会议议程、日程样式

会议议程样式1

英豪公司销售团队会议议程表   公司销售团队会议将在5月25日星期一上午9：00在公司总部的三号会议室举行。     宣布议程。     说明有关人员缺席情况。     宣读并通过上次会议的记录。     通信联系情况。     东部地区销售活动的总结。     销售一部经理关于加强团队沟通问题的发言。     公司销售人员的招聘和重组。     销售二部经理的人选。     下季度销售目标。

会议议程样式2

至：部门经理
自：总经理办公室
日期：2006年5月18日
主题：销售团队的人员招聘
我们下一次团队会议计划在2006年5月25日9：00时召开。根据公司领导的指示，要迅
速扩大公司的销售队伍，在6月要完成1 00入的销售队伍的招聘和培训。
会议目标：为了确定一个固定的招聘人员的方法，在全公司通用。
会议议程：我们的会议将按照下面的议程进行。
议程事项	责任人	时间
介绍	经理	5分钟
讨论每种方法的合理及不合理之处	团队	30分钟
讨论新方法	团队	1 0分钟
下一步	团队	1 5分钟
准备：请在会议开始之前准备如下内容：
(1)阅读后附的概述目前正在使用的3种安排方法的文件。
(2)准备讨论这3种方法每一种的优缺点。

 

     会议日程样式

X X公司新产品销售展示会
时间：2002年8月8日  地点：员工餐厅和公司会议厅			参加入员：销售主管和所有工作人员 目的：使员工对公司新产品有所了解
	8.30	报到	地点	参加人员	备注
	9．OO	销售主管作介绍	员工餐厅门厅	所有员工
	9：50	休息	公司会议厅	所有员工
上午	10：00	新产品展示——技术总监主讲和演示	公司会议厅	所有员工
	11：00	销售活动录像	员工餐厅三层	自由参加
	12：00	自助午餐	员工餐厅二层	所有员工
	1：30	员工自由观看和动手操作 新产品	员工餐厅三层	所有员工
下午	2：30	销售部人员讲解广告宣传单	公司会议厅	所有员工
	3：30	分小组讨论与咨询	员工餐厅三层	自由参加
	4：30	散会

 

会议预算示例

恒源公司新产品发布会的经费预算

   

公司定于2006年1月1 5日在金隅大厦一楼会议室召开新产品发布会。与会人员预计200人，现就会议所需各项经费提出预算：

    一、场地租用费

    金隅大厦一楼会议室一天5000元，两天共计10000元。

    二、摄像设备租用费

    拟租摄像机2台，每台每天租金2000元，共计4000元。

    三、聘请专家咨询费

    5000元X 2人=10000元

    四、宴请费用

    早餐：每人10元X 200人=2000元．

    中、晚餐：十人一桌，每桌标准1000元，20桌共计20000元，20000×2顿×2天=80000元。

    五、交通费用

    租用旅行车2辆，每辆每天500元，500元×2辆×2天，共计2000元。

    六、会议用品费

    资料印制费：每份宣传资料成本为5元×2000份，共计10000元。

    七、纪念品

    到会客户和记者预计250人，每人一份纪念品价值50元，共计12500元。

    此次会议经费总计128500元。

    此预算提交总经理办公会审查批准。

                                      

会议筹备小组

                                                       2006年1月5日

   

点评：会议筹备前需要对会议经费进行精确预算，并反映在会议筹备方案中。上报领导审批后应监督经费的使用。要本着节俭的原则进行预算。

案例分析

案例1

名山公司要召开2008年度总结大会，作为大会工作人员的王琴主要负责会议文件材料工作。会前王琴进行会议筹备有关信息的搜集，为会议议题的确定及大会会议材料的形成做好准备。年度大会的工作报告非常重要，包括一定时期的工作总结、体会或者经验，对目前情况的分析和下一步工作的思路、要求及具体措施等内容。为此，王琴有针对性地、广泛搜集一段时间以来各方面工作的进展情况。例如，有哪些成绩、经验，出现了哪些问题，哪些问题有相当的普遍性，哪些问题亟需研究解决等。通过广泛、深入、细致的了解，获得了大量可靠的信息，并从中选择出有价值的信息为报告的准备提供参考。会议期间王琴认真做好会议记录，力求会议记录准确、完整，忠实发言人的原意，并进行会议发言录音和录像。为了使会议信息尽快传递给蚓会者，她及时编写会议简报，确保与会者掌握会议情况和主要信息，使会议达到良好的效果。会后王琴认真编写会议纪要，作为与会代表贯彻执行的依据，推动会议精神的贯彻落实。她还搜集齐全会议期间所有文件材料，及时整理有关会议文件，为会议文件的归档打下基础。王琴在大会期间的表现赢得了大家的一致好评。

 

点评：会议的规模大小不一，内容也相差甚远，但是任何性质或内容的会议，实际上都是通过信息沟通和交流，解决问题，达成共识，得出结论。因此，会议的信息工作至关重要。王琴在会议活动中积极主动做好会前信息的搜集、会中信息的综合处理以及会后信息的整理利用工作，体现了良好的信息意识和信息工作能力。

会议信息流动和处理是否科学、务实、有效，直接影响会议的质量和效率，影响会议的实际效果。王琴的会议信息工作实际上是确保会议信息有效流动，实现会议目的的工作。因此可见，办理一切会议事务，必须以全面、准确、有效的信息为依据。提供会务服务，就是要为会议交流处理信息提供服务，为会议开发和利用信息服务。必须把会议信息工作作为贯穿于会务工作各个环节的主体性工作，认真做好会议信息的搜集、加工、传递、利用，在交流会议信息、实现信息共享中发挥重要作用。

 

案例2

会场里的“生人味”

从四面八方来的负责人差不多到齐了。李董事长环视会场，与到会的下属不断点头问好，满脸微笑。

“都到齐了吗?”他问秘书小张。

“都到齐了，整二十位。”小张说。

突然，董事长脸上的笑容凝住了。他吸了吸鼻子，沉默了一会，一声不响地走出了会议室。

张秘书一下子紧张起来，也跟着走了出来。与会者只得坐在那里等待。

“董事长”张秘书轻声叫道，等待指示。

“小张，会场上怎么有股生人味?”董事长问。

“生人味?”张秘书不解地问。

“好像有不该参加的人来到了会场。”

“不会吧，”张秘书说，“名单您审定过，这里是您的签字。来的都是各地经销处的负责人。”他拿出经董事长审定的名单，递给董事长。

 董事长没有接过名单，问道：“坐在我对面的那日本人怎么也到会了?”

“他是我们东京的代销商。”

“代销商和经销处长一样吗?”董事长严肃地问，“你难道不知道今天会议的议题?”

“今天是研究海外市场促销对策……”

“这是本公司的核心机密。代销商只是合作伙伴，并不是本企业的成员，更不是研究企业经营决策的核心成员。内外有别啊!”董事长说。

“名单上有李明，这代销商的中国名字也叫李明……”

“好了!你呆会儿认真地再看看那名单吧！”董事长一挥手说：“现在，你说该怎么办?”

“现在，现在能不能由我通知日本人让他退出会场?”张秘书说。

“你说呢?”董事长反问道。

“这样好像不妥，会影响关系的。”张秘书说，“是不是能改变会议议题?”

“现在也只有这样了。”董事长说，“今天上午的议题改为介绍东京代销商野田二郎先生与各

经销处长认识，交流经销经验。主要请野田先生讲东京的市场状况和他们的对策，我介绍中国“三十六计”在日本商场的运用。用半天务虚，下午正式研究问题。你通知公关部下午派人陪野田游览市内风景名胜，并通知公关部下午派人陪野田到张家界国家森林公园去游览三天。三天后我抽出时间，再与他单独研究如何拓宽双方的合作。”说罢，董事长快步走进会议室。

小张待董事长离开后打开名单一看，除各销售处长的名单外，董事长亲笔加了“请东京的李明同志到会”一行字。东京的李明同志是指公司派往东京的市场调查员。而日本的野田二郎虽也叫“李明”，但不是“同志”，只是合作者。

他急忙去公关部联系，然后打国际长途请东京的李明同志飞回总公司开会。

 

会场里的“生人味”是由于筹备会议的秘书人员没有认真领会领导的意图，没有根据会议的主题和内容审定与会代表资格造成的。秘书人员工作上的疏忽使得不该参加会议的人前来参加会议，应该参加的人反而没能到会，若不及时处理，可能造成会议具有保密意义的内容泄露出去，出现消极影响，甚至给组织造成损失。

再者，“会场的生人味”让我们懂得召开一次会议，准备几个议题的重要，它可以在情况发生变化时救急或减少不必要的损失。在这一案例中，如果董事长不因野田二郎的“生人味”而想出应急的议题，而采取不让野田二郎开会的方法，会影响双方关系，直至使合作关系破裂，应视为下下策。故而，秘书人员在协助领导确定和选择议题时，有必要多准备一至两个，是有好处的。

“会场的生人味”同样警示我们做好会议事务，马虎大意是要不得的。

 

 

案例3

会务准备要细致、周密

一次某地党代表大会的开幕式上，会务人员未能按大会主持人宣布的程序播放国际歌，虽然得到补救，但终是—件憾事，并受到批评。

事情发生的过程是，会务组会前起草的“大会开幕式程序(送审稿)”中列有“奏(或播放)国际歌”的一项。大会秘书处一位负责人审稿时，拟把此项放在大会闭幕式进行，于是把此一项目在开幕式的程序中删掉了。后来大会秘书处主要负责人定稿时，又把该项圈了回来。会务组的同志凭印象只记住已删掉了奏国际歌此项程序，而对后来又被圈了回来一事，未加注意，因此对于在大会开幕式上“奏国际歌”一项事前未做准备，当主持人在大会上宣布“奏国际歌”时，无法奏出，一时形成了冷场。幸好会务组长急中生智，立即上台挥拍领唱，这样才圆了场。会后领导同志说，这一事故该予批评，吸取教训。但在关键时刻能得到及时补救，这是好的，这一点值得表扬。

思考题

本案例中，会务准备方面存在哪些问题?

 

案例4

天地公司年底为表示对客户的谢意，召开了客户联谊会，会后共进晚餐。负责接待工作的秘书钟苗根据上司的指示和宴会惯例，安排桌次座位。这次宴会共设3桌(圆桌)，餐厅正面靠墙为主桌，编1号，靠入口处为2、3号桌，摆成三角形，突出主桌。重要客户在主桌。为方便来宾入席，钟苗特意做了座位名签，并摆放在桌上。但由于这次联谊会时间紧，与会人员名单确定得晚，钟苗在抄写时漏了应编在主桌的一位重要客户结果致使该客户入席时找不到座位，出现了十分尴尬的场面。

 

点评：秘书钟苗在安排会议晚宴时，只注意到桌次的正确安排和名签的摆放，但忽略了对人员和名签的核对，致使重要嘉宾未能受到应有的礼遇，给组织的公关工作造成了不良影响。

 

案例5

X X单位在市政府礼堂召开大型表彰会议，因事先未制定会议的应急方案，又未加强礼堂的安全防火布置，结果当因电线老化出现火灾的时候，会议组织人员措手不及，会场一片混乱，最终导致部分与会人员和仪仗队的小学生丧生。

 

点评：中大型会议的与会人员较多，会期一般也比较长，因此在会议的召开过程中经常会出现许多意想不到的情况，因此，会前一定要制定严密的应急方案，还要对方案的各个环节进行认真的检查，如安全通道是否打开、设备隐患是否检查、消防通道是否畅通、应急的组织和人员是否到位、应急的车辆是否准备停当、指挥沟通系统是否灵敏等，只有这样才能保证面临突发状况的时候能够从容应对，保证万无一失。

 

案例6

艺海股份有限公司董事会会议记录

董事会例会

2002年4月14日

宣布

2002年4月14日上午1 0：00艺海股份有限公司董事会例会在北京海淀X X大厦公司总部会议室召开。主持人为高杰，有符合法定人数的人员参加了会议，他们是：

高杰(董事长)

刘明(副董事长)

白雪(秘书)

欧阳军(财务主管)

安慧(董事)

郭利(董事)

代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。

记录：

秘书白雪宣读了2002年3月1 0日会议的记录，并在宣读后获得通过。

财务状况：

财务主管欧阳军提出的一份财政报告显示，2002年2月28日，公司的流动资金余额为2576．98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。

公司其他活动报告：

主管公司企划部的副总经理郭利(董事)报告说，公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币，这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式，  向北京市有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月2 3号寄发给所有成员。

新的事项：

安慧董事提出在5月)4日举行的下一次董事会例会上，公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行)，同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此动议得到了郭利董事的附议并获一致通过。

休会。

已无其他问题，会议于上午11：50结束。

 

秘书(签名)                       董事长(签名)

 

点评：会议记录是会议内容和会议进程的客观反映，是日后分析研究整理的重要依据。负责会议记录的秘书或负责录音、录像的人员，应事先熟悉会议议题、会议程序、发言人员名单、器材安置情况等。会议记录要求真实、准确、完整，尤其对议定意见，一定要忠实于原话。这份会议记录就比较完整，条理清晰。

 

案例7

飞翔公司项目会议记录

时间：2004年3月1日

地点：公司会议室

出席人：公司各部门主任

主持人：马燕(公司副总经理)

记录：祁迎峰(办公室主任)

 

一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。

二、发言：

技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word、金山公司的wPs系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。

资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如word中对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。wPs是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。

市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。

各部门都同意立项，初步的技术方案将在10天内完成，资料部预计需要3个月完成资料编辑工作，系统集成约需要20天，该软件预定于元旦投放市场。

散会。

 

主持人：(签字)

记录人：(签字)