加载中…
个人资料
Word之家
Word之家
  • 博客等级:
  • 博客积分:0
  • 博客访问:687,321
  • 关注人气:288
  • 获赠金笔:0支
  • 赠出金笔:0支
  • 荣誉徽章:
正文 字体大小:

Word:多文档的目录合并

(2013-02-02 21:14:54)
标签:

word

目錄

合并目錄

多文档的目录合并

 

多文档的目录合并

word中被我们忽略的精华-----“域”!(用域作多个文档的目录合并)

对于长文档,通常的做法是将其分割成若干个短文档,然后分篇录入和排版,不过,如果文档需要创建目录,事情可就不大好办了,因为用标记样式的方法创建目录,只能检索到当前文档的样式,而无法检索到其他文档中的样式。印象中的WORD好象有没有合并目录这样一个功能。最后还是通过查找WORD的帮助功能,才知道通过域功能可以合并目录。

此方法主要是通过TOC(目录)域和RD(引用文档)域命令来实现的,假定在CManual文件夹下有1.doc2.doc3.doc三篇文档需要合并目录,只需在一新建文档中键入如下域命令:

(其中外层的花括号不是直接输入的,而是CTRL+F9产生的,里面的内容直接输入即可)

{TOC \o "1-3"}

{RD C:\\Manual\\1.doc}

{RD C:\\Manual\\2.doc}

{RD C:\\Manual\\3.doc}

其中{TOC}域是根据文档的中预先设置好的标题样式来创建目录。{RD}域则是用以指定合并目录时所要包含(引用)的文档。

使用时有以下几点需注意:

1、默认情况下,RD 域被设置成隐藏属性。要查看该域,要单击“显示/隐藏编辑标记”按钮。

2、引用文档时如果路径中包含带空格的长文件名,需用引号将其括起来。并且路径要用双反斜杠而非单反斜杠来分隔,如: C:\\My Documents\\l.doc”。

3、引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致,且页码要连续。如:

1.doc的页码为1-100,则2.doc的起始页码应为101,1.doc要置于2.doc之前。

4、如果引用文档的页码发生了变化,需要更新{TOC}域以便得到正确的页码。

怎么样,这一功能是不是和专业排版软件的合订书册功能类似呢!看来,Word的域功能蕴藏的宝藏还真不少,“不怕做不到,就怕想不到”呀!

附:TOC域的使用说明:

域代码:TOC(目录)域

{ TOC [Switches ] }

建立一个目录。TOC 域根据标题级别、指定样式或由 TC(目录项)域指定的项目来收集目录项。在使用“插入”菜单中的“索引和目录”命令时,Word 将插入 TOC 域。

注意  如果由 TOC 域创建的目录影响了文档的分页,那么可能需要再次更新域以便得到正确的页码。

开关        作用

\a 标识符        列出用“插入”菜单中的“题注”命令加上题注的项目,但省略题注标签和编号。这里的标识符与题注标签相对应。例如,虽然第 12 页的题注是“Figure 8: Mercury”,但是域{ TOC \a figures } 将题注显示为“Mercury............12”。 使用\c 开关可创建一个带有标签和编号的题注目录。

\b 书签名        只收集用指定书签标记的那部分文档中的目录项。

\c "SEQ 标识符       列出表格、图表或其他用SEQ(序号)域编号的项目。Word SEQ 域给各项编号,这些项用“插入”菜单中的“题注”命令设定了题注。与题注标签相对应的 SEQ 标识符必须与SEQ 域中的标识符一致。例如,{ TOC \c tables } 列出所有编号的表格。

\f 项标识符        基于 TC 域建立目录。如果指定了项标识符,那么只根据带同样标识符(通常为一字母)的 TC 域建立该目录。例如,域{ TOC \f t } 根据象 { TC "Entry Text" \f t } 这样的 TC 域建立目录。

\h 超级链接        将目录项作为超级链接插入。

\l 级别        建立的目录中只包含指定为特定级别的 TC 域。例如,域 { TOC \l 1-4 } 根据给指定级别为 1 4 TC 域建立一张目录。跳过由 TC 域指定为较低级别的目录项。

\n 级别        在目录中省略页码。除非指定目录项的级别范围,否则所有级别的页码都将省略。例如:{ TOC \n 3-4 } 省略级别 3 和级别 4 的页码。如需要页码可删除此开关。

\o "标题       根据具有内置标题样式的段落建立目录。例如,域 { TOC \o "1-3" } 只列出具有内置样式标题 1 到标题 3 的标题。如果没有指定标题范围,那么列出文档中所用的全部标题级别。表示范围的数字要用引号括起来。

\p "分隔符       指定目录项和页码之间的分隔符。例如,域 { TOC \p "---" } 显示的结果为“Selecting Text---53”。默认设置为以句点作为前导符的制表符。指定的分隔符最多为 5 个字符而且必须用引号括起来。

\s 标识符        在页码前加入如章节号之类的号码。章节或其他项必须用 SEQ 域编号。Identifier 必须与 SEQ 域中的标识符相匹配。例如,如果在每章的标题之前插入 { SEQ chapter },那么 { TOC \o "1-3" \s chapter } 将页码显示为 2-14 ,这里“2”是章节号。

\d "分隔符       \s 开关连用时,指定用于分隔序号和页码的字符。这些分隔符要括在引号中。如果没有指定 \d 开关,那么 Word 默认分隔符为一个连字符 (-)。在由 { TOC \o "1-3" \s chapter \d ":" } 产生的目录中,将使用冒号(:)分隔章节号和页码,例如,“2:14”。

\t "样式,级别,样式,级别,,..."        根据样式不同于内置标题样式的段落建立目录。例如,{ TOC \t "chaptertitle,1, chapterhead,2" } 根据样式“chapertitle”和“chapterhead”设置的段落建立目录。每个样式名之后的数字表示对应于该样式的目录项在目录中的层次。 连用 \o 开关和 \t 开关,可建立由内置标题样式或其他样式设置的目录。

\w        在目录中保留制表符项。

\x        在目录中保留换行符。

\z        Web 版式视图中隐藏制表和页码。

Word中的域是一组能够嵌入文档的指令。插入在文档中的域能够完成很多烦琐的工作,为用户编辑文档提供了极大的便利。Word 2000共有70多种域,用户常用的约二十种。

一、域的分类

根据域的功能可以将域分为:结果域、标记域和行为域等三类。结果域用于告诉Word寻找或产生一些特定的文字并将它们粘贴到域代码所在处,如页码;标记域用于标记文本,如索引项;行为域用于告诉Word执行某项操作,但不在文档中放置新的可见字符,如运行一个保存文档的宏。

根据域的用途可将域分为:日期和时间、文档自动化、文档信息、等号和公式、索引和表格、链接和引用、邮件合并、编号、用户信息等九类。

二、在文档中插入域的方法

一种是用户常用的方法,即借助特定的菜单命令、工具栏上的按钮命令或快捷键插入域。例如,利用菜单命令插入·页码(或页眉和页脚工具栏上的插入页码按钮)插入页码(Page域)。另一种是直接插入域。例如,插入Page域的方法是:⑴将光标移至需插入页码处,然后单击插入·域。⑵在域对话框上,先在类别框中选中编号,然后在域名框中选中Page。⑶如果使用默认的编号格式,则单击确定即可。

三、域在文档中的两种视图

一种是域代码本身(以一对大括号作为定界符),另一种是由域搜索到或创建的结果。例如,Page域的域代码是{PAGE };它搜索到或创建的信息就是具体的页码数。

两种视图之间的切换方法是:在域上单击右键,然后单击切换域代码;或者将光标移入域后,单击F9

域代码中除了包含域名外,还可包含开关、参数、表达式和标识符等。

四、更新域

打开文档时,其中的域均会更新一次。平时除了页码域等少数域能够随时自动更新外,大多数域不能。

当需要更新某个域时,可将光标移至域内并按下F9键。如果要更新文档中所有的域,只需将文档全选(按Ctrl+A键),然后按F9键。

五、插入目录(域)

Word制作目录时,实际上是在文档中插入一个TOC(目录)域。两种插入方法分别是:

1、借助菜单命令插入TOC域。操作步骤是:⑴单击插入·索引和目录。⑵在索引和目录对话框的目录选项卡的常规选项区中,格式框选定所需的格式;在显示级别框中选定目录中显示的标题级别。需要在目录中显示页码的,应选中显示页码复选框(右上图)。⑶单击确定。

2、直接插入TOC域。操作步骤是:⑴单击插入域。⑵在域对话框上,先在类别框中选中索引和目录,然后在域名框中选中TOC。在选择类型、域名后,对话框的说明区中会显示选中类型或域作用的说明。⑶单击选项,然后在域选项对话框的开关框中选定\O后,单击添加到域。开关选定后,说明区中也会显示选中开关作用的说明。⑷在域代码框中\O后面手工添加拟显示的标题级别,如,“1-3”表示显示标题1至标题3。⑸重复步骤⑷,添加其它所需的开关。如\H\Z等。⑹单击确定。⑺在域对话框上(上图)单击确定。

來源(office精英俱樂部LISA)


0

阅读 收藏 喜欢 打印举报/Report
  

新浪BLOG意见反馈留言板 欢迎批评指正

新浪简介 | About Sina | 广告服务 | 联系我们 | 招聘信息 | 网站律师 | SINA English | 产品答疑

新浪公司 版权所有