中并未进行统一规定，只提出“装订材料应符合档案保护的要求。”具体选择时应考虑以下要求：

A、符合档案保护要求。装订用品必须对归档文件无害，不影响档案的保存寿命。装订方式应能较好地维护文件的原始面貌。

B、选用装订用品应尽量降低成本，装订方式应简便易行。

目前常见的装订方式除传统的线装外，还包括：粘接式、穿孔式、变形材料、铆接式等。

（二）分类

《归档文件整理规则》选择年度、组织机构（问题）和保管期限作为通用的分类的法。

1、年度分类法。

（1）文件有多个时间特征的，分年度时，一般应以文件签发日期即落款日期为准，据以判定文件所属年度。取消了原有的按针对年度归类的做法

（2）跨年度形成的文件，如召开会议、处理案件等，如跨年度，则往往统一在办结年度归档，分类时也归入办结年度。

（3）几份文件作为一件时，“件”的日期，应以装订时排在前面的文件的日期为准。

(4)文件没有标注日期（内部白头文件），要推断准确日期或近似日期。

（5）有专门年度的分类方法，按专门年度进行。

2、机构（问题）分类法

机构分类法与问题分类法不能同时采用，而应根据机关归档文件的实际情况选择其中一种。

（1）机构分类法

按文书形成或处理的承办单位进行分类。一般一个机构设置一个类，机构名称就是类名。一般领导机、，综合性机构排在最前面，再依次排列各业务部门。如先排办公室，后排业务处室、后勤部门等。

（2）问题分类法

实际工作中，大多参照本单位内部组织机构的职能性质来设置类别。问题分类法主观性较强，应慎重采用，特别是不要轻易打乱组织机构而先按问题分类。

（3）保管期限分类法

（三）、排列

1、《规则》规定强调“事由原则”，即同一事由的相关文件应当排列在一起。按事由排列归档文件，是“遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系”这一整理原则的体现。

事由是一个比较原则性的概念，界定有较大的灵活性。

2、排列方法

《规则》规定：在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。分两步。

（1）先按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起。

（2）再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列。

（四）编号

1、件号

件号即文件的排列顺序号。件号分为室编件号和馆编件号（件号应逐件编制）

（1）室编件号：即归档文件在分类方案的最低一级类目内的排列顺序号。室编件号应在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始标注。

在文件材料整理归档阶段形成。

（2）馆编件号：主要出于馆室街接的需要。

在移交进馆时形成。

2、编号项目

（1）必备项目：

A、全宗号   B、年度     C、保管期限     D、件号

（2）选择项目：机构（问题）项

3、盖章：

（1）归档章的项目及填写方法

（2）归档章的格式：

规格为长45MM、宽16MM，分为均匀的6格，各项在归档章中的位置不得打乱。

（3）盖章位置：在文件首页上端的空白位置。

（五）、编目

《规则》规定，“归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录”，即应按照分类、排列结果，逐类逐件编制目录，以系统全面地揭示归档文件的全貌。

编目应以“件”为单位进行，在目录中一件也只体现为一条条目。如来文与复文作为一件时，在目录中只对复文进行编目。

1、归档文件目录的项目。

（1）件号       

（2）责任者：应使用全称或通用简称，不能使用“本部”、“本局”、“本公司‘等。

（3）文号

（4）题名

（5）日期

（6）页数以文件中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文件或图表折叠后，仍按未折叠前图文的页面计算页数。来文与复文，正本与定稿等作为一件时，统计页数应将构成该件的各文件页数相加作为该件的页数。

（7）备注

2、归档文件目录的格式

表格可用横式也可用竖式，目录封面的格式应与目录的编制方式一致。目录及封面用纸幅面尺寸统一为A4型。

（六）、装盒

1、装盒要求

归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。盒脊项目的设置必须与盒内文件归档章的项目相对应。

具体要求：

（1）不同形成年度的归档文件不应放同一档案盒。

（2）不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒。

（3）分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形成的归档文件不应放入同一档案盒。

注意：

A、应视文件的厚度选择厚度适宜的档案盒。

B、档案盒只是归档文件的装具，不具备保管单位的作用。

2、档案盒格式

（1）规格

处形尺寸 310MMⅹ220MM（长ⅹ宽）。厚度可设为20MM、30MM、40MM等。

（2）档案盒按摆放方式的不同，可以分为竖式和横式两种。从长远看，档案盒横放更有利于档案的保护。

（3）档案盒封面

使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名），下加双横线。

（4）档案盒盒脊项目

根据摆放方式不同，在盒脊或底边设置各检索项，包括全宗号、年度、保管期限、机构（问题），起上件号、盒号等。

注意：起止件号栏填写盒内排在最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“一”号连接。

（5）档案盒制成材料

要求采用无酸纸制作。

备考表

放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档文件进行必要的注释说明。备考表是机关档案部门对归档文件进行动态管理的有效措施。项目有盒内情况说明、整理人、检查人和日期。