六、在Excel 7.0中实现对数据库数据的统计与计算

   1. 自动求和

    ⑴运行Excel 7.0，打开数据库文件。

    ⑵鼠标左键单击欲求和的行（或列）右端（或底部）空白单元格，选中该单元格。

    ⑶鼠标左键单击常用工具栏中的“自动求和”快捷按钮。

    ⑷按回车键，Excel 7.0即将计算结果插入所选中的单元格内。

   注意：“自动求和”只在任一列（或行）数字的末尾（而不是开头）有效。如果当前单元格是在一些数值的中间，“自动求和”会在当前列（或行）内加总选中单元格之前（其上方或左侧）所有单元格中的数值。

   2. 使用公式

    ⑴运行Excel 7.0，打开数据库文件。

    ⑵鼠标左键单击（选中）欲存放计算结果的空白单元格。

    ⑶键入“=”和计算所需要的公式。例如，键入“=C3*8+（D3*2-D3/9）*2”。

    ⑷按回车键，Excel 7.0即可将计算结果插入所选中的空白单元格中。

   注意：在Excel中，公式都是以“=”号开始的，如果以“+”号开始，Excel也予以认可。另外，运算操作符也是有顺序的，依次为括号“（）”、负数“-”、百分比“%”、指数“^”、乘法和除法“*，/”、加法和减法“+，-”、关系符“=，<>,>,<,>=,<=”，当操作符具有相同的优先级时，Excel按照从左到右的顺序计算。

   3. 使用矩阵

    当某一字段的数值总是等于其他几个字段的相同运算时，即可以使用矩阵。例如，工资表中实发金额的计算即可以使用矩阵方法，从而方便快捷的进行计算。

    ⑴运行Excel 7.0，打开数据库文件。

    ⑵选中要输入矩阵公式的单元格范围（H2:H10）。

    ⑶键入该矩阵的计算公式(=c2:c10+d2:d10+e2:e10-f2:f10-g2:g10)。

    ⑷同时按下Shift+Ctrl+Enter三个键，Excel自动在指定的单元格给出计算结果。

   注意：矩阵公式一旦完成之后，虽然仍可以对此设定格式，但却无法再对该矩阵范围内的单元格进行修改，因此，进行矩阵运算时，应当先对数据进行备份。

   4. 使用函数

    函数是Excel内置的公式，使用它可以自如地汇总、转换、计算和操作电子表格中的所有数据。

    ⑴运行Excel 7.0，打开数据库文件。

    ⑵鼠标左键单击准备将来存放计算结果的单元格。

    ⑶键入“=”号，单击常用工具栏中的“函数向导”快捷按钮；或者选中菜单插入\函数。

    ⑷在弹出的“函数向导-2步骤之1”的对话框中，选择所需要的“函数分类”中的一种，并选择所需要的一种“函数名”。对所选择函数的具体描述和该函数的具体格式，显示在该对话框的底部。

    ⑸单击“下一步”命令按钮，弹出“函数向导-2步骤之2”的对话框。

    ⑹在“number1”和“number2”（根据需要在number2中也可以不用填写）中填写所要进行计算的单元格范围。

    ⑺单击“number1”和“number2”右侧的函数图标按钮，可以创建嵌套函数。

    ⑻单击“完成”命令按钮，即可完成对数据的计算操作。

   5. 使用数据透视表

   数据透视表是为表现多种事物之间的内部联系而建立的表格。数据透视表除了可以执行对数据的查询之外，还能够给清单的指定字段赋予特定的条件，而将清单重新加以组织整理。在数据透视表中你可以随意拖放其中的行和列，借以观察不同组合产生的效果，使一些不易察觉的内在关系变得显而易见。

    ⑴运行Excel 7.0，打开欲进行数据统计或分析的数据库文件。

    ⑵选中菜单数据\数据透视表。

    ⑶在弹出的“数据透视表向导-步骤之一”中，根据数据的来源选择“创建数据透视表的数据源”栏中的选项按钮，单击“下一步”命令按钮。

    ⑷在弹出的“数据透视表向导-步骤之二”的“区域”编辑框中，键入欲进行分析的数据范围（Excel默认值为整个工作表），单击“下一步”。

    ⑸在弹出的“数据透视表向导-步骤之三”中，拖曳字段到数据、行、列和页，把原来列标题转换成数据透视表里的行标题、列标题、求和（或计数）的数据和页字段。如有必要，这些设置以后还可以改变。

   注意：数据字段中至少应当包含一个字段。另外，在为数据透视表选择数据时，要避免将数据库的合计和小计部分包括进行。

    若要移动字段，用鼠标将该字段拖曳到数据透视区域上的新位置。若要删除字段，用鼠标将该字段拖曳到数据透视区域以外。若要定义字段，用鼠标双击该字段，调出“数据透视表字段”对话框。

    名称：若要更改选定数据透视表字段的名称，需要在“名称”编辑框中键入一个新名称，但并不更改源数据里的字段名。

    汇总方式：在“汇总方式”列表框中，列出了数据透视表提供的11种数学和统计函数，从中选择一种。

    选项：单击“选项”按钮，弹出“数据显示方式”下拉列表框，可以从中选择适用的显示方式。

    单击“确定”回到“数据透视表向导-步骤之三”对话框。

    单击“下一步”，弹出“数据透视表向导-步骤之四”对话框。

    ⑹若要指定数据透视表在工作表上的位置，应当在工作表上选择单元格或在“数据透视表显示位置”编辑框中键入一个单元格引用地址。若要在同一工作簿的新工作表上创建数据透视表，则应当清除“数据透视表显示位置”复选框。

    在“数据透视表名称”编辑框中键入适当的名称。

    若要在数据透视表里进行列求和，选择“列求和”复选框。

    若要在数据透视表里进行行求和，选择“行求和”复选框。

    若要保存创建数据透视表的源数据的备份，选择“数据与数据透视表格式一起保存”复选框。如果没有保存源数据的备份，以后在使用“数据透视表字段”命令（“数据”菜单）来操作、分析或自定义数据透视表时，必须先使用“更新”命令（“数据”菜单）将源数据重附在数据数据透视表上。如果没有保存这些数据，它也将从同一工作簿里的另一数据透视表中取消，此工作簿使用这个数据透视表作为一个数据源。

    若要将默认的“Microsoft Excel自动格式化”命令应用到数据透视表中，需选择“自动设置数据透视表格式”复选框。若要将一个不同的“自动设置数据透视表格式”应用到数据透视表中，需在“格式”菜单上使用“自动套用格式”命令。

    ⑺单击“确定”命令按钮。

    ⑻Excel 7.0显示新的数据透视表时，会显示“数据查询/数据透视表”工具栏。如果它没有显示出来，选中菜单视图\工具栏，在弹出的“工具栏”对话框中，选中“数据查询/数据透视表”复选框，该工具栏就会显示出来。当需要在数据透视表中增加一个字段时，只要单击“数据透视表向导”按钮，即会显示“数据透视表向导-步骤之三”对话框，

    按照向导完成要增加的字段。需要删除一行、一列或分页字段时，直接使用鼠标拖曳此行（或列）到数据透视表单元格范围外即可。

    ⑼排序数据透视表。选中想要设定排序的字段单元格。单击常用工具栏“升序”、“降序”快捷按钮，即可完成对数据透视表中数据的排序。

    七、在Excel 7.0中利用其他数据库数据库更新数据

   1. 从其它数据库中追加记录

    ⑴运行Excel 7.0，打开源数据库文件。

    ⑵选中源记录所在行。

    ⑶选中菜单编辑\复制，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“复制”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”。

    ⑷打开欲追加记录的数据库文件。

    ⑸单击欲增加记录所在行的任一单元格，选中菜单插入\行，重复操作，至满足需要时止。

    ⑹选中菜单编辑\粘贴，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“粘贴”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”。

    ⑺切换至源数据库，重复上述操作，至满足需要时止。

    ⑻关闭源数据文件，保存更新后的目的数据库文件。

   2. 从其他数据库中增加字段

    ⑴运行Excel 7.0，打开源数据库文件。

    ⑵选中源数据字段的列范围。

    ⑶选中菜单编辑\复制，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“复制”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”。

    ⑷打开欲增加字段的数据库文件。

    ⑸单击欲增加字段所在列的任一单元格，选中菜单插入\列，重复操作，至满足需要时止。

    ⑹选中菜单编辑\粘贴，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“粘贴”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”。

     ⑺切换至源数据库文件，重复上述操作至满足需要时止。

    ⑻关闭源数据文件，保存更新后的目的数据库文件。

   3. 用其他数据库中的数据更新当前数据库中的部分数据

    ⑴运行Excel 7.0，打开源数据库文件。

    ⑵通过筛选（或查找），将符合更新条件的数据筛选（或查找）出来，并将该数据所在范围选中。

    ⑶选中菜单编辑\复制，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“复制”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“复制”。

    ⑷打开需要更新的数据库文件。

    ⑸通过筛选（或查找），将符合欲进行更新条件的数据筛选（或查找）出来，并将该数据所在范围选中。

    ⑹按“Delete”键或者选中菜单编辑\清除\数据，将该单元格范围内的数据清除。

    ⑺选中菜单编辑\粘贴，或者用鼠标左键单击常用工具栏中的“粘贴”快捷图标，或者单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“粘贴”。

    ⑻切换至源数据库文件，重复上述操作至满足为止。

    ⑼重新排序更新后的数据库文件。

    ⑽关闭源数据文件，保存更新后的目的数据库文件。