时间管理的三个步骤

当我们忙碌到一塌糊涂，时间紧张的时候，最容易出的状况就是抓狂的希望赶紧把事情做完。结果，心神不宁，手舞足蹈，忙中出错，本来期望能够快速把问题解决，反而给自己找了更多的麻烦。所以，中国古人讲要每临大事有静气，气定心定神定，才能把事情做好，一次做好，而不用反复多次。

德鲁克也深谙此道，他说：“卓有成效的管理者……并不是一开始就着手工作，而往往从时间安排上着手。”不是眉毛胡子一把抓，而是去看个清楚明白，再采取行动。

对此，德鲁克给出了时间管理的三个步骤：

1.        记录时间

2.        管理时间

3.        合并时间

记录时间的目的是要首先了解时间用在了哪里。管理时间的目的是尽量将时间用在对成果有帮助的事情上，减少无效的事件。合并时间，是要将时间整合在一起，尽量能够让自己多一些安静的时间，整块的时间。人在安静的、整块的时间中，才有可能真正的创造。

我的时间管理

时间管理确实并不需要多么复杂的方法，只要真正的能够按照这三个步骤去做，就会发现自己的效率有了极大的提升。我基本上每天早上会提前1个小时，到公司附件的麦当劳，吃多早饭，就要做一件事情——当天的工作计划。

我的工作计划制定步骤如下：

1.   根据周计划，将当天要完成的工作都列出来；

2.   将需要完成的工作进行分析，主要的分析包括：

l  重要性和紧急性。由于各种原因，我的紧急性工作通常不多，有时候甚至会忽视一些紧急的工作，而去做一些我认为更加重要的工作。这种方式也会被人诟病，毕竟我将他们重要的工作给放缓了。在这事情上，我总觉得很难做到完美，尽力去做好罢了。

l  先后顺序。哪些工作必须要先做，才能做后面的工作？这有组织内部的流程问题，也有逻辑先后到顺序。顺序反了，往往事倍功半，白忙活，还得回头重做。或者，时机不对，让人觉得突兀。

l  需要合作与否。哪些工作需要他人的合作？这个合作的对象什么时候找他比较合适？特别是老板的时间表，应该要了解。比如，有的老板下班前1个小时不要和他谈重要的事情，他每天的时间分配方案在那个时候可能是在做明天的计划，基本不怎么能接受信息了。

l  工作的类型。哪些工作相对比较困哪，需要大量的分析、创造？哪些工作是事务性的工作？我是上午脑子清醒，适合作分析类工作，创造性的工作。下午1点—3点，相对会适合做一些事务性的工作。4点—6点，又开始恢复脑子的灵活性，做一些与人沟通的工作。

l  工作的用时。每件工作都需要用多少时间？完成全部的工作一共需要用时多久？长期的自我观察和时间记录之后，会大概发现自己的注意力能够集中多久，自己完成各种不同类型的工作需要多少时间，我通常以15分钟为一个单位进行记录。有的工作需要2个小时，有的需要30分钟，有的只需要15分钟。然后将这些时间进行加总，通常时间加到6-7个小时足矣。有时候会有意外的事件发生，有的时候用时超出了预估，这样足够的弹性时间可以保证在一个相对舒缓的时间压力下工作，有利于完成工作。有的时候，也会有时间富裕，这个时候要么逛逛社区网和客户们多多交流，要么看看书，要么就听听音乐，让自己放松一下。

3.   根据上述几条分析的结果，再对工作进行排序。将难做的工作尽可能分配在上午，将大块时间的工作和琐碎的工作进行交叉排序，这样可以利用琐碎的工作（通常也是一些事务性的工作）来放松一下心情。

4.   工作计划做完之后，审视一遍，看看有无遗漏，是否量太大。如果有，再将上述的流程走一遍。

5.   将几个比较难做的工作单独划定出来。再对如何做好这些工作进行一下分析，因为早上我的脑子是最清晰的时候，可能十分八分就能想清楚很多问题。基本上，就可以这件工作进行分解，将实施的步骤想清楚了，其中的关键点也标注出来了。这样好处就是，经过分解，复杂工作中也有简单，事务的工作，这些是可以授权或者留在下午做。最终将那主要矛盾找到，将矛盾的主要方面找到，工作起来就是更加轻松了吧。

6.   看着计划，想象一下，做完了上述所有工作之后的那种成就感，所以相关人员对我的赞赏。这种想象的过程可以为我一天的工作带来极大的推动力。

7.   真正开始了一天的工作。按照计划去推进就好，每完成一件事情画一条道子，那个成就感！另外，每完成一件工作就要对工作的顺序再次进行排序，变化随时在发生，计划怎么能不跟着变呢？

8.   每完成一件工作，都停下来想一下，记一下，哪个地方做的不错，哪个地方做的不好，小小总结，价值很大，既能自我鼓励，又能及时发现问题。做的不好是能力的问题，还是态度的问题，还是其他什么原因，多分析，没有坏处。

德鲁克的启发，让我也总结了自己的习惯。总结过程中，就发现自己好多的地方不够好，但是，还是那句话，关键在于要去做。时间管理的东西不复杂，只要用心做，就一定能做好。不学德鲁克也能做好！学了就能做的更好！