如何高效整理家事案件的材料?


作者: 杨佳洁
摘要
大多家事案件的材料,呈现琐碎、繁多但都对案件要点有所影响的特点,律师根据法院和当事人的要求起草、制作文件也往往需要反复修改。为高效检索,建议将离婚案件的材料分为“案件材料库”与“发送文件库”,按照不同的分类方法进行分类整理与补充、修改。
婚姻家事案件(泛指与当事人婚姻家事相关的离婚纠纷、继承纠纷、离婚后财产纠纷和其他各类涉人身与财产的民事纠纷等)与多数民商事争议案件在案件材料整理上有着较为明显的区别。其他民商事争议案件或刑事案件,涉及的争议事实以频次少但内容复杂的形态呈现,例如商事纠纷中,前后订立了几份内容复杂的交易合同、另外时间点又对标的物实际交付但交付不完全、嗣后某日又协商洽谈并订立补充合同等。也因此,多数争议解决律师会在接手案件后,编写或绘制如案件事实明细表(图)之类的导引文件,按时间、事项和内容记录案件证据。
但婚家案件与此不同,比如就离婚案件而言,当事人之间走到离婚诉讼往往是存在过错或因为琐事,每一件都是影响其最终选择的事件引发心境的改变,如一次次的争吵、与对方父母及其他亲友的不合,以及背后映射的各种观念上的不契合等。而进入诉讼后的财产处理阶段,或还有一笔笔需要各自向对方说明、解释的支出等,需要提供配套说明材料。这导致在离婚案件中我们再像上述“案件事实明细表”一样整理案件材料会“水土不服”。同时,又由于案件材料琐碎繁多,每次制作需要发送、提交的文件需要的材料不同且文件版本繁多,因此,家事律师有必要总结归纳一定的分类整理方法进行管理,避免案件材料组成“一团乱麻”。
本文归纳了一些在办理离婚案件中整理材料的方法,主旨为将案件资料分为“案件材料库”和“发送文件库”平行管理,以便于随时提取需要的原始材料进行整合加工并简明展示出需要和已经提交/发送给法院及当事人的全部文件,下面将逐一展开介绍。
案件材料库之一:从案件审理出发,按法院审理步骤分类是第一步
在接到当事人委托后,律师与当事人会订立法律服务合同、由当事人签订授权委托书、律师向律所申请开具公函等,之后,要向当事人收取其本人和对方当事人的身份材料、离婚案件中双方的结婚材料、继承案件中被继承人的死亡证明等,将家事案件最基础和关键的材料进行核实。此时又会涉及到管辖权的问题,因而在有些情况下会进一步产生管辖权异议的相关材料和我方起草的文书。再到后来,又会收到法院发来的各类文书以及对方提交的各类证据材料,再根据法院审理的节奏按照诉前调解、法庭谈话、正式开庭等环节整理相应的材料。因此,离婚案件的材料整理的第一步,建议根据法庭审理步骤先进行分类:
(一)“委托手续材料”
具体包括法律服务合同、授权委托书、公函等。
(二)“当事人身份材料”
包括双方当事人的身份证件以及不同案件类型中需要的当事人的婚姻相关证件或被继承人的死亡证明等,注意此时需要确定当事人是否具有境外身份、是否在境外订立、解除过婚姻关系、被继承人是否在境外离世由境外出具死亡证明等。另外,还应根据案件实际情况考虑是否获取各方当事人的实际居住情况文件等。
(三)“法院官方材料”
包括法院的各类告知书、送达回执等。针对法院寄送的各类材料,由于涉及到各类期限,可以在日历软件上或专门制作excel表格对签发日期、送达日期、举证(上诉)期限等进行记录,以供律师随时把握案件进展,避免误事。
(四)“已有诉讼材料”
离婚案件的当事人之间可能已经有过一次或多次与离婚相关的诉讼案件,如前次离婚诉讼、监护权诉讼、婚内财产分割诉讼等,继承案件的当事人亦可能已经就部分被继承人的财产在法院进行过诉讼。可专列单独文件夹对从法院调取的其他诉讼案件材料进行打包整理,方便从中选取本次案件需要使用的材料且避免与本次案件尚未提交的证据等混淆。对于其中还会在本案中使用的材料,也可复制进对应的本案文件夹。
(五)“主要办案材料”
这个文件夹是该次离婚案件的核心文件夹,将在该文件夹中对本次办案的全部证据材料进行展开,下面将进行重点讲解。
案件材料库之二:准备主要办案材料,绘图制表“立框架”、再填充
在对办案之前已经收到的委托手续、身份材料等进行分类后,建立“主要办案材料”文件夹,这将是律师办理该案件的“主战场”。
(一)宏观概览图表的绘制
在这个文件夹中,建议先从宏观概览角度绘制如下人物关系图、时间节点图和资产负债图等图表以方便对案件整体情况进行把握。当然,以下图表重点在于为律师和当事人简洁明了地梳理相关案情,只要把握其中逻辑而“心中有图”,则未必一定需要将之实际画出,以电子还是纸质形式作出亦不限。
(1)人物关系图
绘制本案有关的主要人物关系,婚姻类案件中以双方当事人及父母子女为核心、继承类案件中以被继承人及全部法定第一顺位继承人为核心搭建框架,之后再根据案件实际情况补充一方当事人专门主张的案外人、可能与当事人具有直系血缘关系的未成年人、有较大财务往来的其他人、第二顺位继承人等。下图为婚姻类案件的示例图。

(2)时间节点图
婚姻案件中,该图先以对人物关系有重大影响的节点为主旨,按恋爱、婚姻登记(包括境内与境外、结婚与离婚等)、分居时间等进行记录,如有婚内重大过错等环节,也可一并记录在内。在人物关系的时间节点图准备好后,再在其上补充双方取得重大资产的时间节点。
继承案件中,该图以被继承人的死亡时间和主要争议财产取得、变动时间及原因为核心进行记录。
根据个案情况时间节点图也可以采用excel表格形式进行整理。

(3)资产负债分布图
婚姻案件中资产分布图用于整理双方当事人的全部资产和负债,包括各自名下所有的、由一方转让给他人的大额不明原因的钱款以、可能由他人为其代持的财产以及双方名下的负债等。继承案件中则用于整理被继承人名下的资产与负债。具体包括公司股权、房产、银行存款与理财、金融资产、车辆、大额不明转账以及负债等。针对复杂案情可选择采用excel统计表的形式,针对涉及多层次股权结构的案情,还可在此处进一步准备股权结构图等。读者可根据个案具体情况整理,此处不再附图说明。
(二)填充材料,完成案件材料库
绘制上述图表后,律师和当事人都将对案件争议焦点在宏观概览层面产生更清晰的认识,此时,就需分别设立文件夹对上述图表进行保存,之后即开始对文件夹进行材料的填充。每个文件夹内按照各图中的关系逻辑继续建立次级文件夹,直至形成完整的“案件材料库”,以便嗣后继续补充材料和取用材料。
当然,家事律师不难发现,某些案件材料可能同时涉及多个图表,例如一方父母在婚前出资为双方购置的房产,就同时涉及人物关系图、时间节点图和资产负债图。由于财产是案件处理的核心工作,此时可将案件材料放入资产负债图对应的文件夹中,并在其他图表文件夹中建立快捷方式以直达对应文件夹。即,前两类图主要放入非财产类的案件材料,资产负债图则主要放入财产类的案件材料,彼此灵活使用快捷方式直达。
(1)人物关系图可按照“祖父辈、父母辈、当事人辈、子女辈”的逻辑顺序建立文件夹,并针对每个人继续建立次级文件夹,放入对应的身份材料与其他材料。如下图示例:

(2)时间节点图按照时间顺序建立次级文件夹并放入相应资料。本部分较为简单,不再示例。
(3)资产负债图则可根据实际情况,在婚姻案件中区分婚前/婚后或个人/共同财产的次级文件夹,然后再根据财产类型建立次级文件夹。继承案件则可直接按照资产负债类型进行分类。由于此图涉及到财产分割,家事案件中的关键材料都将放入本文件夹,以下简图仅作参考:

发送文件库:根据谈判和法庭程序需要编写和制作相应文件及材料
在完成上述第二大点的步骤后,关于该案件的全部材料就已经基本整理完毕了,案件材料库已经形成。之后,即可以根据案件需要从中选择相应的材料进行起诉、应诉中的调解协商文件和证据目录及证据文件的编写、制作。
建议在案件材料库之外另行创建文件夹,来进行文件的编写与材料的制作,这样能够在保持案件材料完整、原始的情况下根据案件需要对其中的材料进行取用和二次加工处理,同时这个文件夹内的文件在使用过程中也可能反过来使得双方当事人继续补充应当放进案件材料库的文件。分开建夹能够避免混淆新旧文件和更直观地体现提交出去的文件版本和所用材料,该文件夹可简称为“发送文件库”(“transfer documents”)。在该文件夹名称中还可一并备注案件所处阶段,便于了解手上各个案件的办理进程。
例如,在双方处理财产争议进行对账的环节,律师将对案件材料库中的银行流水进行梳理,并形成原始的excel表格。此时还在对原始银行流水进行信息摘取和记录,不涉及到处理,因此原始表格仍然存入案件材料库。
但针对双方客户在调解和庭审中具体提出的某些需要注意和解释的流水记录,需要我们从原始表格中筛选相应流水制作新的文档或表格。此步骤涉及到对原始表格中多余流水或其他信息的删除,且还将对筛选出的信息做进一步的处理并生成需要提交给法院或发送给双方当事人的文件。
而制作的文件的处理过程中可能还会因为实际情况不断地发生校对、修改和其他调整工作,产生多个版本。同时,相应的文件可能还需要对应一系列证明材料,此类证明材料也需要从案件文件库进行抓取并进行合成、编页码等操作。每次用于发送或提交的资料都会根据法院和当事人的要求而有所不同,且文件种类繁多难以简单分类,并且此类文件的发送日期也是较为重要的信息。
因此,在“发送文件库”内,建议根据日期来建立次级文件夹,并直接在文件夹标题写清文件夹内容,在文件夹中处理制作好的需要使用的文件,也建议在文件名中写清日期。对于修订稿等版本,也应当一并注释。可见下图示例。

图注:每个客户均建立2个文件夹分别管理
(可再以客户姓名建立上级文件夹“甲”、“乙”)



以上离婚案件材料与文件整理方法,系作者在办理案件时的个人经验。每位律师都有自己的材料与文件整理方法,期待本文或本文的某个部分能够对读者有所裨益,也期待各位家事律师分享自己更简单方便的方法,共同进步。
作者介绍

杨佳洁,浙江大学民商法学硕士、华东政法大学法学学士,就职于北京市中伦(上海)律师事务所。
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