提高办公室工作效能的几点措施

                              黄成军/文

    办公室是各级各部门的中枢神经，她的综合协调、窗口纽带作用无可替代。办公室能否高效率、快节奏的运转，直接关系到本部门、本单位、本机关的工作效能。在办公室推行人性化管理，强化以人为本的实效运作理念，充分释放办公室干部的能力、活力和潜力，使之保持昂扬的精气神和良好的工作状态，扎实推进各项工作上台阶，是机关管理中必须面对和解决的问题。我先后在部队、执法部门办公室工作多年，我觉得提高办公室工作效能，应从以下几个方面入手：

    一、落实三种措施，形成牵引力。

    领导重视，组织关心，就是调动办公室和机关工作人员积极性的一种牵引力。

    1、结合实际挖掘潜力。办公室工作的特殊性和专业性较强，从事机关工作的人员文化素质、年龄结构、身体条件、办事能力、个人特长、性格特点各有不同。坚持以人为本、推行人性化管理,就是要通过认真了解每一个人的想法，掌握每一个人的特点，发挥每一个人的特长，激发每一个人的潜能，用其所长，使每一个岗位同志的个体作用得以充分展示和发挥，促进工作不断创新。

    2、帮助进步激发活力。办公室是督办、协调、服务的综合机构，涉及的事务纷繁复杂，从事的工作枯燥繁琐。唯有在办公室采取“人性”的方式、方法强化管理，努力营造尊重劳动、尊重知识、尊重人才、尊重创造的氛围，把品德、知识、能力和业绩作为衡量人才的标准，要在政治上帮他们进步，在工作上提供方便，在生活上给予关心，为他们的全面发展创造良好的政策环境、工作环境和生活环境，才能让每一个人爱岗敬业，愉快的工作，充分展现自己的才能，始终保持健康向上、积极进取的精神面貌。  

    3、优化细节提高效率。管理的目的在于优化，在于创新。一个服务优、效率高、运转快的办公室，能够充分体现干部水平、展现机关形象、密切内外关系、担负起桥梁和纽带的作用。思路决定出路，细节决定成败。办公室应该在优化细节方面多做文章。督办是办公室的第一要务、协调是办公室的第一责任、服务是办公室的重要工作。落实党组和局领导的工作部署，关键在督办，细节在协调，事后在总结。有布置无督办，就不会有好的效果。落实的过程中，没有及时有效的协调，就不可能形成合力。一项工作完成之后，必须要总结、提炼、升华。没有总结、升华、宣传，工作等于白干。因此，办公室必须把高效工作贯穿于思路--计划--方案--措施--督办--协调--总结--宣传的全过程。

    二、融合三种方法，形成推动力。

    规范运作，公平竞争，就是加强督办抓好落实的一种推动力。

    1、用制度强化。人性化管理是在完善管理制度的前提下进行的一种管理方式，必须与制度化管理有机的结合起来才能实现最有效的管理目标。完善各项管理制度，用制度明确目标责任，规范工作程序，强化监督考核，奖优罚劣、奖勤罚懒，努力在办公室形成一种在有制度保障的基础上，坚持以人为本、尊重个性，给个人以充分的潜能空间和活动舞台，努力调动干部职工的积极性。

    2、用真情感化。用情管理、用情感化、以情动人，是管理的最高境界。办公室工作要求高、责任重、压力大，管理者要多换位思考，多交流疏导，多教育培养，多助其成长，要以诚待人,努力用激情调动，用真情感动，用温情融化。管理者既要做工作上的良师，又要做生活中的益友，让大家在潜移默化中增强责任感和使命感，努力开创工作新局面。

    3、用典型催化。“榜样的力量是无穷的”。办公室要培养先进、树立典型，让踏实工作的同志得到认可、受到尊重。通过树立先进典型激发其他同志，促使大家自我总结、自我激励、寻找差距，形成良性的竞争氛围，推动高效工作。

    三、营造三种环境，形成凝聚力。

    优化环境，改善待遇，就是连接众心、燃烧激情的一种凝聚力。

    1、团结互助环境。办公室工作因其重要性和复杂性，更需要发挥集体智慧、提升整体功能。营造团结互助、平等友爱、融洽和谐的人际环境。领导要尊重、理解、关心下属，尽力解决他们的后顾之忧，努力以事业凝聚人、以机制激励人、以感情留住人，让他们感受到集体的温馨和关怀，能身心愉悦的投入工作。

    2、教育引导环境。要加强教育培训，培养办公室干部的政治敏锐感、工作责任感、集体荣誉感。要激励工作人员自我加压、自我约束、自我完善，展现人格魅力，树立良好形象。增强办公室的吸引力、凝聚力。

    3、素质提升环境。 要让办公室干部在实践中经受磨练，学会解决群众关心的热点、领导关注的焦点、历史遗留的难点问题，不断提高组织、宣传、教育、服务的本领。做到相互补台不拆台、相互帮忙不添乱、相互关心不护短、相互支持讲规范。要积极鼓励干部走出机关，深入基层，加强锻炼，在实践中积累和掌握运用说服教育、示范引导、提供服务的方法和技巧，把工作做深、做细、做实，达到增长见识、学会协调、增强本领、提升素质的目的。