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Office基本操作技巧

一、如何打开已经存在的Office文档？

      用鼠标左键单击“文件”菜单下的“打开（O）…”选项或者单击工具栏中“打开”按钮，你将会看到一个对话框：

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    这是一个标准的Windows对话窗口。在“查找范围”列表中，用鼠标左键单击驱动器，文件夹或包含要打开文件的Internet位置。在文件夹列表中，找到并打开包含此文件的文件夹。

    用鼠标右键单击要打开的文件名称，再用鼠标左键单击“打开”按钮，或者直接用鼠标左键双击要打开的文件名称即可打开文件或者查看编辑器中的内容。

    二、如何快速打开最近使用过的Office文档？

    为了打开上次或最近几次编辑过的文档，你可能会按部就班的从“文件”菜单中选择“打开”选项，然后打开你上次编辑过的文档。其实你大可不必这么做，因为Office能记忆你最近使用过的文档，并且将这些文档名显示在“文件”菜单下。你只需单击“文件”菜单，在弹出的列表中选择你最近操作的文档即可。

    三、如何关闭当前使用的Office文档？

    单击：文件“菜单”下的“关闭（C）”选项或者单击“关闭窗口”按钮，将关闭当前使用的Office文档而不是关闭当前的Office应用程序。

    如果你单击Office应用程序标题栏中的“关闭窗口”按钮，那么将同时关闭Office应用程序和当前使用的Office文档。

    四、如何保存当前使用的Office文档？

    如果你新建Office文档后没有保存过该文档，那么你单击“文件”菜单下的“保存（S）”选项或者单击工具栏中的“保存”按钮，将会弹出一个与打开文件对话框类似的保存文件对话框：

   （1）在“保存位置”列表中，单击驱动器、文件夹或包含要保存文件的Internet位置。

   （2）在文件列表中，找到并打开欲保存此文件的文件夹。

   （3）在“文件名”框中输入文档的名称。

   （4）单击“保存”按钮即可完成文件的保存工作。

保存该文档后，如果你再次单击“文件”菜单中的“保存（S）”选项或者单击工具栏中的“保存“按钮，将不会再有对话框出现，而是直接将该文档保存在上次的位置。

    如果你是打开的已经存档的文档，那么单击“文件”菜单下的 “保存（S）”选项或者单击工具栏中的“保存（S）”选项或者单击工具栏中的“保存”按钮，也不会有对话框的出现，面是直接将更新后的该文档保存在打开这个文档的位置。

    另外你还可以使用“文件”菜单下的“另存为（A）…”选项，把当前使用的文档换名存盘或者更换文档的存放位置。

    五、如何快捷地同时保存多个被打开的文档？

当在使用Office程序是，可能会同时对多个文档进行修改。当修改完毕后。应当保存每个文档的修改的结果。我们是不是一个一个地保存这些文档呢？这样做太麻烦了！你大可不必如此，具体的快捷方法如下：

    按住“shifr”键不放，然后执行“文件”菜单下的“全部保存”命名即可。如果不按“shifr”键，该菜单下不会出现此命令。

另一种更为方便的办法是按住“shifr”键不放，直接单击“常用”工具栏上的“保存”按钮即可。

     六、如何解决无法保存或打开恢复文件的问题？

在丢失文档前打开了“自动恢复”功能，但是无法保存或打开恢复文件。如何解决此问题呢？要解决此问题，请参见如下步骤：

   （1）首先启动word，单击“工具栏”上的“打开”按钮以便弹出打开对话框。

   （2）找到包含恢复文件的文件夹（通常是“windows\Application Data\Microsoft\Word”文件夹或“Windows\Profiles\用户名\Application\Data\Microsoft\Word”文件夹）。

    （3）在“文件类型”框中，单击“所有文件”，每个恢复文件都命名为“‘自动恢复’保存文件名”，并以.asd作为其扩展名。

打开恢复文件，单击“保存”按钮，在“文件名”框中键入或选择现有文档的文件名。当提示信息询问是否覆盖现有文档是，请单击“是”按钮即可。