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OA办公系统的中庸之道

(2015-09-28 13:52:52)
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oa办公系统

oa系统

中庸者,中正、公允、调和,不激进,不保守,是修为的大境界。华天动力认为,在企业的办公管理上,OA办公系统堪称是一位精通中庸之道的高手。

为什么这么说呢?

企业管理有两个基本的目标,一个是高效,另一个是规范。高效就是速度快,效率高,执行力强。规范就是不要坏了规矩,乱了套路,让管理陷入混乱。

每个管理者都希望自己的团队办公既高效、又规范,这是一种完美的境界。可事实上,往往是顾得了高效,丢了规范;而得到了规范,又丢了高效。

比如,一个大客户突然打电话给业务员,要采购一大批货物,下午3点前就要一份报价单和供货合同,客户要对比几家供应商的报价和商务条款,然后马上会决定从哪里采购。

根据公司的规定,大型项目给客户制作的报价单,必须经过部门主管、生产部、项目部、财务部、副总经理的审批,才能正式递交给客户。这个流程下来,少则一两天,多则三四天。

时间不够用啊,怎么办呢?

如果业务员拿着报价单和合同依次去找这些部门和领导审核,肯定是来不及的,因为有的部门没在一起办公,而且有的领导还出差了。不能按时递交报价单和合同,那这笔业务自然也就没了。

如果业务员做好报价单和合同,给部门主管看一下就发送给客户,那是来得及的。但没有经过其他部门和领导的审核,一旦出了问题怎么办呢?谁也不敢承担这个责任。

显然,规范和效率之间出现了矛盾,这怎么取舍呢?笔者也没有什么好办法,只能靠业务员自己脑洞大开,随机应变了。但愿他不要经常遇到这种情况。

而有了OA办公系统的帮忙,这件事就会好办多了。

业务员先做好报价单和合同,然后在OA办公系统上点击“合同审批”的流程,填上内容,发送,OK了。

接下来会怎么样?OA办公系统会根据这个业务员所在的部门,自动将表单发给他的部门主管审核。部门主管审核完成后,系统又将表单依次发给生产部、项目部、财务部、副总经理。

过了两个小时,业务员打开OA办公系统中“我的申请”这个窗口,看看流程走到哪里了,哈,正在副总经理那里呢。对了,副总出差了,业务员正想打给电话给副总,突然想起系统有手机短信提醒的功能,副总是可以及时看到的,现在一定是在忙。

与此同时,副总在外地,两个小时前已经看到手机上收到一个合同审批单待批。当和用户的老总会谈完毕后,马上在手机上打开这个审批单,原来是一个大项目,他做了几点指示,就通过了审批。

就这样,业务员用两个多小时的时间,完成了全部审批流程,255分,他顺利将报价单和合同发送给客户。他的高效率和高质量给客户留下了很好的印象,最后如愿以偿的获得了订单。

华天动力认为,OA办公系统的模板化流程,保证了工作的规范性,它的无纸化流转,又保证了工作的高效率。因此,OA办公系统在规范和效率之间找到了最佳平衡点,不会让企业顾此失彼,保证了管理和办公的有效性。

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